[ETUDE DE CAS] La configuration du Festival International du Film Fantastique de Gérardmer

Du mercredi 27 janvier au dimanche 31 janvier 2016 a eu lieu le 23ème Festival International du film fantastique de Gérardmer. Evénement reconnu de tous les cinéphiles, plus de 100 représentations ont été comptées en seulement 5 jours de festival, réparties sur 4 salles de cinéma. Cet événement d’envergure internationale, a nécessité une grosse configuration technique pour nos équipes dans l’objectif d’améliorer au plus l’expérience festivalier.

Le besoin initial du festival

Cette année, le festival s’est appuyé sur ses expériences précédentes pour améliorer le confort du festivalier et sécuriser les réservations. Les demandes de l’organisateur concernaient :

• La digitalisation des réservations : plus de billets en format papier,
• La centralisation de tous les billets sur un seul et même support,
• Le contrôle du taux d’occupation des salles pour qu’un participant ayant réservé une place soit sur de pouvoir entrer dans la salle (ce qui n’était pas le cas auparavant)

Les réponses de Weezevent

Notre équipe commerciale a donc travaillé sur ces différents aspects pour proposer au Festival la solution la plus « fantastique » possible !

• Badge à carte avec QR Code :

Pour répondre la demande de digitalisation des réservations, nous avons décidé de mettre en place un nouveau support qui intégrerait tous les droits, toutes les places, pour une personne sur un seul et même support. La solution de badge à carte avec QR code intégré est apparu comme le moyen le plus facile pour tous.

Grâce à ce badge, le festivalier n’a plus le problème d’avoir une dizaine de places sur lui, toutes ses informations, toutes ses places, sont centralisées directement dans cette carte.

• Création d’un numéro de festivalier :

L’objectif principal de cette année était de créer une plateforme qui permettait au festivalier de gérer lui-même ses réservations. Pour cela, chaque participant s’est vu attribuer, lors de son inscription, un n° de festivalier (retranscris sur le badge). Il fallait également distinguer 2 types de festivaliers :

1. Public = Pass public

Pour simplifier les réservations, le festivalier devait réserver un pass qui donnait accès à une journée, sachant qu’une journée donnait accès à 5 ou 7 représentations.

2. Professionnels (élus, jury, invités, presse) = Accréditations

Les accréditations se matérialisaient également par un n° de festivalier. La différence se trouvait essentiellement dans les droits d’accès. Un code couleur permettait de distinguer les différentes accréditations. Pour personnaliser davantage le badge, une photo y était intégrée.

Enfin, chaque festivalier pouvait retirer son badge à partir de la semaine précédant le Festival, afin d’éviter toute file d’attente, directement sur le site du festival (un point retrait avait été prévu en amont)

• Gestion des quotas :

Afin de gérer au mieux le taux d’occupation des salles de cinéma, notre équipe commerciale a décidé de mettre en place toute une déclinaison de tarifs pour simplifier le process d’achat du festivalier. Les tarifs se déclinaient comme suit :

1. Achat du pass par jour ou pass week-end
2. Choix de la salle (création de « catégorie de tarifs »)
3. Choix de la séance (création de « sous-catégorie de tarifs »)
4. Choix du tarif (création de « tarifs »)

Ainsi, le festivalier pouvait choisir très rapidement à quelle(s) séance(s) il souhaitait participer.

Enfin, il était également prévu, pour combler les quelques places « vides » de dernières minutes, d’avoir un stock de billets papiers pour les personnes n’ayant pas réservé mais souhaitant assister à la séance.

• Développement technique :

La configuration de la billetterie du Festival a permis à notre équipe technique de développer 2 nouvelles options, disponibles aujourd’hui à tous les organisateurs :

• Plateforme membres

L’idée a été de développer un espace dédié exclusivement aux festivaliers qui leur permettait de gérer personnellement, toutes leurs réservations. Nous avons donc mis en place une plateforme où le participant allait s’identifier grâce à son n° de festivalier, renseigné lors de son inscription. Ce numéro lui donnait l’autorisation :

1. De choisir ses séances directement puisque le widget d’inscription y était intégré suivant le nombre de places disponibles
2. D’annuler une séance et/ou de changer de séance, en outre de modifier ses commandes

L’espace membre lui générait automatiquement son programme personnalisé en fonction des séances choisies, en format PDF.

Cet espace membre indiquait à l’organisateur en temps réel, l’évolution de ses ventes et notamment le taux d’occupation de ses salles. Il pouvait donc ajuster ses places dernières minutes.

• Contrôle des accès :

Notre système de contrôle d’accès est déjà très développé et s’adapte à tout type de configurations. Cependant, la configuration du Festival qui se reposait intégralement sur des séances, matérialisées par des catégories et sous-catégories de traifs, a nécessité un développement spécifique.

Notre équipe technique a donc développé un système qui a permis de créer des listes de contrôle par séance et non par événement comme le fait habituellement notre système. Ces listes de contrôle étaient alimentées automatiquement par un script qui mettait à jour le nombre d’inscrits par séance.

Notre contrôle d’accès a permis à l’organisateur de faire rentrer, par exemple, 700 personnes en 30 minutes, fouille incluse. Les longues files d’attentes ont donc été bannies !

Finalités :

Pour résumer, le Festival international du film fantastique a nécessité une configuration lourde les semaines précédant l’événement. Néanmoins, une fois l’événement lancé, sa gestion a été très simple et fluide !

Les festivaliers étaient très satisfaits d’accéder à un espace membre dédié et de gérer et modifier eux-mêmes leur(s) réservation(s) !

Revivez l’année 2015 et ses festivals en images ici : http://blog.weezevent.com/decouvrez-lannee-2015-en-video/