Loueur de matériel: à quoi faire attention ?

Si vous avez décidé de louer votre perceuse, tronçonneuse, tondeuse, treuil, palan, monte-charge, décolleuse, scie, shampouineuse, décapeuse, meuleuse, tente, ou tout autre matériel « technique », à quoi faut-il particulièrement faire attention dans le contrat que vous passez avec le client qui va utiliser votre matériel ?

Si tout est prévu par l’intermédiaire (si il est sérieux comme e-loue), rien ne vous empêche de faire votre petite liste spéciale, votre check-liste pour ne rien oublier de tous les points à vérifier et à prendre en compte avec l’utilisateur de votre matériel.

Voici tous les points à prendre en compte quand on est loueur de matériel professionnel (cette liste peut être la base d’un contrat de location)

Définition du matériel loué et généralités

La base de tout pour qu’on sache bien de quoi on parle.

Définition du matériel loué et son identification (numéro du modèle exact), lieu d’utilisation et date du début de location, conditions de transport, conditions tarifaires, durée prévisible de location et conditions de mise à disposition (à quel moment et où le client prend possession du matériel loué).

N’hésitez pas à transmettre au client la notice du matériel loué (que vous pourrez sûrement trouver parmi les centaines de notices que nous avons publiées dans la rubrique http://blog.e-loue.com/category/mode-demploi/ )

Lieu d’emploi du matériel loué

Il faut préciser dans quelle zone géographique sera utilisé le matériel loué et indiquer que toute utilisation en
dehors du chantier ou de la zone indiquée sans l’accord explicite et préalable du loueur peut conduire à la résiliation de la
location.

Il faut aussi indiquer que le client doit effectuer toutes les démarches auprès des autorités compétentes pour obtenir les autorisations de faire
circuler le matériel loué sur le chantier, et/ou le faire stationner sur la voie publique.

 Etat du matériel loué

Le matériel, ses accessoires, et tout ce qui en permet un usage normal, doivent être mis à disposition du locataire en bon état de marche. Le locataire peut refuser le matériel si le loueur ne fournit pas les documents exigés par la réglementation ainsi que toutes les consignes techniques nécessaires.
A la demande du propriétaire ou du loueur, un état contradictoire du matériel peut être établi.

SI la locataire qui signe le contrat de location est absent lors de la mise à disposition du matériel, il peut quand même indiquer  au loueur, en général dans la ½ journée suivant la livraison, de ses réserves écrites, des éventuels vices apparents et/ou des non-conformités à la commande. Et à défaut de telles réserves, le matériel est réputé conforme et en parfait état de fonctionnement.

Nature de l’utilisation du matériel loué

Le locataire doit indiquer au loueur les conditions spécifiques d’utilisation du matériel loué afin que lui soient
précisées les règles d’utilisation et de sécurité fixées tant par la réglementation applicable que par le constructeur
et/ou le loueur.

Le matériel doit être confié à un personnel dûment qualifié et muni des autorisations requises.
Le matériel doit être maintenu en bon état de marche et utilisé en respectant les règles d’utilisation et de sécurité.

Il est interdit, sauf accord contraire, au locataire de sous-louer et/ou de prêter le matériel sans l’accord du loueur, exception faite de situations de secours.
A noter quand même que dans le cadre des chantiers soumis à coordination sécurité, protection de la santé (SPS), le plan général de coordination (PGCSPS) peut prévoir l’utilisation des matériels par d’autres entreprises. Le loueur ne peut s’y opposer mais le locataire reste néanmoins tenu aux obligations du contrat.
Toute utilisation non conforme à la déclaration préalable du locataire ou à la destination normale du matériel loué, permet au loueur de résilier le contrat de location et d’exiger la restitution du matériel.

