Assistance technique ou forfait pour vos projets IT & ingénierie ?

Lorsque vous faites appel à des prestataires externes pour vos projets, qu'il s'agisse de projets IT ou d'ingénierie, vous vous interrogez peut-être sur le type de contractualisation le plus approprié entre assistance technique et forfait.

Il convient dans un premier temps de bien distinguer les spécificités de l'assistance technique (ou régie) de celles du forfait.

Qu'est-ce que l'assistance technique ?

L'assistance technique est un mode d'intervention assez souple, qui permet à un fournisseur d'envoyer un consultant directement dans les équipes de son client, pour l'appuyer dans ses besoins sur une compétence particulière, ou en cas de charge sur un projet. Lorsque le consultant est envoyé physiquement dans les locaux du client le temps du projet, on parle de projet en régie.

Le prestataire a une obligation de moyens, mais pas une obligation de résultat.

Le mode de facturation est un tarif journalier (appelé TJM - Taux Journalier Moyen par abus de langage) qui dépend du domaine d'expertise et de la séniorité du consultant.

Qu'est-ce que le forfait ?

Lors de prestations au forfait, le fournisseur est en charge de tout ou partie d'un projet, qui est intégralement réalisé par ses propres équipes.

Contrairement aux projets en assistance technique, le prestataire a ici une obligation de résultat vis-à-vis du client. Il n'a pas de comptes à rendre sur les profils constituant l'équipe projet.

Son engagement porte sur la production de livrables et sur les délais de réalisation. C'est ici la remise des livrables qui déclenche la facturation d'un montant fixe prédéfini, et non plus le nombre de consultants mobilisés sur le projet et le temps passé.

Forfait : quelle réalité derrière le "all inclusive" ?

Le forfait possède deux points forts :

1) Le coût total du forfait est connu à l'avance, et les dates de livraison des différents jalons sont définies dès le départ. Il s'agit donc d'un mode de contractualisation très confortable pour le donneur d'ordre, lui permettant de s'assurer que le projet rentrera bien dans sa roadmap et dans son enveloppe budgétaire, sans dérapages... a priori.

2) La gestion du projet repose sur le prestataire. Il s'agit d'obtenir de lui un service complet, une notion de conseil et d'accompagnement plus poussés que dans l'assistance technique. En lui confiant le projet, on positionne le prestataire comme un partenaire à forte valeur ajoutée. Le forfait est particulièrement utile quand le donneur d'ordre ne possède pas des compétences de gestion de projets avérées.

La réalité, cependant, peut être très différente.

Les projets au forfait sont toujours plus coûteux que les projets en assistance technique, pour 3 raisons :

1) La prise de risque est entièrement supportée par le fournisseur. Celui-ci doit s'avancer en amont du projet sur les coûts et les durées, sans nécessairement bien connaître les risques ou les spécificités liés au projet, et il doit s'engager contractuellement. Pour couvrir cette prise de risque, le prestataire inclut une sorte de "prime d'assurance" dans ses coûts. En cas de dérapage du projet, le fournisseur devra rogner sur sa prime d'assurance, voire sur sa marge.

2) En réalité, il est difficile pour le prestataire de définir justement les coûts engendrés par un projet au forfait, surtout si les spécifications ou le périmètre du projet communiqués par le donneur d'ordre sont peu précis. Cela induit souvent des dérapages en termes de coûts ou de durée, qui peuvent impacter la marge du fournisseur. Pour limiter cette perte de rentabilité, il tentera de faire signer des avenants au client. La conséquence ? Dans le pire des cas, la relation prestataire/donneur d'ordre peut se retrouver dans une impasse, avec en fin de course des retards de livraison et des dépassements budgétaires très importants.

3) Enfin, la nature même du forfait a pour conséquence, côté fournisseur, des frais de gestion et d'administration beaucoup plus lourds que dans le cas de l'assistance technique. Ceux-ci seront bien entendus inclus dans l'enveloppe globale du projet au forfait.

Assistance technique : une flexibilité qui nécessite des compétences internes de gestion de projet

En regard du forfait, l'assistance technique possède deux points forts : une plus grande souplesse et un coût moins élevé.

1) L'assistance technique permet un démarrage de projet plus rapide. Il n'est pas nécessaire de border et de préparer l'ensemble des phases du projet, ni d'évaluer et de comparer les propositions des fournisseurs mis en compétition. Il suffit d'interroger les fournisseurs sur leur tarif pour une compétence bien définie, puis de faire démarrer le prestataire sélectionné dès que celui-ci est disponible.

Dans le cas de projets dont les étapes ne seraient pas clairement définies, l'assistance technique peut également se révéler plus adaptée que le forfait. En permettant à des ressources externes de rejoindre les équipes du donneur d'ordre, celle-ci peuvent les accompagner dans un premier temps dans la phase d'évaluation du projet et de définition des tâches à réaliser.

2) Enfin, dans les projets en assistance technique, c'est le donneur d'ordre qui prend à sa charge les décisions stratégiques (choix fonctionnels et technologiques), les risques (maîtriser les dérives de planning ou de budget) et le poids de la gestion de projet et de ses aspects administratifs. En internalisant ces tâches propres à la gestion de projet, le coût total du projet en assistance technique, prestations externes incluses, sera moins élevé qu'au forfait.

C'est sur ce dernier point que le donneur d'ordre doit être vigilant s'il choisit de traiter ses projets en assistance technique :

1) Le chef de projet doit être doté de compétences en gestion de projets avérées, afin de maîtriser et de coordonner correctement les différentes ressources affectées au projet, qu'elles soient internes ou externes. Les choix stratégiques et organisationnels reposent sur lui.

2) La capacité à piloter et à jongler entre les compétences internes et externes est essentielle. En effet, un chef de projet doit coordonner à la fois les équipes internes, les sous-traitants et les fournisseurs. Le principal risque est de manquer d'une vision globale sur les tâches et les avancées de chacun et de se retrouver, par exemple, avec un prestataire externe initialement budgété pour une période de 3 mois, et toujours présent sur le projet 6 mois plus tard. Ce sont ces dérives de temps, si elles sont non maîtrisées, qui peuvent se révéler coûteuses dans les projets en assistance technique.

Assistance technique ou forfait, quelle solution pour gérer vos prestataires ?

Ce sont donc les contraintes organisationnelles, budgétaires, ou de temps qui, principalement, guideront votre choix selon une contractualisation au forfait ou en assistance technique.

Quel que soit le type de contractualisation choisi, néanmoins, les enjeux restent les mêmes pour les clients :

• Comment avoir une vision claire de mes dépenses en prestations ?
• Comment faire en sorte que les besoins remontés par les métiers soient correctement retransmis par les Achats aux fournisseurs ?
• Comment garder la main sur les avancées des prestations, en AT ou au forfait, pour éviter tout dérapage budgétaire ?
• Comment évaluer la qualité des prestations de mes fournisseurs ?

Les Vendor Management Systems (VMS) sont des outils développés spécifiquement pour gérer l'achat et la gestion des prestations externes.

Développés nativement pour gérer les prestations IT et ingénierie, ils permettent de fluidifier les échanges entre métiers, achats et fournisseurs. Ils permettent également de suivre, piloter et analyser les dépenses liées à l'achat de prestations, pour garder la main sur sa stratégie d'externalisation.

Les bons outils VMS, quant à eux, permettent de traiter tout aussi bien les spécificités de l'assistance technique que celles du forfait.