Technicienne ou technicien en administration

DESCRIPTION DU POSTE

Direction
Présidence
Lieu de travail
Montréal

Échelle de rémunération
32 873 $ à 49 274 $ – Maximum à l’embauche : 39 375 $
Statut de l’emploi

Emploi régulier à temps complet

PÉRIODE D’AFFICHAGE
10 novembre 2017 au 20 novembre 2017 inclusivement

ATTRIBUTIONS
Sous l’autorité de l’adjointe ou l’adjoint à la présidence, la ou le titulaire du poste effectue différents travaux administratifs et de secrétariat, liés aux activités de la présidence, visant à assurer les services fonctionnels nécessaires à la bonne marche de la présidence.
Plus particulièrement, la ou le titulaire du poste a comme tâche, de façon non limitative de :
• Organiser, planifier et tenir à jour l’agenda de la présidente ou du président, des vice-présidentes ou vice-présidents et en assurer le suivi : prendre les rendez-vous, coordonner et organiser les déplacements et assurer le suivi des dossiers de voyage et de dépenses de fonction; organiser les voyages et les rencontres à l’extérieur du pays ou de la province, effectuer les réservations d’avion, de train, d’hôtel, etc.;
• Assurer le soutien administratif de la présidente ou du président et des vice-présidentes ou vice-présidents;
• Assurer le soutien administratif de la ou du responsable de la qualité des services;
• Assurer les tâches administratives en support aux membres de la Commission (rapports de frais de déplacement et demandes de paiement dans SAGIR, effectuer les réservations d’hôtel, de train et d’avion);
• Assurer le soutien technique à l’adjointe ou à l’adjoint à la présidence relativement aux dossiers relevant de sa compétence;
• Effectuer des recherches dans le CLIC_MARC ou dans le CLIC_QS et en saisir diverses correspondances (plaintes, demandes d’avis, informations spécialisées) reçues à la présidence dans le CLIC_MARC ou le CLIC_QS;
• Effectuer divers travaux de nature administrative et de secrétariat tels lettres, notes de services, rapports, documents de présentation, tableaux, autres;
• Effectuer le traitement et la distribution du courrier et préparer des accusés de réception;
• Préparer les dossiers pertinents et requis en lien avec les rencontres, colloques, conférences ou réunions ainsi que pour le suivi à donner au traitement de la correspondance;
• Agir comme ressource mandataire pour le système SAGIR (compléter dans le système SAGIR les formulaires de frais de représentation et de déplacement de la présidente ou du président et des vice-présidentes ou vice-présidents, vérifier les documents administratifs et les acheminer selon la procédure en vigueur);
• Effectuer les démarches relatives aux inscriptions pour congrès, colloques, sessions de formation, etc.;
• Transiger avec différents ministères et organismes en répondant aux appels téléphoniques et en plaçant des appels; donner et recueillir divers renseignements, répondre à des demandes d’informations relevant de sa compétence;
• Recenser les activités internes et externes de la présidente ou du président et des vice-présidentes ou vice-présidents pour la préparation mensuelle du calendrier d’activités et procéder à la saisie des informations dans le portail de la Commission;
• Voir à l’organisation logistique de diverses réunions : envoi de l’ordre du jour et documents, convocation, réservation de la salle; préparation matérielle de la salle, etc.;
• Être appelée ou appelé au besoin à assister à des réunions et à rédiger les comptes rendus;
• Élaborer et tenir à jour le système de classement et de repérage de dossiers et de divers répertoires de lois, règlements, directives ou autres;
• Procéder à l’archivage de dossiers;
• Accomplir toute autre tâche connexe ou mandat particulier confié par l’adjointe ou l’adjoint à la présidence et compatible avec l’emploi.

EXIGENCES REQUISES
Détenir un diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une autre spécialisation pertinente ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Est également admissible une candidate ou un candidat qui a un nombre d’années de scolarité inférieur à celui exigé au paragraphe précédent, à condition qu’elle ou il compense chaque années de scolarité manquante par deux (2) années d’expérience pertinente; toutefois, la candidate ou le candidat doit détenir au moins un certificat d’études secondaires équivalant à une onzième (11ième) année ou à une cinquième (5ième) année du secondaire reconnu par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• A six (6) années d’expérience pertinente aux attributions de technicienne, technicien en administration ou dans tout autre domaine connexe.
Et avoir un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente.
Et posséder une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.

PROFIL RECHERCHÉ
• Bonne connaissance des règles et de l’orthographe du français écrit;
• Très bonne maîtrise de la suite OFFICE 2010 dont principalement Word, Excel, Power Point ainsi que Internet;
• Capacité à organiser et planifier son travail de façon efficace et méthodique;
• Capacité à faire preuve d’autonomie dans l’exercice de ses fonctions;
• Capacité à faire preuve d’initiative dans la réalisation de ses tâches;
• Capacité à communiquer efficacement oralement et par écrit;
• Capacité à travailler en équipe et à transiger avec des personnes issues de plusieurs directions et de tous les niveaux;
• Capacité à travailler sous pression;
• Disponibilité et flexibilité selon les impératifs organisationnels;
• Discrétion, diplomatie et entregent.

POUR POSTULER
Pour soumettre votre candidature, veuillez consulter le site de la Commission (www.cdpdj.qc.ca) à la rubrique Emplois à la Commission et faites nous parvenir le questionnaire d’identification (facultatif) dûment complété ainsi que votre curriculum vitae en indiquant le numéro de concours (SE-17-19) au plus tard le 20 novembre 2017 à 17h00 par courrier électronique à l’adresse suivante :rh@cdpdj.qc.ca.

Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidatures retenues.
La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse souscrit à un programme d’accès à l’égalité et les candidatures des membres des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour des mesures d’adaptation en lien avec le processus de présélection et de sélection.