Transports du matériel loué

Le transport du matériel loué, à l’aller comme au retour, est effectué sous la responsabilité de celle des parties qui
l’exécute ou le fait exécuter. Lorsque le locataire exécute ou fait exécuter le transport, il s’engage à respecter et faire respecter les consignes du protocole de sécurité de transport du matériel.

En cas de problème, la partie qui fait exécuter le transport exerce le recours éventuel contre le transporteur. Il appartient donc à cette partie
de vérifier que tous les risques, aussi bien les dommages causés au matériel que ceux occasionnés par celui-ci, sont couverts par une assurance suffisante du transporteur et, à défaut, de prendre toutes mesures utiles pour assurer le matériel loué.

Le coût du transport du matériel loué est, à l’aller comme au retour, à la charge du locataire, sauf disposition contraire
Si le transport est effectué par un tiers, il appartient à celui qui l’a missionné de prouver qu’il l’a effectivement réglé.

En ce qui concerne le chargement ou déchargement ou arrimage du matériel, sa responsabilité incombe à celui ou ceux qui les
exécutent.

Dans tous les cas, si on constate un problème à l’arrivée du matériel, le destinataire doit aussitôt formuler les réserves légales auprès du transporteur et en informer l’autre partie afin que les dispositions conservatoires puissent être prises sans retard, et que les déclarations de sinistre aux compagnies d’assurances puissent être faites dans les délais impartis.

 Installation, montage, démontage du matériel loué

L’installation, le montage et le démontage (lorsque ces opérations s’avèrent nécessaires) du matériel loué sont effectués sous la responsabilité de celui qui les exécute, ou les fait exécuter.
L’intervention du personnel du loueur est limitée à sa compétence et il appartient au locataire de prendre toutes les mesures utiles pour que les règles de sécurité légales ou édictées par les constructeurs soient appliquées.
En ce qui concerne la sécurité des groupes électrogènes, le locataire doit effectuer une mise à la terre du groupe, prévoir au départ de l’utilisation, un disjoncteur différentiel ou à avertissement sonore et déclenchement automatique, afin de respecter les dispositions de la loi.

Pour la mise en place et la pose des constructions mobiles, le locataire est tenu de prévoir des cales et des aires de terrain aménagées, en particulier en ce qui concerne le drainage des eaux.

Le branchement du matériel électrique et les mises à la terre sont effectués par le client et sous sa responsabilité, y compris quand le montage ou l’installation est confié aux soins du loueur.

 L’installation, le montage et démontage ne modifient pas la durée de la location.

Entretien du matériel loué

Le locataire doit entretenir régulièrement le matériel loué et le nettoyer  après chaque utilisation, sans oublier les vérifications d’usage  (graissage, carburant, huiles, antigel, pression et état des pneumatiques, niveau des batteries, contrôle des circuits de filtration, etc.) et ceci en utilisant les ingrédients préconisés par le loueur ou la notice du matériel.

Le loueur est tenu au remplacement des pièces d’usure dans le respect des règles environnementales.
Le locataire réserve au loueur un temps suffisant, dans un endroit accessible, pour permettre à celui-ci de procéder à ces opérations. Les dates et durées d’interventions sont arrêtées d’un commun accord. Sauf stipulations contraires mentionnées dans les conditions particulières, le temps nécessité par l’entretien du matériel à la charge du loueur fait partie intégrante de la durée de location.

Pannes, Réparations du matériel loué

Le locataire informe le loueur, par tout moyen écrit à sa convenance, en cas de panne immobilisant le matériel pendant la durée de la location.

Dès que le loueur est informé, le contrat peut être suspendu pendant la durée de l’immobilisation du matériel en ce qui concerne son paiement, mais reste en vigueur pour toutes les autres obligations.

En général, les pannes d’une durée inférieure ou égale à deux heures ne modifient pas les conditions du contrat.

On donne en général au locataire du matériel loué la possibilité de résilier immédiatement le contrat dès que le matériel n’aura pas été remplacé dans le délai d’une journée ouvrée qui suit l’information donnée au loueur, sauf dispositions spécifiques aux conditions particulières. La résiliation est subordonnée à la restitution du matériel.

