6 points pour renégocier les tarifs journaliers de vos fournisseurs

74% des Directeurs Achats considèrent que la maîtrise des coûts est leur principal objectif stratégique ( voir notre infographie sur les enjeux de la fonction Achats). Si les Achats ne se résument plus à une simple démarche de cost killing, ils restent néanmoins profondément liés à la maîtrise des coûts et des dépenses et à l'accompagnement des métiers sur ce sujet.

Pour l'achat de prestations de services ou de prestations intellectuelles, la négociation autour du prix est délicate : d'un côté, l'acheteur doit faire face à la logique de maîtrise des coûts, d'un autre, il doit s'assurer d'avoir une prestation de qualité répondant aux besoins des métiers. La marge de manoeuvre semble donc parfois ténue.

Comment faire pour négocier au prix juste, pour vous et pour vos fournisseurs, les prestations que vous achetez ? Voici nos 6 conseils.

1/ Stan-dar-di-sez : définissez une grille de classification de profils

Avant toute chose, il est indispensable de mettre en place une taxonomie des profils de consultants ou de prestataires auxquels votre entreprise fait appel. C'est vraiment la clé du succès.

Ne vous contentez pas de reprendre les terminologies utilisées par vos prestataires : l'un pourrait nommer développeur ce qu'un autre pourrait nommer programmeur. Vous risqueriez de vous retrouver avec des doublons.

Construisez des titres de profils qui correspondent au marché, pas à vos intitulés de postes internes. En effet, même en interne, d'une entité à une autre, il est possible que des terminologies différentes soient utilisées. Aussi, si vous imposez la même grille de classification de profils à l'ensemble de vos fournisseurs, il est préférable que celle-ci corresponde aux standards du marché, pour être la mieux comprise et renseignée par tous.

Pour chaque profil, rédigez une brève responsabilité fonctionnelle (par exemple, "le développeur écrit du code informatique"). Celle-ci permettra à chacun de comprendre clairement à quoi correspond chaque profil.

Définissez des niveaux d'expertise : par exemple, junior, senior ou expert, selon le nombre d'années d'expérience. Selon les projets, vous pouvez avoir besoin de certaines compétences, mais pas toujours du même niveau d'expertise. Vous n'avez pas forcément besoin d'un profil expert qui sera facturé plus cher.

Qui trop embrasse mal étreint : li-mi-tez le nombre de profils. Dans un premier temps, il est possible d'engendrer une frustration chez vos prescripteurs, chacun ayant ses habitudes et ses terminologies. Mais si votre liste de profils est trop longue (trop longue, comme dans "1000 profils"), vous allez perdre tout le bénéfice d'une grille de classification. En interne, les métiers ne sauront pas quels profils demander. Et lors des phases de négociation avec vos fournisseurs, vous serez beaucoup plus efficaces si vous devez passer en revue 100 lignes plutôt que 1000.

2/ A la signature du contrat cadre, négociez les tarifs selon votre grille de classification

Vous référencez un nouveau fournisseur et vous vous accordez sur un contrat cadre. Celui-ci doit comprendre une grille de classification des profils avec un tarif journalier maximum (ou un tarif heure maximum) que vous vous aurez négocié pour chacun des profils.

Ne vous contentez pas de négocier les tarifs sur la base d'une grille de profils propre au fournisseur. Celui-ci doit reprendre votre propre taxonomie. Sans cela, impossible pour vous de pouvoir le comparer correctement aux autres fournisseurs lors de vos prochains appels d'offres.

3/ Mettez en place un panel fournisseurs

Ah, le panel fournisseurs, grande source de débat.

Certains sont contre : en utilisant un panel fournisseur, vous faites toujours appel aux mêmes prestataires, vous ne vous renouvelez pas, vous fermez la porte à de plus petits fournisseurs plus innovants ou plus agiles...

D'autres sont pour : en mettant en place un panel fournisseur, vous vous assurez que les métiers font appel à des fournisseurs répondant aux critères de votre organisation (qualité, risque fournisseur...), vous évitez les accords de gré à gré, vous avez un pouvoir de négociation plus important auprès des fournisseurs référencés (effet volume), vous pouvez instaurer une logique de partenariat...

Pour nous, la vérité est ailleurs : vous pouvez tout à fait mettre en place un panel fournisseurs, qui vous assurera les bénéfices que nous venons de citer. Tout en faisant appel, de manière occasionnelle, à des fournisseurs non référencés, réputés sur des expertises particulières. C'est le rôle des Achats de rester en veille sur les fournisseurs et de savoir ouvrir la porte à de nouveaux prestataires que vous remarquez ou que les prescripteurs vous font remonter.

4/ Négociez régulièrement les tarifs de vos fournisseurs

Avoir une grille de prix, c'est bien. Avoir une grille de prix avec des taux journaliers (TJM) actualisés, c'est mieux.

