Depuis plusieurs années maintenant, je démarre chaque journée de travail avec au minimum vingt actions différentes à mener. Ça peut être des tâches professionnelles, mais également parfois des tâches personnelles.
Jusqu’en 2011, je répétais constamment dans ma tête les actions que j’avais à faire, afin d’être sûr que je n’oublierais rien. L’inconvénient est que je n’étais jamais entièrement concentré sur une tâche spécifique et mon esprit n’était jamais tranquille.
Mon esprit était en boucle sans fin, se répétant les éléments de la liste inlassablement, encore et encore. J’étais moins productif, épuisé et stressé tout le temps.
J’ai, un jour, pris conscience que ma liste de travaux ne serait littéralement jamais vide, JAMAIS. C’est la vie! Nous avons des responsabilités et ces responsabilités impliquent des devoirs.
Plutôt que d’essayer de vider frénétiquement ma liste de choses à faire, j’ai accepté le fait que j’aurai toujours des obligations et que je devrai plutôt essayer de trouver une meilleure façon de gérer ces tâches. Après quelques recherches, j’ai découvert qu’il existait une méthode pour mieux m’organiser : la méthode GTD (Getting Things Done).
Getting Things Done est une méthode améliorant la productivité, vous pouvez apprendre tous ses secrets en lisant le livre de son créateur David Allen : http://gettingthingsdone.com/.
L’intérêt principal de GTD est de passer moins de temps à faire les choses que vous avez à faire afin d’avoir plus de temps pour faire les choses que vous aimeriez faire. La méthode a également la propriété de vous libérer l’esprit de toutes ces tâches qui vous attendent en les gardant dans un endroit où vous pouvez les trouver à tout moment sans stress.
Getting Things Done est facile à apprendre, mais difficile à maîtriser.
J’utilise GTD depuis environ 5 ans maintenant. Ça n’a pas tous les jours été facile. Il y a eu des hauts et des bas et quelques ratés également.
Cependant, je continue à l’utiliser. Ça a vraiment aidé à réduire mon stress avec le temps et je suis depuis bien plus organisé qu’avant.
détendez-vous
Découvrez ci-dessous, les 5 piliers principaux de la méthode “Getting Things Done” et comment vous pourriez en bénéficier dès aujourd’hui.
- Notez tout. Ecrivez vos todos, vos idées, vos tâches récurrentes, tout. Mettez les dans un carnet, une app, un planificateur, ce que vous préférez tant que vous les notez. GTD n’impose pas d’utiliser un outil spécifique, mais quelque soit votre choix, il ne doit pas être contraignant pour simplifier la manoeuvre au quotidien. Vous collectez toutes vos idées dès que ça vous passe par la tête afin de ne pas être obligé de les garder en tête et de vous les ressasser tout le temps.
- Clarifiez les actions que vous devez faire. N’écrivez pas juste “planifier mes vacances” par exemple, décomposez en différentes étapes faisables afin qu’il n’y ait rien qui empêche de réaliser la tâche. Si il y a quoi que ce soit que vous pouvez faire maintenant et que vous avez le temps de le faire, faites-le. Si il y a quoi que ce soit que vous pouvez déléguer, déléguez.
- Organisez ces étapes faisables et actionnables par catégorie et priorité. Placez des dates et échéances où vous pouvez, et créez des rappels afin qu’il y ait un suivi automatique de la tâche. Gardez toujours à l’esprit les priorités de chaque tâche. Durant cette étape, ne dépilez surtout pas vos tâches, vous êtes juste en train de vous assurer que les éléments sont au bon endroit, dans la bonne catégorie et bien priorisés. Pour résumé, c’est la mise au propre de vos notes et de votre calendrier.
- Parcourez votre “todo list” régulièrement. Premièrement, survolez son contenu pour déterminer quelle est la prochaine action. C’est là où l’étape de clarification va vous sembler utile, parce que vous devriez être capable de choisir une tâche directement sans attendre. Si vous voyez un élément trop vague qui ne peut pas être pris tout de suite, décomposez le davantage et découpez le en plusieurs sous-éléments détaillés. Deuxièmement, n’oubliez pas d’effectuer une revue en profondeur de votre todo list périodiquement pour voir sur quelle partie vous avancez et où vous devez ajuster les priorités, et déterminez si le système fonctionne pour vous.
- Agissez et mettez vous au travail. Choisissez votre prochaine action et plongez vous dedans. Votre système GTD est, normalement, à ce stade, organisé suffisamment bien pour que vous trouviez sans mal la prochaine tâche à faire.
Vous savez sur quoi travailler et quand.
Conclusion
Personnellement, la priorisation est mon plus gros problème. Ecrire les éléments et les tâches est aujourd’hui un réflexe naturel pour moi. Je le fais instantanément sans même faire attention. Cependant, il est parfois difficile de prioriser les éléments dans l’ordre parfait.
Mon principal conseil au sujet de Getting Things Done serait : “Concentrez-vous sur ce qui marche pour vous”. La méthode fournit un cadre grâce aux 5 piliers présentés ci-dessus mais reste suffisamment flexible pour vous permettre d’adapter ses forces et avantages à vos besoins. Nous avons tous des façons différentes de l’utiliser, différents endroits où nous écrivons nos listes et différentes façons de catégoriser les éléments. Trouvez VOTRE façon..
Pour finir, je voudrais introduire un outil complémentaire appelé “Kanban”. Une fois que vos tâches seront priorisées et clarifiées, vous pouvez suivre l’avancement de vos travaux et tâches et obtenir un rendu visuel et graphique de vos progrès grâce au “Kanban”.
kanban
Je vous laisse creuser cet outil par vous-même sachant qu’il n’est pas impossible que je lui dédie un article dans le futur.
Comme toujours, je vous souhaite le meilleur pour vos projets digitaux.