Chaque mois, nous contactons un organisateur d’événements parmi nos nombreux clients, dont nous trouvons le concept original, proche des valeurs que nous sommes fiers de porter. Retrouvez ce mois-ci l’interview d’Alban, responsable billetterie et monnaie interne (cashless) du festival du Roi Arthur.
Weezevent : Pouvez-vous vous présenter brièvement à nos lecteurs ?
Alban : Je suis bénévole et Responsable Billetterie et Monnaie interne (cashless) du festival du Roi Arthur. J’occupe également les fonctions de secrétaire de l’association. Le festival du roi Arthur est un festival de musique se déroulant sur la commune de Bréal-sous-Montfort, à une dizaine de kilomètres au sud-ouest de Rennes en Ille-et-Vilaine. Le festival a lieu sur deux jours, le dernier week-end du mois d’août. Il propose une programmation très variée et festive et offre également le Village du Roi Arthur : des animations et concerts gratuits le samedi dans les rues de Bréal-sous-Montfort. En 2016, nous avons accueillis 25000 festivaliers grâce à notre équipe de 750 bénévoles.
W : Pouvez-vous nous décrire votre événement : depuis quand et pourquoi existe-t-il ? Qui cible-t-il ? Pour vous, quelle est l’ambition d’organiser un événement de ce type ? L’avez-vous mis en place dans le but de dynamiser votre région ?
A. : Le festival du Roi Arthur, créé en 2008, a proposé cette année sa 7ème édition. Ce festival, créé au départ par une poignée de bénévole, a très vite suscité l’intérêt, au point d’accueillir 15000 festivaliers dès sa seconde édition. Le festival milite pour l’accès à la culture pour tous. A ce titre, nous proposons des tarifs accessibles au plus grand nombre.
W : Pourquoi avez-vous choisi Weezevent ? Quel était votre besoin initial ?
A. : Notre première collaboration avec Weezevent s’est déroulée en 2015 avec la mise en place de Kartenn’Go, notre solution de cashless. Nous avions pu observer la solution proposée par Weezevent sur plusieurs festivals de l’ouest et nous avons été tout de suite séduit par la facilité et le confort d’utilisation pour nos festivaliers (préchargement en amont, remboursement possible) et nos bénévoles (facilité d’apprentissage et d’utilisation). En outre, le cashless nous a apporté de vrais gains en termes de visibilité sur nos ventes et une sécurité accrue par rapport à notre ancien système de tickets.
W : Comment utilisez-vous Weezevent ? Comment notre solution a-t-elle répondu à votre besoin ?
A. : Cette année, nous avons décidé d’étendre notre collaboration avec Weezevent en confiant également la gestion de notre billetterie. La billetterie et le cashless sont intimement liés, et Weezevent a su nous proposer d’importantes synergies entre les deux pour faciliter l’expérience de nos festivaliers. Avec l’upselling, le festivalier peut choisir de précharger une carte Kartenn’Go dès l’achat de son billet. Le jour du festival, lors du contrôle de son billet, le crédit préchargé sur son billet est transféré sur une carte Kartenn’Go. Et nous ne sommes pas arrêtez là ! Nous avons également utilisé la billetterie Weezevent pour gérer nos invitations via la plateforme d’invitations. Nous avons ainsi pu proposer à nos partenaires des guichets individuels crédités de quota de place. Nous avons également utilisé le module de gestion des accréditations pour nos accrédités professionnels et la presse. Enfin, nous avons utilisé la billetterie pour gérer nos inscriptions de bénévoles. Fini les formulaires papier à ressaisir grâce à la mise en place d’une interface entre la billetterie Weezevent et notre logiciel de gestion des bénévoles. Les avantages de ces différentes utilisations sont multiples :
- Des gains de temps importants dans la gestion de nos bénévoles et de nos partenaires.
- Une communication facilitée par La récupération anticipée des coordonnées mail de nos festivaliers
- Nous disposons maintenant de sources de données que nous pouvons exploiter pour constituer des statistiques afin de mieux connaitre nos festivaliers et disposer de prévisions de ventes plus précises.
- Les recoupements comptables sont facilités tout comme nos déclarations fiscales.
W : Un conseil à nos utilisateurs ? Sur l’utilisation de la plateforme, le formulaire, le eticket …?
A. : Ne donner pas de limite à votre imagination ! Les solutions de billetterie et de cashless Weezevent sont très intuitives et flexibles. A plusieurs reprises, j’ai soumis à Weezevent de nouvelles contraintes et à chaque fois la plateforme a pu répondre à nos besoins.
W : Quels sont vos futurs projets ? Evénements à venir ?
A. : Nous préparons dès à présent la 8ème édition du festival qui se déroulera les 25 et 26 août 2017.
W : Un dernier mot (remerciement, mot sur votre projet …) ?
A. : Je tiens à remercier chacun nos bénévoles et partenaires qui nous aident mener à bien cette fabuleuse aventure. Je remercie l’équipe de choc de Weezevent sur le festival cette année : Matthieu, Fiona et Jordan. Levés tôt, couchés tard, mais toujours sur le pont avec un grand sens du professionnalisme. Merci également à Amandine, notre contact commercial, pour sa gentillesse et sa flexibilité. Elle qui a su s’adapter à nos contraintes de disponibilité de bénévoles et toujours avec le sourire ! C’était un réel plaisir de travailler avec eux !
Un très grand merci à Alban et à toute son équipe !
L’équipe Weezevent
Profitez-en pour relire l’interview de Jessica Kroon, auteur du blog « aufouraumoulin.com » :
https://www.weezevent.com/blog/fr/interview-de-jessica-kroon-auteur-blog-aufouraumoulin-com/
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