Je suis actuellement dans une phase de création de startup, et j’ai été amené à me poser quelques questions d’ordre pratique. Très concrètement, comment faire pour travailler dans des conditions propres à garantir une certaine efficacité, alors qu’on n’a pas beaucoup de budget ?
Ordinateur
La première chose à faire, c’est d’avoir un ordinateur suffisamment performant pour ne pas avoir l’impression de perdre du temps à cause de lui. Ça paraît évident, mais j’ai longtemps eu des ordinateurs “juste suffisants“ ; je suis maintenant bien content d’avoir une machine assez puissante pour que le sujet de me vienne même plus à l’esprit (plus d’info à ce sujet dans l’article que j’avais écrit).
Prévoyez un ordinateur portable que vous pourrez emmener facilement partout où vous aurez besoin de vous déplacer, tout en vous offrant un bon confort de travail. Pensez que la plupart du temps vous devrez vous contenter de l’écran, du clavier et du trackpad de votre ordinateur, sans possibilité de le brancher à un écran, clavier ou souris externe.
Prenez aussi un ordinateur avec un système d’exploitation que vous maîtrisez ; ne perdez pas de temps à vouloir apprendre un nouveau système, votre productivité serait catastrophique pendant trop longtemps.
J’utilise actuellement un Lenovo Yoga 2 Pro âgé de 2 ans (qui n’est plus au catalogue, remplacé par les Yoga 700 et Yoga 900) équipé d’un processeur Core i7, 8 GO de RAM, 512 GO de SSD, et un écran 13,3 pouces 3200×1800 tactile, pour 1,4 kg ; le tout sous Ubuntu Linux.
Téléphone portable
Là encore ça paraît évident, mais ça va mieux en le disant. Parce qu’il faut être réactif, il faut pouvoir être alerté lorsqu’on reçoit un message, même si on n’est pas devant son ordinateur. Et il faut pouvoir envoyer des emails, gérer son calendrier, surfer sur Internet, etc. sans avoir besoin d’ouvrir son ordinateur à chaque fois.
Donc il est important d’avoir un téléphone portable de bonne qualité. Cela veut dire avec un écran assez grand, non seulement pour pouvoir surfer dans de bonnes conditions, mais surtout pour pouvoir utiliser le clavier virtuel sans appuyer sur plusieurs touches à la fois. Cela veut dire aussi avec un processeur assez puissant et une mémoire assez large pour pouvoir passer d’une application à l’autre sans attendre pendant des heures à chaque fois.
Comme pour l’ordinateur portable, vous serez plus efficace avec un système d’exploitation mobile que vous connaissez. Ce n’est pas le moment de switcher entre iOS, Android, Windows Mobile, ou un autre système plus exotique que vous souhaiteriez tester…
J’utilise un Google Nexus 5X sous Android (évidemment). J’aimerais parfois bénéficier d’un écran plus grand, mais je pense que c’est un bon compromis avant de tomber dans la phablet.
Batterie externe
Ça n’a l’air de rien, mais l’autonomie des smartphones est globalement très mauvaise. Impossible de pouvoir compter dessus pendant une journée entière de travail (à surfer, envoyer et recevoir des messages, téléphoner, utiliser le GPS et écouter de la musique). La mauvaise surprise guette toujours à partir de la fin de l’après-midi.
Pour ma part, j’ai toujours deux petites batteries externes dans mon sac, au cas où. Et pensez bien à les recharger régulièrement…
Mais pour aller plus loin, j’ai aussi une batterie externe plus grosse, qui peut alimenter un ordinateur portable. C’est très pratique lorsqu’on doit se retrouver loin d’une prise électrique pendant un bon moment : dans le train ou l’avion, mais aussi lorsque vous allez travailler dans un bar qui ne propose pas de prise − ce qui m’est arrivé un bon nombre de fois l’air de rien…
J’utilise une Maxoak 50000 mAh achetée l’été dernier, et qui semble être toujours au top. Elle peut recharger téléphones, tablettes et ordinateurs portables (prises compatibles avec plusieurs fabriquants de PC mais pas pour Apple) et pèse juste 1,3 kg.
Forfait mobile
Un accès à Internet est quelque chose de fondamental de nos jours. Difficile de travailler sans cela. Même quand on code en local, il faut vraiment être dans un avion ou dans un train pour supporter la sensation d’être coupé du monde. Même s’il devient de plus en plus facile de trouver un réseau wifi, je ne compte plus les fois où j’ai été sauvé par mon abonnement mobile 3G/4G, en utilisant mon téléphone comme passerelle.
Tant qu’à faire, un forfait qui permette de surfer en 3G partout dans le monde (ou en tout cas dans les pays ou vous êtes susceptibles de vous rendre) est une bonne idée.
Je ne parle même pas du fait d’avoir un forfait illimité, nous sommes maintenant habitués en France à ne plus avoir besoin de faire attention à notre consommation téléphonique. Pour un usage professionnel, c’est absolument nécessaire.
J’utilise le forfait mobile de Free depuis bien longtemps, car c’était l’un des premiers à permettre l’usage en tant que modem pour un prix raisonnable, ainsi qu’à offrir l’illimité dans des pays étrangers où je vais régulièrement.
