La dématérialisation des factures est l'opération qui consiste à transformer les documents du support physique - généralement le support papier - au support numérique, en d'autres termes, les factures couchées sur papier passent en version électronique. Les documents ainsi transformés - par les logiciels dont vous disposez en données numériques - peuvent être signés électroniquement et adressés instantanément à vos clients au moyen d'une console électronique.
De par l'opération de dématérialisation, vous tendez vers la suppression du flux de papier, car vous entreprenez la numérisation des documents ; en même temps, vos fichiers ont valeur d'originaux au sens fiscal du terme et peuvent passer à l'archivage électronique et conservés sur support numérique. Quand toutes les conditions sont remplies, la facture numérique a toutes les qualités requises en termes de valeur juridique :
- une origine authentique,
- un contenu intègre,
- une lisibilité que le temps n'altère pas.
Il existe 3 types de factures électroniques :
- la facture au format PDF. Ce fichier numérisé est une image simple de la facture qu'on envoie par mail ;
- les factures mixtes - qu'on appelle aussi hybrides - combinent image et données structurées qu'on peut intégrer de manière automatisée grâce à des champs prédéfinis dans le document, sous réserve qu'elles soient signées électroniquement ;
- les échanges structurés sous forme d'EDI (Electronic Data Interchange) - EDIFACT, VDA, etc. - ou encore XML avec différentes normes d'échange de données informatisé reconnues par l'administration fiscale.
Ces dispositions sont régies par l'article 289-VII du Code Général des Impôts.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Avec le développement des technologies de l'information et l'évolution de l'économie globalisée, la dématérialisation des factures est incontournable. Il est vrai que sa mise en œuvre reste délicate mais les avantages sont nombreux et prometteurs, pour ne citer que le gain de temps pour les entreprises.
Entre autres bienfaits de la dématérialisation, on pourrait citer :
- l'automatisation des processus de facturation,
- l'élimination des impressions papier,
- la diminution du coût de traitement des factures,
- l'amélioration de la traçabilité comptable
- l'accélération et la facilitation de la validation des factures
Certaines études ont montré que la dématérialisation permet de réaliser des économies conséquentes, dans la mesure où une facture papier coûte environ 17€ alors qu'une facture numérique revient à environ 3€. On affirme même que le retour sur investissement est important. Le principal point fort de la facture dématérialisée est qu'elle est assurée d'arriver directement au bon endroit.
La dématérialisation permet également un traitement plus rapide et surtout un archivage électronique, condition suffisante pour une gestion électronique des documents et retrouver
Le cadre organisationnel de la dématérialisation
Dématérialiser implique le respect du cahier des charges qui met en avant différents critères :
- le nombre de factures reçues,
- le nombre de fournisseurs et les familles de produits et de services,
- les solutions logicielles mises en œuvre par l'entreprise,
- le mode de gestion des commandes et des notes de frais.
Dématérialiser implique aussi le recours à la signature électronique de factures qu'un tiers certificateur peut entreprendre. Un " certificat électronique " est apposé par ce prestataire ou par une autorité de certification. Ce certificat électronique atteste l'authenticité de la facture.
La dématérialisation s'accompagne de l'archivage, et la durée de conservation des documents est fixée pour 10 ans. Si l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture peuvent être garanties par l'entreprise, elle peut faire un double électronique.
Les pièges à éviter dans le cadre de la dématérialisation
Il ne faut pas croire que dématérialisation signifie envoi d'un mail. Trop d'aléas menacent l'intégrité du fichier si l'on se contente d'un envoi de courriel. Le problème des spams, des échecs d'envois, mais aussi des suppressions involontaires de mails constitue un obstacle pour la réussite de la dématérialisation.
Prendre une décision isolée est une erreur si on veut dématérialiser. Quand on entreprend la dématérialisation, c'est tout l'ensemble des unités de production qui est impliqué, c'est-à-dire, le service commercial, celui de la comptabilité, la production, le SAV et bien évidemment, le système informatique.