Dans l’enfer des réunions – les ordres du jour

Vous le savez, la réunionite aigue est un mal qui ronge nos entreprises.

Organiser des réunions pour tout et n’importe quoi, ne pas les préparer, inviter le maximum de monde (surtout des chefs, sous chefs, grands chefs), se faire inviter dans le but de se faire mousser plus qu’autre chose, y aller les mains dans les poches, ne pas écouter, se plaindre qu’on assiste à trop de réunions, n’aller finalement qu’à celles ou on sait d’avance qu’on n’en sortira avec aucune action à faire, dans tous les cas ne pas prendre les actions, ne rien faire en sortant…

Je pourrais en écrire des pages.

Et je vais certainement en faire plusieurs sujets.

Je vais aujourd’hui me focaliser sur les ordres du jour.

Ca a l’air bête comme ça, mais prévoir un ordre du jour, c’est à dire de quoi on va parler pendant la réunion devrait être une des premières choses à faire.
Bien entendu, il faut transmettre cet ordre du jour aux participants avant la réunion !

Et bien entendu ce n’est pas fait pour plus de la moitié des réunions auxquelles je suis convié.

L’ordre du jour a au moins un triple avantage :

• il permet de préparer la réunion, savoir de quoi on va parler, se recentrer sur l’essentiel, identifier les interlocuteurs à inviter, donner une idée du contexte, les éléments importants et indiquer clairement les décisions qui seront à prendre pendant la réunion.
• les invités peuvent en prendre connaissance, savoir si leur présence est pertinente ou non, et au besoin préparer de leur côté ce qu’ils pourront apporter à la prise de décision.
• pendant la réunion, l’organisateur pourra recentrer sur l’ordre du jour si les invités partent dans tous les sens.

Ca ‘a l’air de rien, cela ressemble à du bon sens, mais cela permettrait déjà de rendre les réunions plus efficaces.

Au boulot les gens. Pendant ce temps moi je vais aller me préparer à mon week end de 3 jours. 🙂