Que faire en cas de justificatifs perdus ?

Les notes de frais sont les documents indispensables au remboursement des frais professionnels lorsque l’employé est en mission en dehors de son lieu de travail.

Il peut s’agir de notes de frais liés aux restaurants, déplacements, hôtels et j’en passe. Le plus souvent on les retrouve sous la forme d’une fiche remplie par l’employé qui doit être remise à son entreprise.

La condition sine qua non pour pouvoir être remboursé est qu’il soit question de frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise et pour répondre aux besoins de l’activité de l’employé.

Seulement voilà, il arrive que ce précieux papier s’envole et se perde à jamais. Par conséquent, comment faire lorsqu’il nous est impossible de mettre la main sur notre note de frais ? Pouvons-nous tout de même trouver des alternatives permettant le remboursement ? Car qu’on se le dise bien, le fait de ne pas avoir de facture pour prouver sa dépense transformera cette dernière en frais personnel. Il sera malheureusement impossible de se faire rembourser. De plus, envoyer une note de frais à l’administration fiscale sans justificatif peut vous couter très cher puisque il pourrait être perçu comme un acte frauduleux.

Conseil #1 : Demander au fournisseur une copie de la facture tout simplement. Cependant cela suggère de se rendre sur place pour aller chercher ladite facture.

Conseil #2 : Une solution un peu moins tolérée mais qui fonctionne tout de même pour les petits montants ; fournir un extrait de son compte bancaire en précisant la dépense, la date et son montant.

Conseil #3 : Rédiger une déclaration sur l’honneur avec son identité et ses coordonnées afin d’expliquer les faits, le contexte, les frais avancés et fournir tous les détails de la dépense. N’oubliez pas de la signer et faites attention puisque la moindre erreur pourrait être retenue contre vous !

Conseil #4 et pas des moindres : Nous faire confiance ! IPaidThat vous offre la possibilité de prendre en photo vos notes de frais à partir de notre web application téléchargeable sur votre Smartphone. Du coup, fini l’enfer de la gestion des notes de frais !

Alors qu’attendez-vous pour vous simplifier la vie ?

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