Bien classé, bien trouvé : quelques secrets d’organisation

Comment ranger vos dossiers informatiques ? Comment classer vos documents de tous les jours ? Que faut-il garder à portée de main ? Ce qui paraît évident à certains peut être une vraie torture pour d'autres...

Quelques conseils simples mais efficaces pour s'y retrouver à coup sûr !

Une bonne organisation contribue à votre efficacité et à votre professionnalisme. Finies les pertes de temps à chercher vos documents et moins de stress parce que le client en face vous observe en train de rechercher partout...

Allez ouste ! On range ! On organise !

L'espace de travail.

Vous entrez et sortez facilement de votre bureau ? Les sièges visiteurs sont-ils disposés au bon endroit ? Les dossiers courants sont-ils facilement accessibles ? Peut-être que vous pourriez déplacer quelques meubles...

Mobilier de bureau.

A quoi sert telle ou telle armoire ? Est-ce qu'elle est correctement utilisée ? Si vous avez rangé une vieille imprimante ou des ramettes de papier dans une armoire à dossiers suspendus, videz-la pour l'exploiter plus efficacement... avec des dossiers suspendus (et jetez/recyclez la vieille imprimante que vous n'utilisez plus !).
Les dossiers suspendus vous permettront d'éviter d'entasser trop de papiers et de dossiers sur votre table de travail, et vous les retrouverez plus facilement.
Si vous manquez de place pour une armoire, il existe aussi des caissons à tiroirs pour dossiers suspendus.

Table de travail.

Ne gardez sur votre bureau que les objets que vous utilisez le plus et rangez ailleurs ceux dont vous vous servez rarement. Une surface de travail dégagée est beaucoup plus agréable.
Adoptez une seconde table de travail pour votre ordinateur. Ainsi vous aurez suffisamment de place pour vos dossiers et bannettes de travail sur l'espace principal. Les bureaux en " L " sont parfaits pour s'organiser de la sorte. Attribuez une place déterminée pour le travail entrant et le travail fini.

Un classement manuel efficace

• Donnez un titre à tous vos dossiers ou classeurs. Par exemple " documents internes ", " documents externes ", " courriers ", " demandes clients "... Et classez vos documents par ordre chronologique.
• Utilisez des classeurs plutôt que des pochettes (ils tiennent debout sur les étagères et presque tous les documents d'entreprise peuvent être perforés)
• Utilisez un classeur par thème et par année. Archivez les années précédentes.
• Rangez vos fournitures de bureau toujours au même endroit. Prévoyez des petites boites en carton pour servir de séparation, vous pourrez les disposer comme bon vous semble contrairement aux organisateurs de tiroirs déjà compartimentés.
• Pour les gros dossiers ou les catalogues plus volumineux, ou encore les rapports de plusieurs pages, préférez les dossiers suspendus. Placés dans des armoires, ils prennent peu de place et offrent tout type de rangement : par ordre chronologique, par thématique/couleur...

A garder à portée de main

Gardez près de vous les objets et documents que vous utilisez fréquemment :

• Trombones, agrafeuse, ciseaux, scotch... dans des tiroirs, formulaires et répertoire téléphonique dans votre tiroir de bureau ; manuels informatiques, dictionnaire sur l'étagère en face de vous.
  Prévoyez quelques fournitures de réserve pour ce que vous utilisez le plus.
• Un petit cahier à spirales pour noter les tâches de la journée, les notes diverses en cours de communication téléphonique... C'est mieux que les notes autocollantes collées un peu partout qui se décollent, s'envolent ou finissent collées sous la chaussure !
• Trois bannettes : courrier entrant, courrier sortant, travail à faire. Utilisez des chemises de couleur, par exemple rouge pour les fax/mails, bleu pour le courrier, vert pour les copies... classez les tâches à faire par ordre de priorité, au-dessus de la pile.

Des dossiers informatiques bien rangés

• Conservez dans un seul dossier les fichiers que vous utilisez le plus souvent ainsi que le travail en cours (par exemple, le dossier " Mes documents "). Faites des sous-dossiers : formulaires, procédures, courriers, etc. Avec des fichiers bien rangés et non éparpillés, il sera aussi plus facile de faire des sauvegardes sur CD-Rom.
• Si vos e-mails sont importants, sauvegardez-les dans un répertoire de votre dossier principal (" Mes documents/Emails/ " par exemple) et étiquetez-les par période : " e-mails du 01012010 au 31032010 ".
• Placez des raccourcis sur votre bureau pour les programmes que vous utilisez le plus souvent (messagerie, base de données...).
• Mettez le chemin et nom du fichier en pied de page de chaque document interne. Lorsque vous aurez la version papier en mains, vous saurez où retrouver le fichier.

Classement : 6 tactiques bien à moi

1. La poubelle. Je lutte contre la tentation de vouloir tout garder, au cas où...
2. L'archivage. tous les trimestres, je fais de la place pour les nouveaux dossiers en archivant les anciens.
3. L'étiquetage. Pour mes classeurs sur l'étagère ou mes cartons d'archives, je note de façon très explicite ce qu'ils contiennent.
4. Le traitement immédiat. Je traite les dossiers et enveloppes en fonction de mes priorités de travail.
5. Chaque chose à sa place. Les cartes de visite par exemple, elles sont toutes dans une boite à intercalaires et sont classées par société et interlocuteur. Je ne garde que les contacts estimés utiles.
6. L'outil informatique. Je scanne régulièrement certains documents pour les passer au format pdf et je les archive sur CD-Rom en notant soigneusement le contenu. Un CD prend beaucoup moins de place qu'un dossier papier.

Je suis d'ailleurs en train de réfléchir à une solution de GED (Gestion Electronique de Documents)... Si je trouve mon bonheur, même les papiers de la maison y passeront ! Je vous tiens au courant...

Servez-vous !

Tous les documents de l'entreprise - cartes de visite, brochures... - sont regroupés dans un endroit visible, d'accès aisé, pour que les visiteurs puissent se servir.

Et vous ? Une méthode astucieuse à partager ?

Crédit photos : Jeremy Levine Design, TypeFiend