L’arrivée des outils numériques dans le monde du travail a profondément bouleversé les habitudes et fonctionnement des équipes. En première ligne, l’utilisation des mails, outil numérique le plus utilisé en entreprise à l’heure actuelle. Sa facilité d’utilisation et ses nombreuses avantages (communication avec de multiples acteurs, traçabilité des échanges, diffusion de l’information) couplée à sa nature asynchrone en font un outil de choix, complément efficace du téléphone.
Les dérives liées à l’utilisation des mails
Aujourd’hui la gestion des courriers électroniques devient une question centrale dans les organisations. En effet, le recours aux mails s’est systématisé alors qu’il n’est pas toujours l’outil le plus adéquat. C’est le cas pour le suivi de projets ou la gestion de projets collaboratifs par exemple. Cette utilisation non adaptée conduit au remplissage des messageries (effet ping-pong) et à l’explosion du temps de traitement par chacun. Une étude de la firme de statistique Radicali nous indique que dans le monde en moyenne chaque employé reçoit 120 mails par jour et passe 28% de son temps de travail à lire et traiter ses mails. Cette utilisation excessive de la messagerie peut générer du stress et mener à la surinformation. C’est en partie pour répondre à ces problématiques que la loi Travail sur la déconnexion a été adopté cette année en France.
Quelques pistes pour réduire l’avalanche des mails
La première solution consisterait à formaliser une charte de bonnes pratiques de l’utilisation de la messagerie. Elle rappellerait les règles d’usage: destinataire: « A » pour Action, « C » pour information, garder des messages clairs et concis, bannir les « répondre à tous », ne pas utiliser pour régler un conflit…
Les outils collaboratifs sont également des outils puissants pour réduire les mails, notamment en interne. L’un des outils les plus connus, Slack, se substitue aux mails interne et va plus loin. Il permet à plusieurs personnes d’échanger en temps réel, du texte, des documents, des images, des liens… Le tout peut s’effectuer à trois niveaux: en groupe, dans des sous-groupes (« channel ») ou de manière privée. Sa simplicité d’utilisation, son adaptation sur tout type de support (ordinateurs, tablettes, smartphone…) et ses possibilités d’interactions avec d’autres applications (Dropbox, Trello, Twitter, Google Drive, Skype…) en font un outil de choix. De plus en plus d’entreprises l’utilisent: Samsung, la NASA, Airbnb, Harvard, LinkedIn, le Wall Street Journal, Finalcad… Face à ce succès, d’autres applications voient le jour (exemple: Microsoft Teams, HipChat,…).
L’utilisation de ses plateformes collaboratives comme Slack peuvent également connaitre des dérives. Pour un résultat optimal, il est important de définir des règles d’utilisation et de bon fonctionnement pour chaque outil numérique.
Pour en savoir plus:
Article du Figaro sur la loi Travail et le droit à la déconnexion
Jeu de briques
Snake
Pacman
Bubble