J’ai besoin pour mon travail (bien que je considère un comité d’entreprise plus comme une association au service des employés que comme une partie de mon travail) de réfléchir sur la construction d’un site internet pour le comité d’entreprise de ma boîte.
Le projet est pas mal avancé mais vu que j’ai réfléchi longuement sur le sujet et que j’ai trouvé peu de choses sur le web, je me suis dit que le partage d’informations pouvait être intéressant.
Et puis ça me motivera pour le finir…
Le système de gestion de contenu (Content Management System)
N’étant pas développeur pur et partant du principe que je n’ai pas à réinventer la roue, je n’ai pas choisi de développer mon propre CMS (Content Management System).
Je crois savoir qu’encore beaucoup d’entreprises (vieillottes à mes yeux) spécialisées dans la création de site internet font le choix de développer quelque chose afin de garder la main dessus et se faire encore plus d’argent avec le support qui devient vital au fur et à mesure des années, ne serait-ce que pour assurer les mises à jour de sécurité. Ce n’est pas mon but, il faut que lorsque je ne ferai plus parti du bureau, le comité d’entreprise puisse gérer cela tout seul.
J’ai donc choisi WordPress comme CMS. Il en existe bien sûr d’autres, notamment Drupal (très séduisant) ou encore Joomla (image un peu vieille, trop « windowsienne » pour moi).
Je connais et utilise WordPress depuis quelques années et sa réputation n’est plus à faire : nombreux utilisateurs, beaucoup de fonctionnalités avec le système d’extensions mais aussi de choix entre des fonctionnalités payantes et gratuites. Les informations disponibles sur le net sont innombrables et de qualité, il est important de pouvoir trouver de l’aide facilement.
En ce qui me concerne, je vais me focaliser sur du gratuit (je n’ai pas budgétisé le projet avec l’équipe) au maximum et si vraiment les fonctionnalités sont impossible à trouver, je mettrai cela au budget.
Espace de partage et de travail
Je vais découper ma réflexion en plusieurs étapes (articles) parce que je n’aime pas écrire des romans sur le blog.
Aujourd’hui il va s’agir de définir ce qu’est un site de comité d’entreprise, les besoins des employés représentés par celui-ci mais aussi celui des représentants.
Oui. Je pense le site comme un outil mis à disposition pour l’ensemble des employés afin de récupérer des informations, des documents mais aussi pour l’équipe du comité d’entreprise afin de travailler en collaboration sur l’écriture de documents mais aussi sur la gestion des différents avantages fournis aux employés, une sorte de CRM (Customer Relationship Management) en fait.
Je mets tout de même une priorité sur le partage d’informations avant le réel besoin de travail collaboratif au sein de l’équipe.
Actuellement le CE (Comité d’Entreprise) se passe d’un outil en ligne, les communications et échanges de documents se faisant par mails, ce n’est donc pas une priorité.
Par contre, la diffusion de documents et d’informations pour l’ensemble du personnel est un axe important surtout parce que notre entreprise est multisite, les sites de travail étant partagés entre 3 départements. Il faut donc uniformiser le fameux tableau d’affichage du CE en le mettant à disposition sur internet.
Le problème dans cette réflexion est de savoir s’arrêter sur les besoins et ne pas pousser le bouchon un peu trop loin parce que vu la puissance de WordPress, vous allez être perdu au fur et à mesure. Il faut également arriver à voir un futur et ne pas se fermer la porte à des fonctionnalités potentiellement intéressantes selon l’ampleur d’utilisation du site. La balance est dure à trouver et plus vous traîner sur le projet, plus vous avez des chances de vous perdre (j’en sais quelque chose…).
Le top du top est donc de tomber sur des extensions avec différents degrés de fonctionnalités, activables à souhait.
Intranet ou extranet ? Local ou indépendant ?
Avec un accord de l’entreprise, il est possible d’utiliser un espace de stockage sur les serveurs du travail mais je ne suis pas spécialement fan de cette solution. Le CE est une « institution » libre, indépendante de l’entreprise. Elle se doit de lui rendre des comptes parce que son budget dépend de la masse salariale de l’entreprise et que c’est celle-ci qui lui verse l’argent mais cela s’arrête là.
Il est plus pratique à mon sens, pour l’entreprise comme pour le CE, de considérer celui-ci comme une entité totalement indépendante et de ce fait de n’accorder aucune faveur d’utilisation des outils de l’entreprise, quand cela est possible bien sûr. Mon employeur peut être considérée comme une moyenne entreprise et le budget du CE est confortable pour réaliser ce genre de chose, ce n’est pas le cas pour les plus petites je pense.
J’ai donc opté pour l’achat d’un nom de domaine ainsi que d’un hébergement. Il faut que je le discute avec mes collègues du bureau mais je ne pense pas que choisir cette solution soit un frein, les avantages sont visibles mais cela à un coût. Minime puisque je m’occupe de tout mais un coût tout de même.
Un avantage supplémentaire est l’accès à tout moment depuis chez soi à toutes les informations du comité d’entreprise et la possibilité de communiquer sans passer par les moyens de l’entreprise. En effet, un intranet peut (et doit ?) être bloqué depuis l’extérieur et ainsi maîtriser sa sécurité. Du coup, si vous utilisez le système mis en place par votre employeur, vous risquez de vous retrouver avec quelque chose de complètement fermé.
Se pose maintenant la question des informations visibles à tous et de son accès.
Il faut restreindre certaines parties « sensibles » du site, c’est un fait mais doit-on complètement le rendre invisible à tous, moteurs de recherche compris ? Actuellement, je suis encore partagé.
J’ai un côté pro-entreprise qui me dit qu’un coup de pub côté employés montrant un minimum d’informations du site internet du CE pourrait générer un intérêt et attirer de nouveaux employés, valoriser l’image de l’entreprise à l’extérieur et arrêter cette guéguerre patron-ouvrier (au final, on cherche tous, normalement, à faire de l’emploi mais je déborde du sujet). On rêve tous de Google et de ses nombreux avantages fournis par la firme américaine à ses employés (bien que là, il s’agisse réellement d’un effort de l’entreprise et non d’une quelconque organisation d’employés je pense).
Et d’un autre côté, il est quand même important de brider l’accès au maximum pour ne pas attirer les regards sur le site et faire venir des attaques pour récupérer des informations personnelles des employés qui pourraient être présentes au sein du site. Je vous rassure, elles sont minimes, mais les gens sont sensibles à cela et c’est compréhensible.
De toute manière, il faudra une extension pour privatiser le site, un outil précis et configurable à souhait pour faire varier les différents degrés d’informations disponibles à la vue de tous parce que de base, WordPress ne peut gérer cela.
Et ce sera donc la 2ème étape du projet : l’accès au site et sa privatisation.
Tcho, Hamtaro.
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