Startups, Freelances, consultants… Vaut il mieux travailler de chez soi ou prendre des bureaux ? + 33 conseils pratiques pour gagner en efficacité !

J’ai le plaisir de recevoir Philippe GASTAUD, Digital Entrepreneur – Consultant Senior Marketing  sur e-strategic.com.

Cet article est écho à une discussion que j’ai eu avec lui sur la vie de consultant, et le dilemme de travailler à la maison ou dans espace de travail.

De salarié à Freelance, un nouveau métier !

Ca y est, vous vous êtes lancé…

• Votre start-up est dans les starting-blocks, votre produit est en cours de réalisation…
• Vous êtes à votre compte, free-lance, consultant, ou entrepreneur, et vous avez lancé votre business…

Mais si vous venez de quitter le salariat, vous vous rappelez qu’hier vous vous installiez tous les jours à votre place, dans votre bureau.

Mais aujourd’hui, cette routine est terminée et vous ne savez pas où aller…

Vous êtes dans votre salon, au mieux dans un coin aménagé en bureau… mais bon les premiers mois ne se passent pas aussi bien de prévu :

• Vous n’avancez pas au rythme que vous voulez
• Vous travaillez 12h par jours, mais les résultats ne sont pas visibles
• …

Souvent ce phénomène est lié au passage de salarié dans un bureau avec un boss, des horaires fixes, des tâches précises à effectuer… à être votre propre patron, le gars de l’informatique, le comptable, la production…

C’est un vrai changement de métier, pour lequel on n’est pas forcément habitué… mais aussi de l’environnement de travail.

En effet, travailler à la maison a des avantages, mais aussi des inconvénients, et c’est ce que nous allons justement voir dans ce dossier…

Plusieurs questions vont vous permettre déjà d’orienter votre décision :

• Avez-vous besoin de calme ou d’un environnement stimulant ?
• Votre activité nécessite-t-elle des déplacements réguliers ou êtes-vous sédentaires ?
• Vous faut-il un espace où stocker vos produits ou n’avez-vous besoin que de votre ordinateur portable ?
• Avez vous déjà suffisamment de discipline pour travailler à la maison (c’est à dire êtes vous déjà super efficace à la maison) ?
• Arrivez vous à bien séparer le temps de travail du temps “loisir / famille” ?
• …

Le budget, la localisation et les temps de trajet sont aussi des éléments à prendre en considération pour faire le bon choix ; parce que maintenant c’est vous seul qui décidez !

Travailler à domicile : une solution de facilité malgré quelques contraintes…

Lorsque l’on démarre, les dépenses sont étudiées à la loupe.

Bien souvent, les jeunes entrepreneurs rognent sur certains coûts fixes tels que les budgets alloués aux locaux au profit du choix de travailler à domicile.

Mais est-ce bien raisonnable ?

Au lancement de son activité, il est tentant de rester travailler dans son appartement car cela permet :

• De faciliter les envois / réceptions de courriers relatifs à la création d’entreprise
• D’optimiser les trajets (fini les 1h aller le matin et les 1h retour, ainsi que les galères de transport… c’est parfois une économie de 2h / jour)
• …

D’un point de vue financier, vous pourrez également :

• Déduire une quote-part de votre loyer et de certains postes comme l’électricité ou Internet pour les engager dans les frais généraux de votre structure
• Eviter des coûts de transports vers un lieu de travail
• Réduire les montants de vos repas qui seront moins onéreux que dans une boulangerie / cafétéria / restaurant
• …

15 conseils pour travailler efficacement à la maison

Pour réussir à travailler à son domicile, il est nécessaire de se fixer quelques règles essentielles pour délimiter la frontière entre vie pro et vie perso :