Si vous avez besoin de plusieurs numéros de lignes différents sur le même téléphone, vous pouvez essayer les applications OnOff ou Grasshopper.
Des outils numériques de base
La base, ce sont des emails, un calendrier, un carnet d’adresse et un stockage de fichiers en ligne. Il existe plusieurs solutions ; si vous voulez échapper aux très connues Google Gsuite ou Microsoft Office 365, vous pouvez essayer Zoho.
Pour l’organisation du travail avec d’autres personnes, la combo gratuite à la mode est actuellement Trello (kanban-board) + Slack (communication temps-réel).
Personnellement, j’utilise Google Gsuite qui s’intègre particulièrement bien avec Chrome et Android, et auquel j’étais déjà habitué à titre personnel. J’ai aussi utilisé Trello et Slack quand le besoin s’en faisait sentir, ils sont efficaces.
Un lieu pour travailler
Certaines personnes sont capables de travailler chez elles. Personnellement ce n’est pas trop mon cas. Je l’ai déjà fait et je continue à le faire régulièrement, mais je sais que ce n’est pas l’endroit où je suis le plus efficace.
Du coup, j’ai testé plusieurs choses : Travailler dans des cafés, dans des restaurants « worker-friendly », dans des espaces de coworking, dans des bibliothèques municipales, dans des bibliothèques universitaires, chez des co-homers, …
Avec le temps, j’ai pris l’habitude de pouvoir travailler à peu près n’importe où. Mais il n’empêche que les cafés et les restaurants sont souvent très bruyants. Les bibliothèques municipales ont des horaires peu compatibles (pas ouvertes tous les jours, ou juste par demi-journées). Les bibliothèques universitaires ont des règles très variables ; en France, elles sont souvent réservées aux étudiants et aux professeurs, ce qui en limite l’usage (alors que j’ai apprécié travailler à la bibliothèque de l’Université de Montréal, qui est ouverte à tous).
Les espaces de coworking ne sont pas tous sur le même modèle. Certains se rapprochent d’un bar/resto et peuvent alors être assez bruyants. Certains se payent à l’heure, d’autres ne proposent qu’un abonnement mensuel, d’autres font les deux.
Sans abonnement, le prix se situe souvent autour de 4 €/heure, ce qui fait un coût élevé si vous comptez y travailler 8 heures par jour, 5 jours par semaine. Les abonnements mensuels en placement libre (sans un bureau dédié) vont habituellement de 250 à 400 € HT/mois.
Sur Paris, il faut remarquer la création récente de La Permanence dans le 5ème arrondissement ; ouverte 24/7, avec des prix extrêmement compétitifs : 1 € à 1,5 € de l’heure, ou 80 € par mois.
Le co-homing consiste pour sa part à aller travailler chez des gens qui mettent leur habitation à disposition. Pour un prix défiant toute concurrence (de 1 à 11 € par jour), ces offres sont souvent proposées par des gens qui travaillent de chez eux et qui préfèrent être entourés d’autres personnes travaillant elles aussi.
Les avantages sont évidents (prix très bas, meilleure concentration qu’en travaillant seul chez soi, rencontres professionnelles), mais il y a aussi des inconvénients : Tout le monde n’aime pas travailler à quatre dans un petit studio ; les disponibilités sont variables suivant la personne chez qui on va travailler, et on peut se retrouver à devoir jongler entre plusieurs co-homers et des espaces de coworking.
Une salle de réunion
Parfois on a besoin de se réunir, que ce soit pour travailler avec un client, avec un fournisseur ou encore un investisseur. Difficile à faire dans un bar ou même dans un espace de coworking, mais heureusement il existe des salles faciles à trouver sur des sites comme BirdOffice. Les prix sont extrêmement variables, mais il est possible de trouver des salles à partir de 20 € de l’heure, moins de 100 € la demi-journée et moins de 200 € la journée.
Un abonnement musical
Bon, ça c’est un peu anecdotique. Mais si vous êtes comme moi et comme beaucoup de gens, vous travaillez souvent avec de la musique dans les oreilles. Il existe un certain nombre de services qui permettent d’accéder à des catalogues impressionnants (Spotify, Deezer, Google Play Music, Apple Music, …) pour un prix assez général de 9,99€/mois.
Pour votre confort et celui des gens qui travaillent autour de vous, pensez à acheter de bons écouteurs ou un bon casque, ce qui non seulement vous isolera bien des bruits extérieurs (ainsi vous aurez moins besoin de monter le volume, vos tympans vous remercieront) mais en plus limitera le risque de gêner les autres.
Chose indispensable de nos jour : Pensez bien à prendre des écouteur ou un casque avec un micro, ça vous évitera de jongler lorsque vous aurez à prendre une communication audio ou vidéo.
Pour ma part, je me suis abonné à Deezer, après avoir testé Spotify (dont la version web consommait une quantité de ressources mémoire et processeur incompréhensible pour un tel service). J’y trouve la quasi-totalité des groupes que je veux écouter − même les groupes de death-metal mélodique suédois… Et l’application Android fonctionne très bien, donc tout va bien.
Au bureau j’utilisais avant un gros casque Sennheiser Momentum qui offrait un très bon confort d’écoute. En situation nomade, je me contente maintenant des écouteur intra-auriculaires livrés avec le Nexus 5X.