Comment animer ses rétrospectives Scrum différemment

J’ai toujours été un grand fan de l’amélioration continue garantie par le processus itératif du framework Scrum.

Dans mon équipe, nous appliquons les méthodologies agiles depuis un long moment maintenant, et après plusieurs années, nous nous sommes rendus compte que les cérémonies scrum n’étaient plus aussi excitantes que durant les premiers jours. A cause de leur régularité, les revues de sprint et les rétrospectives sont devenues de plus en plus ennuyeuses et la courbe d’apprentissage de l’équipe autrefois rapide et grandissante à chaque sprint était doucement mais surement décroissante.

Pour surmonter ce problème, j’ai essayé d’animer notre dernière revue et notre dernière rétrospective de sprint différemment, avec l’objectif d’apporter de la fraîcheur et du renouveau à l’équipe et à ces cérémonies devenues monotones. Découvrez ci-dessous, comment je m’y suis pris.

Comment mon équipe organisait les cérémonies AVANT ?

Avant de décrire en profondeur ce qui ne va pas, laissez moi résumer en quelques points quels étaient les composants principaux d’une revue de sprint et d’une rétrospective dans notre équipe.

La revue de sprint :

Les membres de l’équipe montrent ce qu’ils ont accompli pendant le sprint. En général, la revue prend la forme d’une démo des nouvelles fonctionnalités.

La rétrospective de sprint :

Auparavant, nous avions 2 parties distinctes durant nos rétrospectives.

• La mesure du moral de l’équipe (Ce que l’on appelle le métrique du bonheur : permet à la fois une introspection individuelle, met en avant l’aspect humain du développement logiciel et permet aux membres d’une équipe de se faire confiance davantage les uns les autres)
  • Chaque membre de l’équipe répond oralement aux questions suivantes :
    • Quel émotion principale avez-vous ressenti durant ce sprint ?
    • Qu’est ce que vous avez apprécié?
    • Qu’est ce que vous n’avez pas apprécié?
    • Qu’est ce qui améliorerait votre satisfaction?

• La définition des idées/actions d’améliorations continues de l’équipe :
  • Est-ce que nos actions du sprint précédents ont fonctionné?
  • Qu’est ce qui a été satisfaisant durant ce sprint?
  • Qu’est ce qui n’a pas été satisfaisant durant ce sprint?
  • Que pourrions nous faire pour nous améliorer la prochaine fois?

Qu’avons nous amélioré dans nos cérémonies APRES?

“Constat général : Lassitude et manque d’énergie durant les cérémonies.”

Il est bien connu qu’à la longue, les réunions et rendez-vous récurrents ont tendance à devenir ennuyeux et rébarbatifs. Dans mon équipe, comme nos sprints durent 3 semaines, cette malheureuse vérité des réunions ennuyeuses s’appliquaient principalement à nos biens-aimées cérémonies de sprints.

Sprint review :

Durant les revues de sprint, chaque développeur, tour à tour, montre (au format démo) quelles nouvelles fonctionnalités et corrections de bugs ont été développés pendant le sprint.

Problèmes :

Toutes les stories n’étaient pas présentées dans les démos. (Souvent, les développeurs évitaient les stories trop techniques qui sont pour moi essentielles.)

Les démos étaient tristes et pas toujours bien mises en scène.

Difficulté pour l’audience (les parties prenantes) de comprendre avec clarté le contexte derrière une correction de bugs ou une évolutions.

Solutions :

Nous avons créé un « template » qui, en une slide, aide le développeur à plus facilement décrire et expliquer le contexte de sa story avant de démarrer sa démo.

Ce template simple permet une séparation claire et de qualité entre chaque démo. Mais principalement, il permet aux développeurs d’être plus pédagogues lors de leurs présentations.

La rétrospective de Sprint :

Mesurer l’humeur de l’équipe est une très bonne habitude que nous avons prise.

Cela a ajouté plus d’humanité à des relations, à la base, professionnelles. Nous nous comprenons davantage les uns les autres. De plus, selon moi, l’empathie est une véritable qualité d’un bon manager de manière générale.

Problème 1 :

Après plusieurs années, les nouveaux membres n’avaient pas suffisamment confiance en eux pour exprimer oralement ce qu’ils ressentent et ce qu’ils pensent. Par exemple, plutôt que de mentionner la première émotion qui leur venait à l’esprit, c’est à dire plutôt que de dire « Je suis épuisé » ou « je suis enthousiaste », ils disaient généralement « pas mal, ou « les stories étaient biens ».

Solution 1 :

Pour surmonter ce problème lors de la dernière rétrospective, j’ai affiché en plein écran les icônes des réactions « Facebook », ce qui a forcé nos esprits à penser « émotions » et « ressentis » instantanément. Tout le monde a ainsi joué le jeu sans problème.

Problème 2 : Nos idées d’amélioration continue étaient toujours débattues et des actions étaient définies mais il n’y avait pas toujours de suivi efficace après la rétrospective. Ainsi, à la rétrospective suivante, rien n’avait changé par rapport à la précédente.

Sans oublier de mentionner que souvent, nous gardions une trace écrite des actions/solutions mais pas toujours du vrai problème sous-jacent résolu par l’action. Après plusieurs rétrospectives, parfois, nous étions incapables de nous souvenir pourquoi nous avions écrit une action…

Solution 2 : Pour surmonter ce problème, nous avons attribué un responsable à chacune des actions avec une deadline. Et bien sûr, nous avons décidé de systématiquement expliquer les problèmes (et leurs définitions) ainsi que la solution d’amélioration. Nous formalisions nos améliorations continues dans un tableau à 4 colonnes comme ci-dessous.

Définition du Problème/Solution d’amélioration/ Responsable/Date

Conclusion

De temps à autre, il est important de simplement rappeler à vos équipes pourquoi les revues de sprint et les rétrospectives sont importantes et également leur signification. Le terme rétrospective n’est pas toujours évident et limpide pour tout le monde. La notion d’amélioration continue est bien entendu la plus importante à rappeler.

Mon prochain article sera dédié aux méthodes pour « briser la glace » (Ice breaking method) durant les réunions.
Comment animer des réunions moins ennuyeuses, collaboratives et efficaces.

D’ici la, je vous souhaite bonne chance dans vos projets digitaux.