1. S’imposer des horaires pour travailler (en particulier travailler tôt et éviter le travail en décalé tard le soir), mais aussi s’autoriser des pauses pour déjeuner et des moments de détentes
2. Respecter les lieux dévolus à son espace de travail et ceux à son espace personnel ou familial
3. S’habiller « comme si » vous étiez dans votre univers professionnel
4. Ne pas se laisser distraire par les équipements de la vie perso (télévision, hobbies etc.). En effet mettre un clip vidéo, un reportage… nuit fortement à  votre productivité !
5. Précisez bien à votre conjoint(e), famille et amis que malgré que vous soyez à la maison vous n’êtes pas en vacances. Si on caricature un peu, si vous travaillez de chez vous, votre entourage vous imagine en pyjama, avec le chat sur les genoux, dans votre canapé en train de pianoter sur votre clavier d’ordinateur…
6. Ecrivez une “to do list” de la journée, et commencer directement par l’action la plus importante en premier sans même lire vos emails.
7. Désactivez (ou résistez à la tentation) de consulter toutes  les heures facebook, twitter, linkedin…
8. Analysez comment vous “dépensez” votre temps dans la journée (vous pourriez être surpris du fait que vous ne travaillez que 6h sur les 10h de votre journée) en notant dans votre outlook, Gmail, CRM… comment vous avez utilisé les 10h de votre journée de travail, et en faisant un bilan en fin de semaine.
9. Sortez de chez vous pour rencontrer d’autres personnes (soirée networking, petit déjeuner, salons,web conférences, chat…). Vous devez remplacer vos anciens collègues par une nouvelle présence sociale.
10. Utilisez les outils mobile pour ne pas perdre de temps (ex: emails sur smartphone…), tout en acceptant de COUPER totalement votre téléphone / PC durant des périodes (vacances…). Il faut savoir être à 100% lors des périodes de travail et à 100% avec votre famille et vos amis. Si nécessaire définissez dans votre agenda des plages de “sorties” (ex: 3 fois / semaine) où vous ne ferez rien d’autre que vous distraire.
11. Faites le ménage, les courses, du bricolage… n’est pas travailler. Réservez des heures en dehors de vos “horaires” de travail pour cela, comme un “salarié”.
12. Ne négligez pas votre alimentation. Manger une pizza devant votre PC avec un coca ou un paquet de gâteaux apéritifs en guide de déjeuner est certes rapide, mais sur le long terme cela va nuire à votre santé… Il faut manger équilibré (quitte à utiliser des plats surgelés) et faire un peu d’exercice. Ne restez pas cloîtré chez vous, mais sortez prendre l’air…
13. Définissez un “espace de travail” (un bureau, un espace au grenier…) afin de bien faire la distinction entre le Pro / Perso, et d’aller dans cet espace “pro” uniquement pour travailler, et une fois que la journée est finie, vous pourrez passer à un espace “perso” sans mélanger les deux. Et fermez la porte ! Cela évitera à vos enfants, famille… de venir vous voir toutes les 15 minutes ou de passer dans votre pièce. Pensez aussi à utiliser une bonne chaise et un bon bureau, vous allez y passer 10h par jour !
14. Mettez en place une routine, comme vous l’aviez auparavant dans votre travail, avec votre petit déjeuner, la pause café… Cela permet de structurer vos journées. Il ne faut pas enchaîner les heures de travail au détriment de sa vie personnelle, et inversement trop passer de temps à ne “rien faire”. Une bonne idée est de travailler en “sprints” (ex: 45 minutes non stop…) en s’arrêtant pas avant la fin de cette plage de travail (cf méthode pomodoro).
15. Apprenez à valoriser votre temps. Vous pouvez rendre service, aider des voisins… mais sachez que désormais cela se fera au détriment de vos heures de travail. Par exemple, parfois il vaut mieux faire appel à une nounou pour aller chercher et garder les enfants, que de perdre 3h par jour à aller les chercher et les garder avant le retour de votre conjoint. Mais planifiez aussi du temps pour votre famille dans votre agenda.
16. La satisfaction client est la clé de votre réussite, n’oubliez pas d’avoir un contact régulier, de demander un retour… et ensuite de facturer votre temps. En revanche, ce n’est pas une raison de devenir un “esclave”, vous devez valoriser votre temps et vos heures en cadrant vos prestations (ce qui est inclut ou pas dans le devis).
17. N’oubliez pas que c’est vous la source de revenus… Prenez en compte les périodes calmes (août…), les maladies… dans vos revenus (vous pouvez considérer travailler 11 mois / an). Il ne faut pas non plus oublier de facturer très régulièrement vos clients, en prenant en compte le fait que la plupart seront en retard pour vous payer.
