Productivité Personnelle : thèse, anti-thèse, foutaise !

J’aimerais, pour ce nouveau post, vous communiquer ce qui, selon moi, constituent les clés de la productivité personnelle. Sans concession.

Tout d’abord, il s’agit de ne pas confondre le fait de travailler beaucoup (et de « travailler dur ») avec le concept de productivité. Le foisonnement de toutes ces méthodes de productivité et de développement personnel provient du fait que la productivité ne s’enseigne pas à l’école. Et il reste du travail à faire ! Il ne vous est jamais arrivé cette anecdote du salarié qui quitte l’entreprise, et qu’une fois parti, tout le monde se regarde et se dit : « Mais que faisait-il en réalité ? Rien n’a changé fondamentalement depuis son départ, et pourtant il avait l’air très occupé ! »

Alors, qu’est-ce que la productivité ? Cela peut se résumer ainsi :

• Faire les tâches les plus importantes d’abord
• S’assurer que ces tâches sont alignées avec les objectifs de l’entreprise
• Ces tâches sont effectuées de la manière la plus efficace possible
• Ces tâches sont réalisées de manière systématique, dans un process qui puisse être répétitif
• Ces tâches sont accomplies de manière mesurable

Et pour reprendre l’anecdote du début de cet article, je suis convaincu que la productivité ce n’est surtout PAS la chose suivante :

• Je fais de mon mieux
• Je travaille dur
• Je suis très occupé
• J’ai plein (d’autres) choses à faire

Mais ne nous y trompons pas ; l’enjeu de la productivité personnelle dans l’entreprise est avant tout un enjeu centré sur le salarié et non sur l’entreprise. Il s’agit moins de faire gagner de l’argent à l’organisation qu’à assurer le bien-être du salarié. En effet, quelqu’un qui n’est pas productif (ou ne se sent pas productif) est quelqu’un d’inefficient, de stressé, d’anxieux, de frustré, et qui a une image professionnelle négative de lui-même.

Alors, la question à réellement se poser est : Comment voyez-vous votre job ? Voyez-vous votre job comme une série de tâches à effectuer ou voyez-vous votre job sous l’angle des responsabilités qui vous incombent ? L’idée sous-jacente est de toujours garder en tête que vous êtes évalué sur les résultats que vous produisez. En conséquence, cela induit que vous devez sélectionner les bonnes tâches à réaliser pour accomplir vos responsabilités et atteindre vos résultats et vos objectifs

La bonne nouvelle, c’est que tout le monde peut être plus productif, mais la plupart des gens ne savent pas comment, tout simplement parce qu’ils ne se donnent pas les moyens de l’être. La première à démarche est de mettre sa vie en perspective :

• Quelle vision à 10 ans
• Quel(s) objectif(s) sur les 2 à 3 ans qui viennent
• Etablir son plan d’affaires annuel
• Chaque trimestre, déterminer ses projets prioritaires, et les plan d’actions afférant

Et toujours garder en tête que l’on n’est pas évalué sur le job que l’on accomplit mais sur l’atteinte des objectifs qui sont de votre responsabilité : ce qui pourrait se traduire par la vie professionnelle n’est pas un examen mais un concours, comme aime souvent à le rappeler Nathalie Navarro.

Côté organisation, la recommandation est « la zénitude ». Pour ce faire, vous pouvez appliquer le concept d’Inbox Zero ou recourir à la règle des 4D. Il est important de créer son propre système d’organisation de l’information, par exemple en s’appuyant sur la méthode J2MT.

En matière de gestion du temps, vous pouvez entreprendre quelques initiatives :