Aucune réparation ne peut être entreprise par le locataire, sans l’autorisation préalable écrite du loueur

Les réparations en cas d’usure anormale ou rupture de pièces dues à une utilisation non conforme, un accident ou à
une négligence sont à la charge du locataire.

Location de matériel; quelles sont en général les obligations et responsabilités des parties ?

Le locataire a la garde juridique du matériel loué pendant la durée de mise à disposition ; il engage sa responsabilité de ce fait sous réserve des clauses concernant le transport. Le locataire prend toutes les dispositions nécessaires pour garantir la sécurité du matériel, tant pendant qu’en dehors de ses heures d’utilisation.

Cependant, le locataire est déchargé de la garde du matériel :
– pendant la durée de la réparation lorsque celle-ci intervient à l’initiative du loueur,
– en cas de vol, le jour du dépôt de plainte auprès des autorités compétentes. Le locataire s’oblige à communiquer le dépôt de plainte au loueur,
– en cas de perte, le jour de la déclaration faite par le locataire au loueur.

Le locataire est responsable de l’utilisation du matériel loué et de tout ce qui concerne la prise en compte :
– de la nature du sol et du sous sol,
– des règles régissant le domaine public,
– des règles relatives à la protection de l’environnement.

Le locataire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité dans la zone d’installation et d’évolution du matériel. Il doit notamment avoir supprimé ou signalé les canalisations, caves, galeries, installations et lignes électriques etc …et en général tous les éléments pouvant créer un risque lors de l’utilisation du matériel.

Cependant, la responsabilité du loueur ou celle de son préposé pourra être engagée en cas de faute de l’un d’eux.

A noter que dans la plupart des contrats, le locataire ne peut :
– employer le matériel loué à un autre usage que celui auquel il est normalement destiné,
– utiliser le matériel dans des conditions différentes de celles pour lesquelles la location a été faite,
–  enfreindre les règles de sécurité fixées tant par la réglementation en vigueur que par le constructeur et/ou le loueur.
– utiliser le matériel sur des chantiers soumis à obligation de décontamination systématique, sauf accord préalable du Loueur et signature d’un avenant précisant les conditions spécifiques de la location.

Logiquement, le locataire ne peut être tenu pour responsable des conséquences dommageables des vices cachés du matériel loué ou de l’usure non apparente rendant le matériel impropre à l’usage auquel il est destiné.

Quid des dommages causés aux tiers (assurance « responsabilité civile ») ?

Pour les véhicules terrestres à moteur :
– Obligations du loueur :
Lorsque le matériel loué est un véhicule terrestre à moteur ( au sens de la directive européenne n°72/166/CEE du 24 avril 1972 et de l’article
L. 110-1 du Code de la route), le loueur doit obligatoirement avoir souscrit un contrat d’assurance automobile conforme aux articles L. 211-1 et suivants du Code des assurances. Ce contrat couvre les dommages causés aux tiers par le matériel loué dès lors qu’il est impliqué dans un accident de la circulation.
Le loueur doit remettre à la 1ère demande du locataire, une photocopie de son attestation d’assurance en vigueur.
Les dommages occasionnés aux biens appartenant au locataire et à ses préposés, qu’ils soient transportés ou non dans le véhicule, ou aux biens qui leur sont confiés sont exclus de la couverture en responsabilité civile de circulation souscrite par le loueur. Ces dommages doivent être couverts par la propre assurance souscrite par le locataire.
Pour tout accident de la circulation en torts exclusifs ou partagés, la quote-part restant à la charge du locataire pour les dommages causés aux tiers est de 763 euros.