Passé un an, un référentiel prix est souvent obsolète. A chaque appel à projet, les fournisseurs indiquent des tarifs qui ne sont pas alignés sur ce que vous avez négocié, parce que l'indice Syntec a changé, ou parce que leurs tarifs ont évolué...

Plusieurs inconvénients à cela : cela vous fait perdre du temps... et en ayant moins de visibilité sur les tarifs réels de vos fournisseurs, vous négociez moins bien (la comparaison est plus difficile).

C'est en négociant régulièrement que vous pourrez réduire vos coûts.

Il y a quelques années, les relations entre (notamment) les SSII ou les cabinets de conseil et les Achats pouvaient être compliquées. Avec l'intégration des Achats dans les négociations, les prestataires ont parfois eu le sentiment de faire face à une démarche de cost killing pure et simple, mettant en péril leur rentabilité et leur capacité à délivrer des prestations et un accompagnement de qualité.

Suite à certaines dérives passées, les acheteurs de prestations de services ont aujourd'hui le sentiment de ne plus pouvoir négocier, de ne plus disposer de marge de manoeuvre.

C'est une erreur. Premièrement, parce que les relations entre acheteurs et prestataires ont évolué et se sont améliorées. Deuxièmement, parce que c'est en négociant régulièrement (au moins une fois par an), que vous serez en mesure de conserver des prix justes, en ligne avec le marché, et d'éviter les dérives.

En remettant tous les ans l'ensemble des tarifs de vos prestataires sur la table, et grâce à la mise en place de votre grille de profils unifiée, vous pourrez avoir une vision globale et alignée, pour chaque profil et pour chaque fournisseur. Et par exemple lisser les tarifs trop élevés qui auraient pu échapper auparavant à votre vigilance, par manque de visibilité et de comparaison.

5/ Ne mélangez pas les choux et les carottes

Lors de l'expression d'un nouveau besoin, le prescripteur, en interne, peut sélectionner (maintenant que vous avez mis en place une grille de profils !) le profil et les compétences nécessaires pour son projet.

Toutefois, tous les projets ne nécessitent pas le même niveau d'expertise.

Il est nécessaire de le préciser lors de vos sollicitations auprès des fournisseurs, pour plusieurs
raisons :

Tout d'abord, si le facteur prix est important, comment évaluer justement la proposition de deux fournisseurs si l'un propose un profil junior et l'autre un profil senior.

Ensuite, il est inutile de positionner un profil expert sur un projet ne nécessitant qu'une compétence standard : cela représentera un surcoût non justifié. De la même manière que positionner un profil trop junior sur un projet complexe semblera moins coûteux à court terme, mais pourra nécessiter d'acheter plus de jours que nécessaire et impactera la rentabilité du projet.

Demandez donc toujours aux prescripteurs de préciser le niveau d'expertise attendu, et aux fournisseurs de respecter cette demande.

6/ Automatisez ce qui est automatisable

Les tâches les plus courtes sont toujours les meilleures.

Ceux d'entre vous qui utilisent des grilles de profils pour leurs fournisseurs, et qui ont déjà eu à renégocier les tarifs de l'ensemble de leurs fournisseurs le savent : il s'agit d'un exercice qui peut prendre plusieurs mois et qui comporte de nombreuses tâches fastidieuses, assez éloignées des missions premières de l'acheteur. Envoi d'emails, relance téléphonique, récupération de fichiers excels, consolidation des données non harmonisées entre chacun des fournisseurs, mise en place de comparatifs, macros sous Excel, etc. Tout cela associé à un risque d'erreur dû aux manipulations des données "à la mano".

Quand "Référencement Dynamique" rime avec "automatique"

La société Opase a mis en place la solution "Référencement Dynamique" qui permet d'intégrer automatiquement votre grille de profils dans une plateforme en ligne, et de donner un accès aux fournisseurs de votre panel, pour la mise à jour de leurs tarifs.

Il vous suffit d'établir les règles du jeu (combien de "tours" de négociation vous avez prévu, à quelles dates) et le système s'occupe du reste.

Les fournisseurs n'ont qu'à soumettre leurs tarifs dans la plateforme pour chaque profil, et celle-ci les compile et les analyse automatiquement.

Vous avez ainsi une visibilité en temps réel des évolutions de tarifs de l'ensemble de vos fournisseurs, sur chaque profil, avec accès à des statistiques détaillées, pour vous accompagner efficacement dans vos négociations entre chaque tour.

A la fin de votre Référencement Dynamique, vous pouvez extraire les tarifs négociés dans un fichier Excel.

L'automatisation du processus vous permet à la fois de gagner énormément de temps (vous pouvez réaliser l'intégralité de vos négociations en 2 semaine) et de supprimer toute erreur de manipulation.