Comment faire des réunions efficaces ?

Pourtant lorsqu'elles sont bien utilisées, elles peuvent être un outil très efficace pour faire avancer ses projets.

En effet les emails, les conversations... ne remplaceront jamais une réunion physique où l'on peut prendre le temps d'expliquer les choses, de rentrer dans les détails, de communiquer sur un projet important...

4 étapes à respecter pour faire (enfin) des réunions efficaces et productives !

Etape 1 : Ne faites une réunion que si vous ne pouvez pas faire autrement !

Si vous pensez qu'un email, que l'appel de quelques personnes clés, qu'une vidéo... suffisent, alors ne faites pas de réunion.

Réservez les réunions à des communications et des projets importants qui nécessitent que tout le monde soit au même niveau d'information.

Etape 2 : Envoyez vos demandes de réunion au moins 10 jours en avance !

Si possible, envoyez un ordre du jour, avec si possible un document de travail.

Idéalement votre ordre du jour doit comprendre :

• Les sujets à aborder
• La durée accordée à chacun des sujets
• Les décisions à prendre
• Les documents de référence, si possible un lien vers un document partagé sur google drive, One Drive, Dropbox... afin de pouvoir modifier le document en temps réel.
• ...

Avec un peu d'expérience on arrive très vite à estimer le temps de ses réunions, au départ le plus simple est de minuter les différentes interventions (ex: 5 minutes d'intro, 15 minutes pour la présentation...). Ainsi vous verrez si votre timing est réaliste.

Si vous ne pouvez pas donner le jour même le contenu de la réunion, alors précisez le contenu de la réunion avec les principaux objectifs, et dès que les documents de travail sont prêts, renvoyez une mise à jour de la réunion à tous les participants.

Dans le contenu de l'invitation vous devez indiquer :

- Indiquez quelle est la décision qui doit être prise au cours de la réunion (ou quel est l'objectif). Un bon réflexe est de mettre un but et un objectif clairement définis à votre réunion.

- Rappelez aux participants de préparer leur réunion

Si nécessaire, faites une relance par email 72h avant pour vous rappeler aux bons souvenirs de vos collègues, avec comme prétexte une actualisation de vos documents.

Il est CRUCIAL que les personnes qui participent à la réunion aient au moins réfléchis à quelques idées, propositions... avant de venir.

Il n'y a rien de pire que des personnes qui viennent à la réunion et qui commencent à prendre connaissance du sujet.

Vous n'êtes pas obligés de relancer toutes les personnes qui participent, mais au moins celles qui ont une importance clé dans la réunion. Pour cela vous pouvez les appeler au téléphone, aller à leurs bureaux... 2 ou 3 jours avant pour évoquer le sujet et ainsi anticiper la réunion.

- Indiquez qui doit intervenir et dans quel ordre, et sur quels sujets.

C'est une des clés pour faire avancer une réunion.

Si vous avec un document de travail (ex: note de lancement, document projet...) , une astuce est de faire intervenir les participants sur leurs parties (cela les oblige à préparer la réunion et se poser les questions AVANT de venir).

- Rajoutez à la fin "Si vous avez d'autres points à évoquer, ou des questions/suggestions, merci de me les envoyer dès maintenant par email" / si vous pensez que d'autres personnes doivent être invité transférez leur l'invitation.

Cela permet d'éviter d'avoir des remarques sur les sujets à évoquer.

Etape 3 : Commencez vos réunions à l'heure !

Attendez 2 à 3 minutes après le début théorique et commencez votre réunion sans attendre les retardataires.

Si vous prenez l'habitude d'attendre que tout le monde arrive, ceux qui sont en avance vont s'ennuyer, et ceux qui sont en retard feront de même la prochaine fois.

Donc commencez par les sujets simples ou l'introduction, cela fera venir les autres !

Bien entendu, si c'est une réunion importante, prenez avec vous la liste des participants (et N° de téléphone) pour les appeler en réunion (ou en utilisant Skype, Chatter...). L'autre astuce consiste à mettre à jour la réunion (ex: changer l'agenda, ajouter un document...) afin de faire un rappel.

Si c'est une réunion par internet, lancez le Web Séminaire 10 minutes avant, car il y a toujours des problèmes de connexion...

