Podio, la GRC en mode projet #EasyFriday

Je vous présentais dans un précédent article l'utilisation du diagramme de Gantt pour la gestion de projet avec Gantter. Je vais aujourd'hui vous présenter l'outil qui en est pour moi un très bon complément. Lorsque l'on me demande des noms d'application pour la GRC, je réponds invariablement : Podio. Suivi de relation client et des projets y afférents, Podio est un véritable couteau-suisse. Petit tour d'horizon.

Podio, késako ?

Je me permets de paraphraser le site de l'éditeur car je ne trouve pas de meilleure formule pour synthétiser l'outil : Podio, ce sont vos flux de travail structurés et intelligents.

La base de l'interface se décompose en deux volets principaux: les Tâches (vos projets) et les Contacts (base clients et partenaires). Un troisième volet important complète les deux premiers, il s'agit de l'onglet Activité qui regroupe l'ensemble des actions sur les tâches, sur les contacts et les interactions entre contacts et projets.

Pourquoi j'apprécie autant Podio? La version freemium est déjà très complète pour un usage en pool restreint de collaborateurs. Cinq personnes avec le même nom de domaine (votre entreprise) dans l'adresse mail peuvent s'enregistrer sur un espace de travail. Cinq autres collaborateurs externes avec un nom de domaine différent peuvent intégrer ce même espace de travail. Dix personne, c'est plus que confortable pour débuter.

Par ailleurs, les restrictions dans les fonctionnalités sont quasi inexistantes. Plus précisément, je n'ai jamais été bloqué dans mon usage de Podio par une fonctionnalité qui n'était accessible qu'en version payante. Nous allons revenir sur quelques exemples d'usages plus loin. J'attire en revanche votre attention sur le fait que la gestion de rôles des utilisateurs est absente de la version gratuite. Concrètement, tout le monde est administrateur ! Ça peut se révéler problématique selon les usages notamment s'il y a plus de collaborateurs extérieurs et que vous devez rester maître de la structuration des données.

N'oublions pas une version mobile très agréable permettant de compléter toute information utile durant un rendez-vous extérieur.

Podio, pour quels usages ?

Comme je le disais en introduction, Podio est un couteau-suisse. L'outil nu est très complet, il a l'avantage d'être intégralement customisable selon les besoins par l'ajout de modules de synchronisation avec de nombreux services que vous utilisez sans doute déjà à droite, à gauche. À titre personnel, je l'ai utilisé dans le domaine de la e-santé, de la coordination de manifestations culturelles et sportives et je l'ai conseillé pour de la GRC.

Sous l'onglet Tâches vous pouvez créer autant de projets que vous le souhaitez. Dans la partie Contacts, votre base de données clients sera également bien structurée. J'ai pu importer un fichier excel de près de 25000 contacts (bien préparé en amont le fichier !) rapidement et sans erreur. Le suivi de chaque contact est très fin puisque d'une part on peut les qualifier par un système de tags. D'autre part, il y a le cadre Commentaires qui permet de résumer chaque échange avec un interlocuteur, avoir un suivi des rendez-vous sur un calendrier (le dernier rendez-vous, le prochain), etc. Chacune de ces notifications peuvent être liées à un ou des projets. Il est donc possible de faire ressortir une donnée soit par contact soit par projet pour la visualiser.

C'est à partir de là qu'intervient la customisation de l'outil pour aller plus loin. Par exemple un module permet de synchroniser les données inscrites au calendrier sur votre agenda Google. Un autre module synchronise un compte Mailchimp pour intégrer le suivi de contacts et de campagnes de mailing sous Podio et centraliser ainsi les diverses actions de communication autour d'un projet. Si vous opérez un suivi de projet sur Trello, l'intégration est possible également sous Podio.

Le revers de la médaille se cristallise peut-être autour de ce point. À vouloir trop faire Podio est, au mieux, foisonnant pour le geek " digger "; au pire, pour le néophyte l'outil devient vite une jungle dans laquelle il faut avancer prudemment pour ne pas se perdre. Il faut donc bien mesurer les besoins de chacun avant de se lancer et sélectionner les outils qui peuvent être vraiment pertinents selon l'échelle de l'usage (gestion de projet, communication interne, suivi des prospects par exemple).

Pour conclure, Podio peut se révéler être un outil collaboratif de management redoutablement efficace à condition de prendre le temps de paramétrer un usage partagé par tous les collaborateurs.

Historien de formation, c'est par une spécialisation en valorisation des patrimoines naturels et culturels que Jérôme a mis un pied dans le tourisme. Il met sa passion des territoires au service de leur promotion. Jérôme a notamment travaillé dans les Offices de Tourisme de Poitiers, Aurillac et Villeneuve-sur-Lot. Toujours à l'affût d'outils pour entraîner ses collègues dans des approches innovantes, c'est un geek curieux d'apprendre et transmettre. Avec une formation en poche de "Manager de Centre-Ville et de Territoire" au CEFAC, Jérôme rédige son mémoire sur "L'accompagnement numérique par le manager de centre-ville pour la mise en œuvre de stratégie et le pilotage de projets de développement économique et d'attractivité des territoires" et est en recherche de nouvelles opportunités professionnelles.