TravelBank, le PFM des frais professionnels

Le suivi des dépenses professionnelles et des notes de frais est un véritable cauchemar pour une majorité de petites et moyennes entreprises, entraînant souvent des dérives difficilement contrôlables. TravelBank s'attaque depuis peu à ce sujet, en lui appliquant les meilleures recettes de la gestion de finances personnelles (PFM).
D'emblée, l'ambition qui meut la jeune pousse dépasse les seules préoccupations administratives des acteurs qui se sont penchés, jusqu'à maintenant, sur la problématique des notes de frais : outre les lourdeurs bureaucratiques de gestion des formulaires de demande, des justificatifs et des remboursements, elle veut en effet donner aux entreprises les moyens de maîtriser les dépenses de leurs collaborateurs et réduire les excès qui caractérisent fréquemment, entre autres, les déplacements professionnels.
Pour ce faire, l'application mobile de TravelBank prépare automatiquement un budget prévisionnel avant un voyage ou l'organisation d'un événement, aidée en cela par des algorithmes embarquant un soupçon d'intelligence artificielle et une surveillance permanente des prix (par exemple sur le transport aérien). Avec le même outil, l'utilisateur va ensuite enregistrer ses dépenses, via une capture des reçus ou par connexion directe au compte de sa carte de crédit, et en surveiller l'évolution. Enfin, il peut se voir récompenser s'il parvient à maintenir ses frais sous l'estimation initiale.

Les premiers retours d'expérience de TravelBank semblent montrer que les bénéfices de ces incitations à la modération ne se limitent pas aux économies réalisées. En faisant évoluer les comportements de leurs employés, les entreprises peuvent également observer des grains de productivité. Un article de TechCrunch cite ainsi le cas où les invitations des clients sont déduites des budgets de déplacement, ce qui encourage les commerciaux à multiplier leurs rendez-vous afin de maximiser leurs primes.
À ce stade, la startup a reçu 10 millions de dollars dans un premier tour d'investissement et n'a pas de plan définitif pour monétiser son service (entièrement gratuit, pour l'instant). En revanche, elle adopte une intéressante démarche de conquête de clients « par la base » : le collaborateur choisit d'utiliser l'application mobile pour simplifier la gestion de ses notes de frais, après quoi il cherchera à convaincre sa hiérarchie d'en généraliser l'usage et de déployer un programme de récompenses à l'échelle de l'entreprise.
Dans une période qui voit éclore une multitude de solutions innovantes à destination des PME, y compris dans le banques, celle de TravelBank mérite incontestablement une attention particulière, parce qu'elle répond à une attente profonde de sa cible, rarement adressée à ce jour, et parce que son approche mixe intelligemment – à l'instar des outils de PFM (grand public) les plus convaincants – moyens technologiques, recherche d'efficacité opérationnelle et techniques de motivation pour séduire ses utilisateurs.