Être en affaire no 15: Se structurer adéquatement

Bien classer et archiver ses soumissions

Réussir en affaire

Être à son compte est un choix pour certains, un manque de choix pour d’autres. Tous les vendredis, une nouvelle chronique présente un demi siècle d’expérience en entreprenariat privé et communautaire. 

Raymond Viger     Dossier Réussir en affaire

Un client vous appelle pour avoir une soumission pour un produit ou service que vous offrez. Même si chaque projet est un clé en main, il faut être cohérent sur son coût. Comment réagirait un client qui vous rappelle dans 6 mois ou un an pour le même service et qu’il se fait répondre un prix très différent? Malgré l’inflation, malgré les économies d’échelle sur des produits qui baissent, il y a une limite dans les différences que les clients peuvent accepter et comprendre. C’est pourquoi il ne faut pas « garocher » n’importe quel prix à un client et qu’il faut  pouvoir se « souvenir » des soumissions faites et des budgets demandés. De plus, imaginez que vous êtes plusieurs à donner des prix à la clientèle. Il faut que le prix donné le matin par un employé soit le même qu’un autre en après-midi!

En tant que bon dyslexique, je parle de moi ici, la technique de communication quand je travaillais avec mes collègues était d’avoir un cahier dans lequel nous notions date, nom et coordonnés du client, détail du contrat, prix et conditions. Si nous avions fait une soumission écrite, j’imprimais la soumission que j’annexais à nos archives. Cela nous permettait de retracer rapidement un client qui rappelait. Classé en ordre chronologique avec premièrement le nom du client, nous pouvions facilement retracer l’information à partir de peu d’informations.

Je classe aussi ces informations dans des courriels que je m’envoie. Automatiquement classé par ordre chronologique, j’inscrit dans l’objet le nom du client et quelques mots de références pour me souvenir rapidement du sujet de la soumission. Ces mots clés me permettre de demander une recherche parmi mes courriels et de pouvoir retrouver rapidement la soumission.

Chronique Réussir en affaire

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