• Obligations du locataire:
  Le locataire s’engage à déclarer au loueur, dans les 48 heures, par lettre recommandée avec accusé de réception, tout accident causé par le véhicule ou dans lequel le véhicule est impliqué, afin que le loueur puisse effectuer auprès de son assureur, sa déclaration de sinistre en général dans les cinq jours.
  Le locataire reste responsable des conséquences d’un retard ou d’une absence de déclaration.
  L’assurance responsabilité automobile souscrite par le loueur ne dispense pas le locataire de souscrire une assurance « Responsabilité Civile Entreprise », afin de garantir notamment les dommages causés aux tiers par les VTAM loués ou par leurs équipements lorsqu’ils ne sont pas impliqués dans un accident de la circulation, lesquels demeurent à la charge du locataire.

Autres matériels :
Le locataire et le loueur doivent être couverts, chacun pour sa responsabilité, par une assurance « Responsabilité Civile Entreprise » pour les dommages causés aux tiers par le matériel loué.
Le locataire se conformera aux dispositions de l’article 12-1 ci-après pour effectuer ses déclarations de sinistre

Dommages au matériel loué (Assurances « bris de machine, incendie, vol… »)

En cas de problèmes, le locataire doit procéder à un constat amiable et contradictoire, qui doit intervenir en général dans un délai de 5 jours ouvrés.

En cas d’accident ou tout autre sinistre, le locataire s’engage à :
1) Prendre toutes les mesures utiles pour protéger les intérêts du loueur ou de sa compagnie d’assurances,
2) Informer le loueur (agence ayant établi le contrat) dans les 48 heures par lettre recommandée mentionnant les circonstances, date, heure et lieu du sinistre, l’identification du matériel et celle des tiers impliqués
3) en cas d’accident corporel, vol ou dégradation par vandalisme, faire établir dans les 48 heures une déclaration auprès des autorités de police
4) Faire parvenir, dans les deux jours, au loueur, tous les ORIGINAUX des pièces (rapport de police, de gendarmerie, constat d’huissier …) qui auront été établis.
A défaut, le locataire encourt la déchéance des garanties qu’il aurait souscrites.

Le contrat de location prend fin le jour de la réception de la déclaration de sinistre faite par le locataire.
Le locataire peut couvrir sa responsabilité pour les dommages causés au matériel loué de trois manières différentes :
1) En souscrivant une assurance couvrant le matériel pris en location.
Cette assurance peut être spécifique pour le matériel considéré ou annuelle et couvrir tous les matériels que le locataire prend en location. Elle doit être souscrite au plus tard le jour de la mise à disposition du matériel loué et doit être maintenue pendant la durée du présent contrat de location. Le locataire doit informer le loueur de l’existence d’une telle couverture d’assurance. En début d’année ou au plus tard au moment de la mise à disposition du matériel, le locataire adresse l’attestation d’assurance correspondant au contrat souscrit, comportant notamment l’engagement pris par la compagnie d’assurances de verser l’indemnité entre les mains du loueur, les références du contrat qu’il a souscrit, le montant des garanties et des franchises. Les éventuelles limites, exclusions et franchises d’indemnisation résultant du contrat d’assurance souscrit par le locataire sont inopposables au loueur au regard des engagements du contrat.
En cas de dommage au matériel, le locataire et ses assureurs renoncent à tous recours contre le loueur et ses assureurs.
En cas d’insuffisance de garanties assurance, le loueur se réserve le droit de demander des garanties supplémentaires

2) En acceptant, pour la couverture « bris de machines », la renonciation à recours du loueur et de son assureur moyennant un coût supplémentaire (la « garantie bris de machine-vol »).
Les conditions de cette garantie bris de machine-vol du loueur sont énoncées à l’article 12-4 ci-après.
Dans ce cas, le loueur doit clairement informer le locataire sur les limites exactes de l’engagement pris, notamment sur les montants de garantie, les franchises, les exclusions et les conditions de la renonciation à recours de l’assurance contre le locataire.
Toute limite non mentionnée au contrat est alors inopposable au locataire.