Préférez aussi des services de conférence audio (et non pas la voix sur IP venant de l'ordinateur).

Enfin, terminez vos réunions à l'heure: pour certains, il n'y a rien de plus terrible que de passer plus de temps que prévu...

Si nécessaire, faites juste après des mini-réunions avec une partie des participants sur des points précis qui n'intéressent pas tout le monde.

Au début de la réunion remerciez les participants d'être venus, rappelez le pourquoi de la réunion, le sommaire, les décisions à prendre, qui prendra les notes... afin que tout le monde soit en phase avec le mode de fonctionnement.

Etape 4 : Publiez le compte rendu dans les 72h après... ou mieux prenez des notes en live.

Ce compte rendu doit récapituler ce qui a été décidé (avec en doc joint les documents de travail), les actions à réaliser par chacun avec des dates de réalisation.

Il doit être très court, et surtout mentionner ce qui doit être fait (paragraphe "Pour action" avec le nom des responsables et le planning pour rendre les informations).

Si nécessaire vous pouvez tenir à jour un document de gestion de projet (voir cet article sur la ).

S'il y a des remarques ou des bémols, les mentionner avec le nom de la personne afin que ses questions soient bien notées et prises en compte.

Si votre compte rendu est long, faites un résumé au début qui reprend les grandes lignes uniquement, ou utilisez un compte rendu incrémental s'il s'agit d'une réunion projet.

Idéalement il faut :

• 1 personne qui prend les notes (et qui sait taper vite à l'ordinateur)
• 1 personne qui anime la réunion

Si vous avez peur de manquer des choses, si c'est une réunion importante... enregistrez la réunion, soit via le service de web conférence (ex: join.me, Zoom.us, Webex, Go to meeting...) ou via un outil d'enregistrement d'écran (camtasia...). Au pire vous pouvez utiliser l'enregistreur vocal de votre smartphone.

Et en Bonus...

- Organisez des mini-réunions avant la réunion pour anticiper un maximum de difficultés (la réunion ne doit pas être un débat où tout est remis en cause).

Par exemple 1 semaine avant la réunion, organisez des mini-points pour désarmorcer les bombes, obtenir les points de vues, lancer des actions...

- Evitez les réunions le vendredi après-midi (départs en weekend) et le mercredi (jour des enfants), ainsi que les réunion vers 17h.

Préférez des réunions à 11H afin d'être sûr qu'à 12h30 la faim fera avancer le meeting...

De même évitez les réunion plutôt le matin (ex: à 8h alors que tout le monde arrive à 9h), sauf si vous pouvez l'éviter. En effet il n'y a rien de pire que de demander aux gens de venir plus tôt, pour finalement se rendre compte qu'une ou deux personnes stratégiques sont en retard !

Si vous ne pouvez pas faire autrement, proposez un déjeuner de travail, mais offrez le sandwich afin de faire passer la pilule.

- Si vous n'êtes pas à l'aise, préparez votre intervention avec bien entendu une répétition

Vous pouvez aussi réduire les facteurs de stress potentiels: faites les photocopies au moins 1h avant la réunion (pour éviter les pannes de photocopieuses, l'imprimante en panne d'encre...), préparez le matériel 1h avant aussi (la mise en page des powerpoints varie selon le PC et les polices installées, la liaison PC-video se fait parfois de manière différente...), vérifiez que le nombre de chaises est suffisant, que la salle est bien réservée, qu'il y a bien un rappel dans votre réunion Outlook...

- Gérez avec humour les perturbateurs: un long silence pour les personnes qui discutent pendant vos réunions, demandez aux personnes qui discutent entre elles de faire profiter tout le monde de leur discussion, faites parler les timides, faites revenir à l'ordre les personnes qui s'écartent du sujet...

- Si nécessaire, ne tentez pas de régler 100% des problèmes lors de la réunion avec une décision sur un coup de têt e: pour les questions importantes, laissez-vous le temps de la réflexion.

- Si c'est une réunion importante, préparez des petits gâteaux, un café... afin de commencer la réunion en mettant à l'aise les participants.

Pour finir un peu d'humour...

Les différents types d'intervenants dans une réunion :

Les conférences téléphoniques dans la vraie vie

Les visio-conférences dans la vraie vie