18. Rangez ! Achetez une grosse boite à classeur pour ranger vos factures, vos attestations… L’administratif vous prendra au moins 2h par semaine (notes de frais, factures, déclarations…). Si votre niveau d’activité le permet, vous pouvez prendre un expert comptable (150 à 200 € / mois).
19. Autorisez vous à dormir… La tentation est de travailler 15h par jour… Or plus vous travaillez, moins vous serez productif. La fatigue entraîne les erreurs d’inattention, le manque de créativité… Parfois il vaut mieux faire une sieste d’une heure que de continuer à travailler. De même s’il est bien de travailler jusqu’à 1h du matin pour finaliser un dossier, sachez que les jours d’après vous devrez vous lever plus tard.
20. Listez tous les jours 1 chose prioritaire à faire, et 2 choses secondaires sur un post it (une chose que vous aimeriez bien finaliser, et une autre à finir si vous avez le temps)… Et commencez par celle prioritaire sans rien faire d’autre !
21. Notez toutes vos idées dans Evernote, un papier… il vaut mieux tout noter que de s’encombrer l’esprit !
22. Faites vous des petits cadeaux ! Si vous venir de finir un dossier, si vous avez eu un beau succès… alors accordez vous une pause, un café…
23. N’abusez pas du thé, du café, des vitamines... faites plutôt des pauses ou une sieste !
24. Evitez les “briseurs de moral” comme le journal TV, BFM... au contraire écoutez et regardez des contenus positifs (ex: musique entraînante, rires et chanson…).
25. Définissez le type de travail à effectuer dans la journée, selon vos performances. Par exemple le matin pour faire les travaux complexes (business plan excel…), en début d’après midi pour les travaux créatifs… De la même manière prévoyez plutôt les réunions, les relances clients… l’après midi afin de réserver le matin pour avancer sur vos dossiers.
26. Essayez d’avoir des horaires de travail similaires aux salariés. Si vous travaillez tard le soir et que vous vous levez tard le matin vous risquez d’être décalé avec votre entourage et vos clients. Un bon réflexe est de commencer à travailler tôt (ex: 8h30) pour avancer rapidement  dans votre  travail de la journée.
27. Utilisez les nouvelles technologies pour communiquer plus efficacement avec vos clients, partenaires… Par exemple utilisez Slack.com ou Asana (cf la liste des 150 outils marketing) afin de gérer les projets à distance. Cela vous fera gagner énormément de temps et d’efficacité. De même essayez de limiter le papier, et scanner ou prenez en photo un maximum de documents pour ne plus avoir un bureau “bordélique”. Avoir un bureau propre et bien rangé est le premier pas vers  la sérénité !
28. Préparez vos repas en avance. En effet cuisiner prend finalement beaucoup de temps surtout si on aime les bons petits plats… Une astuce est de préparer de quoi faire 2 ou 3 repas, et de les congeler.
29. Prenez du temps pour sortir de chez vous voir des entrepreneurs comme vous, participer à des soirées networking… D’une part cela fait du bien de rencontrer des personnes dans la même situation que vous, cela permet aussi de trouver des prospects… et enfin cela permet de ne pas se sentir “seul au monde” en alternative à des collègues de bureau. Vous pouvez aussi participer à des groupes Facebook / Linkedin afin d’avoir des relations “virtuelles”, mais rien de remplace des relations “réelles”.
30. Enchainez les actions à la suite, afin de gagner en productivité. En effet si vous faites une série d’appels prospects, de saisie de factures… vous serez plus productif que d’en faire de temps en temps. Donc réservez du temps dans votre agenda pour ce genre d’activités à faire à la chaîne.
31. Investissez dans un matériel de secours, par exemple Blackbaze pour la sauvegarde de votre PC, et un petit PC portable de secours au cas où votre PC principal vous  lâcherait. idem, utilisez et abusez de google Drive et DropBox pour faire une double sauvegarde de vos données.
32. Utilisez les outils de gestion des tâches comme Trello, Evernote… (au pire un simple bloc notes pour gérer vos priorités), et des solutions de web conférence low cost comme Join.me ou Zoom.us.
33. Ne pensez pas que la TV, même en fond d’écoute, ne va pas vous distraire. Pour cela faites un test avec la TV allumée et rien du tout (pas de musique), vous verrez la différence ! Si nécessaire vous pouvez aussi acheter un casque “anti-bruit” qui vous permet de diffuser de la musique tout en supprimant le son extérieur (ex: le Bose QC 25 à 325 € sur Amazon, ou à moindre coût le Black Beats Pro de Plantronics à 125 €).

