DSI : 5 façons de mieux gérer vos ressources externes

Selon une étude réalisée en juin 2016 par PWC, les prestations externalisées représenteraient 47% du budget des DSI.

Variable d'ajustement pour répondre à des besoins ponctuels ou véritable apport de compétences externes pour des projets innovants et stratégiques... Quelle que soit la raison pour laquelle les DSI font appel à des prestataires externes, et quelle que soit la forme employée (assistance technique, forfait, intérim, régie, centre de service, freelance...), ces ressources pèsent lourd, à la fois dans les équipes et dans les lignes budgétaires. Elles représentent un enjeu majeur pour les DSI et leurs équipes.

Quels sont les principaux enjeux liés à l'utilisation croissante de ressources externes dans les DSI ? Comment une solution VMS (Vendor Management System) peut les accompagner efficacement sur ce sujet ?

Ressources externes : les enjeux rencontrés par les DSI

Conserver les compétences et les savoir-faire en interne

Faire appel à des prestataires externes vous permet de mettre en place plus rapidement des projets innovants ou stratégiques. Attention à vous assurer qu'un transfert de compétences est prévu, et que les compétences clé resteront en interne. Sans cela, vous risquez une situation de dépendance vis-à-vis de vos ressources externes.

Optimiser les coûts

La part des ressources externes dans votre budget nécessite une attention particulière. Utilisez-vous les bonnes compétences au bon tarif (inutile d'employer un pilote de F1 pour conduire un taxi) ? Vos fournisseurs sont-ils alignés sur les tarifs du marché ? Et surtout, comment répondre à ces questions, tout en vous concentrant sur votre cœur de métier...

Piloter les projets

Vous assurer de la bonne utilisation des budgets alloués sur les projets en cours est crucial. Avoir une visibilité claire sur les ressources déployées et leur utilisation à un instant T vous permet de garder la maîtrise sur les projets en cours, d'optimiser l'affectation de vos ressources et d'éviter tout dérapage dans les coûts des projets.

Partager l'information avec votre DG et votre DAF

Avec la digitalisation des entreprises, la DSI devient de plus en plus centrale. Le recours aux ressources externes s'amplifie et attire l'attention des Directions Financières et des Directions Générales. La DSI doit également jouer un rôle de "contrôleur", devant être capable de justifier ses dépenses et la répartition de ses budgets, avec la mise en place de tableaux de bord financiers.

5 façons de mieux gérer vos ressources externes grâce à un Vendor Management System

Si les ressources externes permettent aux entreprises de dégager une forte valeur ajoutée, elles impliquent par ailleurs un suivi opérationnel, financier et stratégique. Les Vendor Management Systems accompagnent les DSI dans une gestion plus efficace de ces ressources.

1. Réduire la charge administrative pour se concentrer sur le coeur de métier

Expression des besoins, demandes de badges, demandes d'avenants, décompte des temps, reporting opérationnel... Les chefs de projets doivent gérer de multiples sujets administratifs, relatifs à l'emploi de prestataires externes. Un VMS permet de centraliser tous ces besoins dans un seul et unique outil, de simplifier les demandes, de gagner du temps. Cela leur permet de se concentrer sur leur coeur de métier.
>> Télécharger la fiche OBMS "Logistique" et la fiche "Suivi et facturation"

2. Fluidifier les échanges avec les autres services

Que ce soit pour la validation des décomptes de temps pour la facturation, ou lors de l'expression de besoins... les chefs de projet interagissent avec la comptabilité ou les achats, souvent dans des échanges email ou téléphoniques non processés. Un VMS permet d'intégrer l'ensemble de ces échanges via la plateforme, de fluidifier et clarifier les échanges avec les autres services.

3. Obtenir une réponse aux besoins plus rapide et de meilleure qualité

Une plateforme VMS accompagne les chefs de projet dans l'expression claire et cadrée des besoins, de façon à transmettre une information prête à l'emploi aux Achats pour leur sourcing.
Les échanges (expression du besoin, réponse aux questions, réception des CV...) se font directement via la plateforme. L'automatisation et la mise en place d'un process permet un gain de temps, et des réponses mieux adaptées à leurs besoins.

4. Réduire les coûts

Un Vendor Management System permet de réduire les coûts d'achats, grâce à des outils d'aide à la négociation et une mise en concurrence facilitée entre les fournisseurs.
Il permet également de réduire les coûts de gestion, en améliorant la productivité des équipes projet.
Enfin, la visibilité globale sur les projets (assistance technique, forfait) permet de mieux maîtriser leur durée, et par conséquent leur coût.
>> Télécharger la fiche OBMS "Sourcing"

5. Piloter les ressources externes (reporting stratégique)

Concernant la DSI, elle a accès dans la plateforme VMS à un reporting stratégique mis à jour en temps réel. Elle peut à tout moment avoir une vision globale, ou par entité, des dépenses engagées /vs/ budgétisées, du nombre de prestations en cours, de leur niveau de qualité... Afin de les piloter au plus juste.
>> Télécharger la fiche OBMS "Reporting Stratégique "

Pour en savoir plus sur ce qu'est un Vendor Management System, vous pouvez consulter notre vidéo de présentation.

Image : Designed by Ibrandify / Freepik