Retour d’expérience : faire rimer bulletin clarifié avec réussite partagée

Depuis le 1^er janvier 2017, toutes les entreprises de plus de 300 salariés sont soumises à l’obligation de proposer un bulletin clarifié. Son objectif ? Permettre une meilleure lecture des différentes lignes du bulletin de paie par les salariés.

En 2018, la pratique sera généralisée, autant prendre dès maintenant le bon chemin pour réussir le passage au bulletin clarifié.

Angélique Giron, DRH d’EBP nous fait part de son retour d’expérience

La Compta des Entrepreneurs. Comment expliquez-vous le succès du bulletin clarifié auprès des salariés des entreprises qui ont testé cette nouvelle présentation ?

Angélique Giron. Il n’est pas étonnant de constater que 88% des salariés qui ont testé le bulletin clarifié ont aimé la simplification de leur fiche de paie (*). Les salariés ne savent généralement pas lire leur bulletin de paie et ne le comprennent pas car il apparaît comme trop « technique ». Le nouveau bulletin fait apparaître des libellés beaucoup plus parlants pour les non spécialistes de la paie. Le regroupement des rubriques évite de perdre les collaborateurs. Si on caricature un peu, ce qui intéresse un salarié c’est de savoir quel est son brut, le montant global des charges et ce qu’il percevra in fine. Avec le nouveau bulletin, c’est chose faite !

LCE. Depuis le passage au bulletin clarifié, avez-vous eu des retours des collaborateurs EBP ?

AG. Pour le moment, nous avons eu peu de questions des collaborateurs sur le sujet mais il faut dire que nous sommes particulièrement sensibilisés à ce sujet au sein d’EBP, de par notre activité d’éditeur !

LCE. Comment communiquer efficacement en interne ?

AG. Je préconise une communication formalisée à destination de l’ensemble des collaborateurs, via un espace numérique s’il existe ou lors de réunions d’information. L’idée est d’expliquer pourquoi le gouvernement a mis cette disposition en place, ce qui évolue entre l’ancien et le nouveau bulletin, comment lire ce dernier, quels sont les avantages…

L’idéal, en tant que DRH, est de prévoir, dans les premiers mois de mise en place, une permanence pour les collaborateurs au moment de la distribution des bulletins afin de répondre à leurs éventuelles questions.

Au moment de passer au bulletin clarifié, pensez à communiquer !

LCE. Est-ce que c’est une opportunité de resserrer les liens avec les salariés ?

AG. Cela est une bonne opportunité de communiquer directement auprès des collaborateurs et d’aller vers eux pour faire de la pédagogie sur le sujet lors de la mise en place. Cela fait partie du travail régulier de communication que les DRH doivent effectuer auprès des salariés de leur entreprise. Naturellement, les salariés se tournent vers leur DRH pour obtenir ce type d’information. Autant anticiper les questions et accompagner ce changement réglementaire.

LCE. Est-ce que cela change les pratiques des gestionnaires de paie ?

AG. Le travail des gestionnaires de paie reste le même. D’un point de vue technique, le bulletin clarifié est avant tout une question de paramétrage, sachant que chez EBP  les éléments ont été intégrés pour permettre aux responsables paie de paramétrer aisément les nouvelles rubriques. Évidemment, comme pour toute nouveauté réglementaire, je ne saurai que recommander de ne pas attendre la dernière minute pour réaliser les modifications de paramétrage. N’oubliez pas non plus que le salarié peut demander d’accéder au bulletin détaillé. Les deux paramétrages restent donc d’actualité.

La mise en place du bulletin clarifié dans le logiciel EBP Paye** en 4 étapes :

Étape 1 : activez l’option « Bulletin clarifié »

Dans votre établissement, au niveau de l’onglet « Informations de paye », activez l’option « Bulletin clarifié » dans le cadre « Impression des bulletins » et sélectionnez votre modèle de bulletin.

Étape 2 : sélectionnez le type de bulletin clarifié que vous souhaitez utiliser

Dans la fiche Salarié, au niveau de l’onglet « Paye », vous pouvez sélectionner le type de bulletin clarifié :

• Bulletin détaillé : le bulletin n’est pas clarifié. C’est la présentation qui prévaut encore aujourd’hui pour les entreprises de moins de 300 salariés et qui peut être demandée par le salarié.
• Bulletin clarifié : le bulletin est présentée avec les nouvelles rubriques (clarifié)
• Paramétrage établissement : en cochant cette option, le bulletin reprend par défaut le paramétrage de l’établissement, c’est-à-dire le choix de l’option  « Bulletin clarifié » dans le cadre « Impression des bulletins » de l’onglet « Informations de paye »

Étape 3 : Définissez le modèle de bulletin

L’ensemble des modèles d’impression de bulletin de paye EBP est adapté aux versions du bulletin « détaillé » et « clarifié ». Il n’y a rien à faire.

Si vous disposez d’un modèle de bulletin de paye personnalisé  (créé via l’assistant de création de modèles), il suffit d’ouvrir le modèle et un assistant va vous proposer de relancer le traitement. Cliquez simplement sur « Suivant » jusqu’au bout de l’assistant.

Si votre modèle a été modifié via l’éditeur de modèle avancé, les modifications devront être renouvelées à partir d’un modèle EBP existant.

Étape 4 : imprimer vos bulletins

Après avoir suivi les 3 étapes précédentes, vous avez la possibilité d’imprimer ou de faire l’aperçu du bulletin clarifié.

Si le bulletin avait été calculé avant l’activation de l’option « Bulletin clarifié », il devra alors être recalculé pour que l’option soit prise en compte.

En cliquant sur le bouton « Imprimer » ou sur le bouton « Aperçu », le modèle du bulletin va alors automatiquement basculé vers un format clarifié.

De plus, un nouvel icone « Bulletin clarifié » est également disponible dans le bulletin de paye et permet d’afficher une vue clarifiée du bulletin. Le bouton « Cacher le bulletin clarifié » permet de revenir sur une vue détaillée du bulletin de paie.

A noter : Afin d’éviter toute confusion, le modèle de bulletin de paie « Bulletin simplifié » qui existait depuis de nombreuses versions, a été renommé en « Bulletin abrégé »

(*) D’après une étude menée l’institut BVA auprès des salariés d’entreprises pilotes presque 9 sur 10 ont apprécié la fiche de paie dans sa version allégée. 

(**) Sur les logiciels EBP Paye de nouvelle génération (Open Line™)