3) En restant son propre assureur sous réserve de l’acceptation du loueur.

A défaut d’acceptation du loueur, le locataire soit, souscrit une assurance couvrant le matériel pris en location.

Si le locataire assure le matériel auprès d’une compagnie d’assurances ou avec son propre argent, le préjudice est évalué :
–  pour le matériel réparable : suivant le montant des réparations.
– pour le matériel non réparable ou volé : à partir de la valeur à neuf, déduction faite d’un coefficient d’usure fixé selon un expert ou à défaut dans les conditions particulières

L’indemnisation du matériel par le locataire au bénéfice du loueur est faite en général sans délai, sur la base de la valeur de remplacement par un matériel neuf à la date du sinistre (valeur catalogue), et après déduction d’un pourcentage de vétusté de 10% par an plafonné à 50%. Dans la plupart des cas, on considère aussi que le locataire est redevable d’une indemnisation forfaitaire à fixer. L’indemnisation versée par le locataire n’entraîne pas la vente du matériel endommagé, qui reste la propriété exclusive du loueur. Le loueur décide seul de procéder ou non à la réparation.
Le locataire peut exercer les recours contre sa compagnie d’assurances a posteriori.

Garantie bris de machines-vol
En général, le loueur propose au locataire une renonciation à recours quand on a les cas suivants:

– bris ou destruction accidentels, soudains et imprévisibles,
– bris dus à une chute ou pénétration de corps étrangers, ne relevant pas de la RC circulation,
– inondations, tempêtes et autres événements naturels à l’exclusion des tremblements de terre et éruptions volcaniques,
– dommages électriques, courts-circuits, surtensions,
– incendies, foudres, explosions de toutes sortes.

Le vol est couvert quand le locataire a pris les mesures élémentaires de protection (exemple : chaînes, antivols, cadenas, sabots , etc..)
En dehors des heures d’utilisation du matériel, la garantie est acquise quand le matériel est fermé à clé et stationné dans un endroit clos (avec clés et papiers non laissés avec le matériel).

Sont exclus de toute garantie:
– les dommages consécutifs à une négligence caractérisée ou intentionnelle, au non respect des préconisations du constructeur ou des règlementations en vigueur,
– les dommages causés par du personnel non qualifié ou non autorisé,
– les crevaisons de pneumatiques, les dommages causés aux flexibles, parties démontables, batteries, vitres, feux, boîte à documents, etc.
– les dommages causés par tous produits corrosifs, produits oxydants, peintures, ciments et produits comparables ainsi que par l’usage de carburant non conforme,
– le vol lorsque le matériel est laissé sans surveillance ni protection, la perte du matériel,
– les désordres consécutifs à des actes de vandalisme tels que graffitis…. lorsque ces désordres sont récurrents et ne relèvent plus de la définition d’un aléa, c’est à dire d’un évènement accidentel, soudain et imprévisible,
– les opérations de transport et celles attachées (grutage, remorquage) (sauf en ce qui concerne en général les remorques prises en location,
– les frais engagés pour dégager le matériel endommagé (grutage, remorquage…), le transporter ou le gardienner, même lorsque ces opérations sont effectuées par le loueur,
– les dommages au matériel en circulation ou transporté lorsqu’ils sont la conséquence directe du non respect des hauteurs sous pont et/ou du code de la route.

Vérifications réglementaires du matériel loué

On précise en général que le locataire doit mettre le matériel loué à la disposition du loueur ou de toute personne désignée pour les besoins des vérifications réglementaires.
Dans le cas où une vérification réglementaire ferait ressortir l’inaptitude du matériel, cette dernière a les mêmes conséquences qu’une immobilisation.

Le coût des vérifications réglementaires reste à la charge du loueur.
Le temps nécessaire à l’exécution des vérifications réglementaires fait partie intégrante de la durée de la location dans la limite d’une demi-journée ouvrée.