• Time log : noter le temps que l’on passe à faire les choses et les catégoriser (temps pour gérer les mails, les rendez-vous, les repas, les activités professionnelle) : l’idée est d’analyser la part de travail dédiée à ses propres responsabilités
• Time blocking : planifier des plages horaires dédiées à la réalisation de ses tâches, dédier du temps pour réaliser les objectifs consignés dans son plan d’actions trimestriel ; caler des moments pour travailler avec les autres, caler des moments pour réaliser les tâches inhérentes aux réunions qui ont été menées (les « next steps »). Détenir sa liste de tâches d’un côté et planifier les moments utiles dans son calendrier de l’autre, en vue de réaliser les tâches prioritaires
• Turn everything off : ne RIEN laisser vous distraire ou vous interrompre. Travailler sans laisser quelqu’un ou quelque chose d’autre vous couper dans votre travail. Du coup, il devient nécessaire de créer, planifier des moments d’échanges et de discussion. Ces petites rencontres sont prévues d’avance, cadrées, structurées, anticipées, en vue d’être plus productifs… Ensuite, chacun retourne au travail, et bosse !
• L’e-mail est l’ennemi de la productivité. Avoir une boîte de réception où l’on ne scrolle pas. Pour certaines personnes, la gestion des mails devient leur vrai travail ! Il est nécessaire de mettre en place une charte d’utilisation de la messagerie et distinguer les moments où l’on traite ses e-mails et les moments où l’on travaille sur ses fonctions professionnelles.

En plus de la gestion du temps, une des clés de la productivité personnelle reste le contrôle de son environnement de travail et plus particulièrement le contrôle de la manière dont les personnes inter agissent avec vous. Il faut structurer cela pour empêcher les autres de vous interrompre, et en même temps, il faut les rassurer en prévoyant des moments pour travailler ensemble. Chacun prépare ensuite la liste des points à voir ensemble et pendant 15 minutes par jour on descend tous les sujets du jour. Il faut structurer ces 15 minutes par jour pour les rendre productives : « More meeting, not less »

En complément de la gestion du temps, voici quelques bonnes pratiques concernant ses tâches personnelles au quotidien :

• Top 6 : lister les 6 tâches importantes de la journée. Il ne faut pas qu’il y ait 25 items. Vous pouvez utiliser Todoist, par exemple, et noter les 6 points de la journée. A la fin de la journée, on priorise à nouveau les tâches de la journée suivante.
• To do list versus and « to don’t list » : il peut être très rentable en matière de productivité et de gestion du temps de définir (souvent de manière informelle) la liste des choses où votre expertise, vos compétences, vos connaissances propres ne sont pas nécessaires, et donc vous pouvez déléguer ces tâches à d’autres personnes dans l’entreprise. Parfois ces choses on aime bien les faire, mais ce n’est pas obligatoire que nous les fassions nous-même
• « capture device » : un système où l’on note, où l’on capture toutes les infos qui nous parviennent. A nouveau, pas mal de logiciels existent et peuvent facilement remplir cette mission (Evernote, Todoist, Workflowy etc). Puis ensuite, 2 à 3 fois par jour, on vide cette zone de collecte (par exemple vers sa liste des 6)
• Weekly checklist : l’idée est d’établir la liste des choses que l’on doit faire chaque jour ou chaque semaine quoi qu’il arrive. C’est la liste des choses que l’on accomplit, quoi qu’il arrive, en complément de la liste des top 6. Par conséquence, grâce à cette liste additionnelle, le système est bien complet car il intègre les routines qui sont de notre responsabilité.

Enfin, j’aimerais vous sensibiliser à une dernière règle que je m’applique régulièrement à moi-même et à mon organisation, AXONE Group :La règle des « comme si ». C’est très simple. Mentalement, il s’agit d’agir d’une certaine manière, comme si…

• Comme si je déménageais mon bureau demain : tout doit être rangé et zen
• Comme si j’embauchais 50 personnes par semaine : je cherche à systématiquement formaliser mes actions sous forme process répétable ensuite.
• Comme si je partais en vacances ce soir : tout doit être nickel dans mon système, pour « partir tranquille »

Là encore, c’est une question de discipline. On sait faire les choses, mais on se discipline à les faire qu’à certains moments, et non tout le temps.

Pour conclure, je rappellerai que le business est une course de fond, pas un 100 mètres : il faut tenir dans la durée, avec discipline. Il faut donc pouvoir faire les choses raisonnablement en matière d’horaire de travail, tout en produisant un maximum de résultats, conformément à ses objectifs.
Pour cela, je vous propose de garder de garder en tête et d’appliquer les 4 bonnes pratiques suivantes :

1. Plan : il faut un plan trimestriel où l’on consigne ses objectifs et ses priorités. Cela permet d’aligner toutes les personnes de l’entreprise sur ces objectifs
2. S’organiser : mettre en place un système et s’y tenir
3. Gestion du temps : suivre les recommandations sur la gestion du temps
4. Etre focus : comme si je partais en vacances le soir même

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