Gestion de vos ressources externes : 3 minutes pour se poser les bonnes questions

Uber, Take it Easy... L'actualité est forte sur les acteurs de la Gig Economy, cette économie des "petits boulots". Au-delà des débats que suscitent les succès ou les échecs de ces entreprises, elles sont le symptôme d'une tendance de fond : le développement massif des travailleurs indépendants.

Cette tendance ne s'applique pas qu'aux petits boulots : nombreux sont les développeurs informatiques qui travaillent en freelance, les consultants en marketing ou en ingénierie qui se lancent en indépendants, passent en société de portage, ou plus classiquement en société de conseil ou en SSII.

Le résultat est que, dans les entreprises et les administrations, on fait de plus en plus appel aux compétences et aux talents externes. Ces ressources sortent du périmètre de la DRH, et sont souvent dans le giron des DSI ou des Directions Opérationnelles, en quête de compétences particulières, pour répondre à des besoins d'innovation.

Mais comment gérer correctement ces ressources ?

La gestion des prestataires externes : une nouvelle organisation venue des Etats-Unis

Le marché américain est précurseur de (r)évolutions qui atteignent l'Europe souvent 10 ans plus tard, si ce n'est plus.

C'est le cas pour la gestion des prestataires externes. Il y a une dizaine d'années, constatant la part croissante des ressources externes à la fois dans les ressources humaines et dans les budgets, les entreprises américaines ont évolué.

Des organisations se sont mises en place, soit en externe avec les MSP (Managed Service Providers), soit en interne avec les VMO (Vendor Management Office). De nouveaux métiers, comme Resource Manager, ont vu le jour, permettant par exemple de faire le lien entre les besoins des DSI et les fournisseurs.

Dans les deux cas, il s'agit d'un service qui gère les ressources externes dans leur intégralité (gestion de la relation fournisseurs, sourcing, négociation, logistique, reporting, facturation, contrôle de gestion, juridique...). L'objectif est de mettre en place et de faciliter les processus et les échanges entre les différents services de l'entreprise et avec les fournisseurs, ainsi que de gérer la stratégie d'externalisation de l'entreprise.

En parallèle, des solutions logicielles ont été développées (majoritairement en mode SaaS ou Cloud) pour répondre aux besoins des organisations dans la gestion globale de leurs prestataires externes. On les appelle VMS (Vendor Management System).

Qu'en est-il du marché européen ?

En Europe, les organisations de type Vendor Management Office, couplées à des solutions VMS, sont encore peu répandues dans les entreprises et les administrations.

La part croissante des ressources externes est souvent identifiée, mais pas encore perçue comme un axe stratégique des entreprises. Et pourtant !

Les organisations se satisfont des schémas déjà existants, et la gestion des ressources externes se retrouve à la croisée des chemins entre la Direction Achat, la DSI ou les Directions Opérationnelles, la Direction Financière, la DRH, le Juridique... Le résultat peut être un process discontinu, la multiplication d'outils non interconnectés, la déperdition d'informations et une impossibilité à avoir une vision globale et stratégique des ressources externes.

Que l'on parle de grands groupes, ou de structures plus réduites et positionnées sur des technologies de pointe, la recherche, le développement, l'innovation, sont des piliers stratégiques pour le développement des entreprises.

Souvent, ces projets stratégiques pour l'entreprise nécessitent de recourir à des compétences externes. Le choix des bons prestataires, la capacité à garder la maîtrise sur les technologies et les développements, la question de la propriété intellectuelle, la gestion du risque de défaillance des fournisseurs, l'optimisation des coûts, les risques de délit de marchandage, le contrôle analytique, la maîtrise des contraintes administratives... sont autant de sujets à traiter. Mais par qui ?

Confier le management des ressources externes à l'un ou l'autre des métiers, c'est prendre le risque de ne traiter qu'une partie des enjeux de l'entreprise et d'apporter une réponse incomplète (par exemple, limitée à la seule vision achat).

Votre entreprise est-elle prête ?

Que vous soyez acheteur spécialisé dans les achats hors production, chef de projet, DSI ou directeur opérationnel, quelle que soit votre fonction... Votre organisation fait face à cette évolution. Mais a-t-elle pris conscience de la dimension stratégique de la gestion des ressources externes ?

Et vous, quels sont les outils que vous utilisez pour gérer vos ressources externes ? Aviez-vous déjà entendu parler de Vendor Management System ?

N'hésitez pas à nous contacter pour partager notre retour d'expérience sur les bénéfices d'une solution VMS et discuter de comment celle-ci peut s'intégrer dans votre organisation, ou consultez notre fiche " comment maîtriser votre stratégie d'externalisation ".