Restitution du matériel loué

A l’expiration du contrat de location, quel qu’en soit le motif, éventuellement prorogé d’un commun accord, le locataire est tenu de rendre le matériel en bon état, compte tenu de l’usure normale inhérente à la durée de l’emploi, nettoyé et, le cas échéant, le plein de carburant fait. A défaut, la fourniture de carburant est facturée au locataire.
Le matériel est restitué, sauf accord contraire des parties, au dépôt du loueur pendant les heures d’ouverture de ce dernier.

Lorsque le transport retour du matériel est effectué par le loueur ou son prestataire, le loueur et le locataire conviennent par tout moyen écrit de la date et du lieu de reprise du matériel. La garde juridique est transférée au loueur au moment de la reprise, et au plus tard à l’issue d’un délai de 24 heures à compter de la date de reprise convenue.

On conseille d’établir un bon de retour ou de restitution, matérialisant la fin de la location est établi par le loueur. On y indiquera notamment :
– le jour et l’heure de restitution,
– les réserves jugées nécessaires notamment sur l’état du matériel restitué.

Les matériels et accessoires non restitués et non déclarés volés ou perdus sont facturés au locataire sur la base de la valeur à neuf, après expiration du délai de restitution fixé dans la lettre de mise en demeure.
Dans le cas où le matériel nécessite des remises en état consécutives à des dommages imputables au locataire, le loueur peut les facturer au locataire après constat contradictoire.
Dans le cas de chantiers soumis à obligation systématique de décontamination, la restitution du matériel est subordonnée à la fourniture par le locataire du certificat de décontamination. A défaut la location se poursuit.

Prix de la location

Le prix de location est généralement fixé par unité de temps à rappeler pour chaque location, toute unité de temps commencée étant due dans la limite d’une journée.

Toute période commencée est due.
Le prix de location est en général majoré de la contribution du locataire aux frais de traitement des déchets dont le taux est précisé dans les tarifs. Le loueur se réserve le droit de répercuter au locataire, en tout ou partie, et selon la règlementation en vigueur, toute nouvelle taxe ou contribution qui serait mise à sa charge.
Les conditions particulières règlent les conséquences de l’annulation d’une réservation :
Le locataire doit informer le loueur, par écrit, de l’annulation d’une réservation de matériel, en général au plus tard 24 heures avant la date convenue de mise à disposition. A défaut, la location d’une journée éventuellement majorée des frais de transport aller-retour peut être facturée au locataire.

Clauses d’intempéries

En cas d’intempéries dûment constatées et provoquant une inutilisation de fait du matériel loué, le loyer peut être facturé à un taux réduit à négocier entre les parties.

Néanmoins le locataire conserve la garde juridique du matériel.

Résiliation de location de matériel loué

En cas d’inexécution de ses obligations par l’une des parties, l’autre partie est en droit de résilier le contrat de location sans préjudice des dommages-intérêts qu’elle pourrait réclamer. La résiliation prend effet après l’envoi d’une mise en demeure restée infructueuse. Le matériel doit alors être restitué.

Autres dispositions concernant le loueur de matériel

Le locataire s’interdit de céder, donner en gage ou en nantissement le matériel loué.
Le locataire doit informer aussitôt le loueur si un tiers tente de faire valoir des droits sur le matériel loué, sous la forme
d’une revendication, d’une opposition ou d’une saisie.
Le locataire ne peut enlever ou modifier ni les plaques de propriété apposées sur le matériel loué, ni les inscriptions
portées par le loueur. Le locataire ne peut ajouter aucune inscription ou marque sur le matériel loué sans autorisation
du loueur.
Par principe, les pertes d’exploitation, directes et/ou indirectes, ne peuvent pas être prises en charge. De même le loueur ne saurait prendre en charge tout préjudice immatériel résultant de l’indisponibilité du matériel.