Achats & IT : 10 bonnes pratiques pour mieux travailler ensemble

Avec le développement des projets liés au numérique et à la digitalisation des entreprises et de leurs clients, l'IT devient une fonction de plus en plus centrale. Les Directions Générales et les Directions Financières regardent avec plus d'attention les dépenses de ce département, avec comme conséquence de nouveaux modes d'organisation pour les achats IT.

Les achats IT étaient auparavant gérés directement par la DSI. Mais aujourd'hui les acheteurs sont de plus en plus fréquemment impliqués dans le processus, avec des collaborations plus ou moins faciles selon leur degré de maturité et les organisations mises en place.

Si les Achats sont parfois perçus comme un frein par la DSI (délais décisionnels trop longs, manque de technicité), ils peuvent apporter une forte valeur ajoutée à la DSI pour augmenter son impact auprès des fournisseurs ou border les questions contractuelles.

Voici 10 bonnes pratiques pour fluidifier la collaboration entre les Achats et la DSI.

Quelques pas de l'IT vers les Achats...

1. Exprimer clairement ses besoins

Lors de l'expression des besoins, si les Achats sont le maillon entre la DSI et les fournisseurs, il est essentiel de spécifier ses besoins le plus précisément et le plus clairement possible. De cette façon, l'acheteur pourra obtenir des réponses aux appels d'offre correspondant mieux aux besoins de l'IT, apportant ainsi gain de temps et efficacité à tous.

Les acheteurs peuvent aussi apporter leur éclairage sur l'analyse des besoins ou sur le cahier des charges et alerter la DSI sur les risques relatifs à la sécurité ou au juridique.

2. Mettre les Achats suffisamment en amont dans la boucle

Les Directions Informatiques ont parfois tendance à impliquer les Achats trop tardivement dans la boucle de leurs projets.

En impliquant les acheteurs en amont et pendant la validation d'un projet, ceux-ci pourront jouer pleinement leur rôle, à la fois dans les phases d'évaluation des besoins et de sourcing auprès des fournisseurs. Ils disposeront de véritables leviers lors de la négociation des contrats avec les fournisseurs, grâce à la pleine compréhension des enjeux du projet.

Aussi, si les fournisseurs comprennent que les Achats sont un élément central dans la validation des projets, ceux-ci disposeront d'un plus grand pouvoir de négociation.

... et quelques pas des Achats vers l'IT

3. Mettre la DSI dans la boucles des recrutements Achats IT

Aujourd'hui, la fonction d'un acheteur IT nécessite bien évidemment d'avoir des compétences relationnelles et de négociation fortes. Mais il est également important que l'acheteur ait un vernis technique lui permettant de communiquer efficacement avec ses clients internes (l'IT) et les fournisseurs.

Impliquer la DSI dans le processus de recrutement d'un acheteur IT peut être une bonne initiative. On s'assure ainsi que le profil correspond aux attentes pour l'accompagnement sur des sujets techniques. En incluant l'IT dans le processus de recrutement, on s'assure aussi une meilleure adhésion et collaboration de leur part avec les acheteurs qui les accompagnent. Et la crédibilité de l'équipe Achats IT s'en trouve grandie.

4. Sortir de la logique court termiste

Bien évidemment, un des enjeux principaux des Achats est de maîtriser les dépenses IT. Ce qui donne parfois le sentiment, côté DSI, que les acheteurs ont une vision trop court-termiste, avec une logique purement économique. Le rôle des Achats doit être de s'impliquer beaucoup plus en amont, afin d'accompagner la DSI sur toute la ligne : de la mise en place de la stratégie de sourcing, jusqu'à la gestion des litiges ou des risques fournisseurs.

5. Comprendre les contraintes fournisseurs

Selon que l'on achète du logiciel, de l'infrastructure ou des prestations intellectuelles, les contraintes sont différentes et bien spécifiques. Il est essentiel que l'acheteur comprenne et connaisse ces spécificités, pour faciliter les échanges, les demandes et les négociations avec les fournisseurs. Il se doit de connaître l'écosystème avec lequel il interagit. En comprenant les contraintes des fournisseurs, l'acheteur comprendra mieux les contraintes de la DSI.

6. Optimiser les délais de prise de décision

Les processus et les délais de prise de décision des acheteurs semblent parfois contraignants pour la DSI... qui peut avoir tendance à considérer les Achats comme un frein à sa performance, plus que comme un partenaire lui apportant une réelle valeur ajoutée.

C'est pour cette raison que les Achats doivent mettre en place des actions, lorsque cela est possible, pour réduire les contraintes non nécessaires. Par exemple, en réduisant les processes pour les petits achats ou pour certains besoins récurrents (comme lors de l'appel à des profils récurrents dans des projets en assistance technique)

7. Développer un solide vernis IT

Vous êtes acheteur IT ? Alors vous devez développer votre culture autour des sujets IT. L'exercice n'est pas toujours évident lorsque l'on est pris dans le quotidien et l'opérationnel. Mais le bénéfice à long terme est inestimable.

Prenez le temps de lire des études et d'assister à des conférences. Ce sont des sources qui vous permettront par exemple de trouver de nouvelles opportunités d'optimisation de vos coûts ou de mieux mobiliser vos interlocuteurs professionnels autour de vos sujets.

Des outils pour faciliter la collaboration

8. Mettre en place des processus communs et des circuits de validation

Afin d'optimiser les échanges entre Achats et IT, il est primordial de vous entendre sur des processus communs et de définir des circuits de validation. Vous achetez des prestations de services ? Établissez qui doit être le demandeur, les éléments qui doivent être renseignés, qui sont les validateurs, à quel moment intervient chaque contributeur...

De cette manière, vous éviterez les frictions habituelles : l'acheteur qui prend trop de temps pour répondre à la demande du chef de projet, ou le DSI qui met les Achats dans la boucle au dernier moment... parce que les étapes et les délais seront clairement établis et connus de tous.

9. Définir ensemble les KPI

Si l'IT et les Achats avancent dans la même direction, leurs objectifs peuvent ne pas être exactement les mêmes. Ainsi, si une DSI s'engage sur la livraison d'un projet dans les délais, une Direction Achats s'engagera plutôt sur la maîtrise des coûts.

Il est donc essentiel de définir ensemble les KPIs relatifs aux Achats IT, afin de ne pas perdre de vue les enjeux de chacun, qu'il s'agisse d'augmenter la qualité fournisseur, de réduire les litiges, d'optimiser le temps de réponse aux demandes ou d'augmenter la rentabilité des projets. De cette manière, on parle le même langage, et on évite les mauvaises surprises.

10. Utiliser des outils collaboratifs

C'est avant tout l'alignement et la coordination entre Achats et IT qui permet une bonne collaboration entre les deux fonctions. Mais la mise en place d'outils de collaboration est un facteur de succès dans son application au quotidien.

Ainsi, pour la gestion des achats du parc informatique, le passage par une plateforme de e-sourcing peut s'avérer utile. Concernant les achats de prestations intellectuelles, les solutions Vendor Management Systems permettent de faciliter les interactions entre DSI, Achats et fournisseurs mais aussi de garantir un meilleur sourcing et une meilleure gestion des prestataires, sur des sujets tels que la qualité, les litiges ou les risques fournisseurs.