Quelques conseils pour utiliser Dropbox, Google Docs, Wetransfer, … en entreprise.

Vous êtes des millions de professionnels à recourir aux services de DropBox, Google Docs, Wetransfer, ... pour partager des données. Voici quelques conseils pour garantir le niveau de confidentialité et de sécurité nécessaire.

De nombreux professionnels partagent des documents sur Google Docs, mettent à disposition des dossiers sur Dropbox ou envoient des présentations avec Wetransfer. L'utilisation de ces services expose les entreprises à des risques juridiques et financiers importants. Selon l'enquête " Protecting Corporate Information in the Cloud " de Symantec (2015), les professionnels qui manipulent souvent les données sensibles de l'entreprise sont 44 % à avoir déjà téléchargé des documents professionnels sur des sites de partage. 38 % d'entre eux ont même déjà partagé des informations et des documents d'entreprise via les réseaux sociaux.

Il y a de quoi être inquiet quand l'on sait que le nombre de cyberattaques a explosé en France de +51% en 2015.

Voici quelques conseils sur ce sujet.

Conseil n°1 : lire les conditions générales d'utilisation avant d'utiliser ces services

Avant d'utiliser un service de cloud, vous devez lire ses conditions générales d'utilisation surtout si le service est gratuit. Cette lecture est fastidieuse mais permet d'établir clairement les conditions d'accès et d'utilisation de vos données par un ou des tiers. C'est une étape indispensable pour garantir la confidentialité de vos données les plus sensibles.

Conseil n°2 : hiérarchiser ses données et utiliser des services adaptés

Il est très difficile d'identifier une perte ou un vol de données sensibles dans le cloud.

Ce risque est amplifié par le fait que les responsables d'une entreprise ignorent l'utilisation réelle des outils de partage de fichiers non sécurisés ou non autorisés par leurs collaborateurs.

Vous devez donc classer vos données en trois catégories et utiliser un service cloud en adéquation :

- les données blanches, accessibles à tous comme une plaquette commerciale.

- les données grises, confidentielles comme le calcul d'un prix de revient.

- les données noires, secrètes et interdites comme un business plan ou un projet de rachat.

Les règles d'utilisation ainsi établies doivent être formalisées et appliquées au sein de l'entreprise.

L'apport du cloud pour la productivité de l'entreprise est indéniable. Pour choisir le service de partage de fichier et le bon éditeur, vous devez appliquer ces deux conseils.

Sachez qu'en remplacement de Dropbox, Google Docs, Wetransfer, ... il existe des services comme Cryptobox ou Cblue qui offrent des garanties professionnelles.

Certains services ont une certification de sécurité délivrée par un organisme indépendant. Cette certification est destinée à garantir le niveau de sécurité et donc la protection des accès et des transferts.