Si vous êtes capable de tenir cette discipline, alors le travail de la maison peut très bien vous convenir.

Une dernière astuce est d’inviter chez vous un autre entrepreneur comme vous (ou un associer) afin d’avoir une “pression” pour être plus productif et retrouver  un peu l’atmosphère du bureau.

Où aller travailler si on ne veut pas travailler de chez soi ?

Vous n’êtes pas fait pour travailler à la maison ?

Vous n’arrivez pas à avancer aussi vite que vous le voulez quand vous travaillez chez vous ?

Pas de problème… il existe plusieurs options pour palier à l’absence d’un bureau dédié dans une grande entreprise et sa machine à café au bout du couloir.

Si vous vous êtes lancé en indépendant et que vous avancez seul, vous pourriez aussi avoir envie de maintenir un lien social et d’appartenir à une communauté.

Un bureau n’est pas qu’un endroit où l’on va travailler, il est aussi un lieu où l’on maintient un lien social, où l’on peut discuter, recevoir des conseils, partager de bonnes pratiques…

1 – De nombreux cafés (ex : Starbuck…) proposent dorénavant une connexion wi-fi en échange d’une consommation.

Les grandes chaines américaines, mais aussi les petits cafés traditionnels en bas de chez vous ou les bars d’hôtels sont parfaits pour des sessions de quelques heures.

Un café un peu “classe” peut aussi vous servir pour recevoir vos clients de manière conviviale sans pour autant faire trop “amateur”.

Pour des besoins encore plus ponctuels (ex: vous êtes à l’étranger), les web cafés peuvent aussi vous dépanner et facturent votre utilisation Internet au temps passé.

Les bibliothèques peuvent aussi être des solutions intéressantes, à condition d’avoir une connexion 4G ou de travailler off line.

L’inconvénient étant le bruit, les distractions, les limites de temps (on ne peut pas vraiment déjeuner sur place…).

2 – Certaines entreprises peuvent louer des espaces de travail (ex: actionnaires, amis…).

Dans de nombreuses entreprises, il y a des postes de travail vacants, avec un mobilier fonctionnel et une précieuse connexion web haut débit.

L’avantage est que vous pourrez également envisager d’utiliser leurs salles de réunion pour recevoir vos clients.

L’inconvénient viendra peut-être du fait que vous serez ni un collègue, ni un prestataire externe…

Et si votre hôte est un des actionnaires, il pourra très rapidement vous prendre comme un de ses employés, ou pire encore comme le patron de votre entreprise !

3 – Une pépinière d’entreprises / un centre d’affaires

Une pépinière d’entreprises qui permet de mutualiser les coûts locatifs de l’espace en fonction du nombre d’occupants.

Pour les acteurs du digital et d’entreprises innovantes on parle souvent d’« incubateurs de startups ».

Vous disposez de votre petit bureau, et d’un espace de travail, souvent avec une location à l’année ou au mois modulable.

Les centres d’affaires permettent également de louer des bureaux fermés fonctionnels mais sans lieu de vie en commun.

Les pépinières ont aussi des contraintes, comme par exemple d’être une entreprise de moins de X années.

5 – Les espaces de co-working

De nouveaux tiers-lieux professionnels proposent aujourd’hui des espaces de coworking, des bureaux dédiés et de véritables environnements où l’on peut créer du lien et générer des projets professionnels.

Ils viennent du concept anglo-saxon de partager des bureaux et des espaces de vie, avec souvent une flexibilité dans les réservations (ce ne sont pas des bureaux  “fixes” que l’on loue tous les mois, on peut les utiliser selon ses besoins, par exemple 2 ou 3 jours d’affilé pour travailler sur un gros dossier).

Souvent ces espaces permettent aux participants de faire des présentations, des mini formations… et ainsi de profiter des compétences de ses voisins.

 

Quel a été mon choix en tant que Consultant ?

Pour mon activité de consultant en stratégie marketing digital, j’ai choisi de m’installer chez Nextdoor, un espace de travail nouvelle génération qui permet de travailler autrement.

Etre résident dans cet espace de coworking me permet de :

• Me rendre tous les jours dans un environnement professionnel et créatif pour cloisonner vie privée / vie pro
• Recevoir mes clients dans des lieux équipés de salle de réunions, télévisions connectées et accès internet
• Profiter de tous les services d’une entreprise : domiciliation d’entreprise, casiers, cafétéria, conciergerie, parking…
• Développer le networking en rencontrant des profils et des métiers différents
• Proposer mes services et générer des propositions commerciales
• Echanger avec d’autres résidents pour faire avancer ses projets et ceux des autres
• Assister à des événements de motivation lors de conférences d’experts et de leaders d’opinions
• Participer à la vie d’une communauté dynamique mettant en avant le bien être au quotidien

A chacun, alors, de choisir la formule la plus adaptée à sa nouvelle activité et à ses besoins pour maintenir un équilibre entre sa vie privée et son travail.

Et vous, qu’avez-vous choisi ?

Où travaillez-vous au quotidien ?

Avez vous choisi un bureau ? La Maison ? Un espace de co-working ?