La manière standard d’informer les médias ce qu’ils doivent couvrir sur vous est de publier un communiqué de presse. Utilisez soigneusement vos mots car la longueur d’un communiqué de presse n’excède pas celle d’une page A4 : les journalistes et ceux qui travaillent dans les médias sont trop occupés pour tout lire, tout de suite. Suivez ces quelques étapes pour vous aider dans la rédaction d’un communiqué de presse.
Un titre original pour votre communiqué de presse
Le titre du communiqué de presse doit être bref, clair et précis. Il s’agit de la version ultra compacte du point-clé du communiqué de presse. Beaucoup de professionnels des RP (relations publiques) recommandent d’écrire le titre à la fin, après la rédaction du communiqué.
Le titre doit être attractif pour les journalistes, tout comme le titre d’un article de magazine l’est pour un lecteur. Il peut décrire la dernière réalisation d’une organisation, annoncer un événement, un nouveau produit ou service.
Un titre audacieux utilise généralement une taille de police plus grande que le reste du corps. Les titres conventionnels utilisent le présent et excluent les articles inutiles (un, une, la, le, etc.), ainsi que certaines formes du verbe « être » dans certains contextes.
La méthode la plus simple pour rédiger le titre d’un communiqué de presse est d’extraire les mots-clés les plus importants du contenu. À partir de ceux-ci, essayez d’encapsuler l’idée générale et d’en faire une déclaration logique et attractive.
En outre, si vous incluez une accroche après le titre, les mêmes règles s’appliquent. Par ailleurs, l’utilisation des mots-clés au début vous donnera une meilleure visibilité dans les moteurs de recherche, et il sera plus simple pour les journalistes et les lecteurs d’avoir une idée du contenu de votre communiqué de presse.
Le corps du communiqué de presse
Le communiqué de presse devrait être rédigé de la même manière que vous souhaiteriez qu’il apparaisse dans un flash actu. Et rappelez-vous que la plupart des journalistes sont très occupés et n’ont pas le temps de faire une recherche sur votre entreprise. Ce que vous écrirez dans votre communiqué sera ce que les journalistes utiliseront pour écrire sur votre événement.
Commencez par la date et la ville d’où est originaire le communiqué de presse. Omettez la ville si cela peut être déroutant (communiqué écrit à Lille pour des événements qui ont lieu dans une succursale de la société à Rouen).
La première phrase (l’accroche) doit attirer le lecteur et dire concisément ce qui se passe. Elle développe suffisamment le titre pour compléter certains détails, tout en rapprochant le lecteur de l’histoire.
Le premier paragraphe (2 à 3 phrases) doit résumer le communiqué de presse et le contenu qui suit doit l’élaborer. Dans un mode accéléré, ni les journalistes, ni les autres lecteurs ne lisent le communiqué de presse si ce premier paragraphe ne suscite pas l’intérêt.
Le reste du contenu doit être compact. Évitez d’utiliser des phrases et des paragraphes trop longs. Évitez également les répétitions et la surutilisation du jargon fantaisiste. Efforcez-vous de faire simple et ne gaspillez pas vos mots.
Traitez les faits réels : événements, produits, services, personnes, cibles, objectifs, plans, projets. Essayez d’utiliser au maximum les faits concrets. C’est une actualité. Une méthode simple pour rédiger un communiqué de presse efficace est de dresser une liste des précisions suivantes : qui, quand, où, quoi, comment, et pourquoi ? (QQOQCP).
Appliquez la règle QQOQCP
En communiquant clairement sur la base du QQOQCP, vous devriez dire au lecteur tout ce dont il a besoin de savoir :
- De qui s’agit-il ?
- Quand cela se passe ?
- Où cela se passe ?
- Qu’est-ce qui se passe ?
- Comment cela se passe ?
- Pourquoi est-ce une actualité ?
Avec ces bases définies, comblez les lacunes avec des informations sur les personnes, les produits, les dates, et les autres éléments liés à l’actualité. Si votre entreprise n’est pas le sujet principal de l’information mais qu’elle est la source du communiqué, rendez cette info claire dans le corps.
Un communiqué prêt-à-l’emploi, c’est mieux
Pour que votre communiqué de presse soit sélectionné dans la masse reçue par les journalistes, il doit non seulement être bon, mais également être aussi proche que possible du « prêt-à-l’emploi ».
En effet, lorsqu’un éditeur regarde votre document, il réfléchit, dès la première seconde, à combien de temps cela va lui prendre pour l’imprimer ou le publier. Si votre travail est truffé d’erreurs, de fautes, qu’il manque de substance ou doit être révisé, il ne perdra pas son temps. Alors, assurez-vous d’avoir une bonne grammaire, toutes les bases et quelque chose à écrire.
Pourquoi les journalistes s’intéresseraient-ils à ce que vous avez à dire ? Si vous envoyez votre communiqué de presse au bon public, ce sera évident. Donnez aux bonnes personnes les bonnes infos (pas de publicité).
Les infos additionnelles
Fournissez des liens d’information supplémentaires qui prennent en charge votre communiqué de presse. Votre entreprise possède-t-elle des infos additionnelles en ligne que les lecteurs peuvent trouver utiles. Si c’est le cas, ajoutez des liens.
Si vous n’êtes pas l’aise avec ce que vous avez rédigé, faites des recherches sur ce qui existe déjà : quelqu’un a probablement écrit quelque chose sur un événement comme celui que vous couvrez.
Ajoutez vos informations de contact
Si votre communiqué est vraiment intéressant, les journalistes voudront certainement davantage d’informations ou interroger les personnes clés qui y sont associées. Fournissez toutes les informations de contact nécessaires. Elles doivent être néanmoins limitées et spécifiques au communiqué de presse.