Réussir un e-mailing d’invitation à un événement

Le canal e-mail est idéal pour envoyer vos invitations. Simple, rapide, peu coûteux et avec un retour quasi-immédiat, il est aujourd’hui utilisé par la majorité des organisateurs d’événements.

Mais comment réaliser efficacement votre campagne e-mailing d’invitation ?

Comment être sûr que votre e-mail intéressera vos prospects et les inciteront à se rendre à votre événement ?

Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous donnons 9 conseils indispensables pour réussir un e-mailing d’invitation à un événement.

1. La base de données clients : facteur clé de succès

Vous avez déjà organisé un événement avec Weezevent ? Utilisez la fonction de notre Back Office > Participants > Gérer les participants > Télécharger de notre plateforme pour exporter facilement la liste des adresses e-mails des participants de vos événements précédents. Ils sont une cible très affinitaire sur laquelle vous obtiendrez votre meilleur taux de retour ! Une fois téléchargée, il ne vous reste plus qu’à envoyer le message depuis votre messagerie professionnelle ou d’utiliser une solution d’emailing (telles que Mailchimp, Mailjet, YMLP…) pour paramétrer votre message.

Conseil : pour gonfler votre base de données entre deux événements, nous vous invitons à collecter les adresses des personnes qui vous suivent (sur votre blog, sur votre site) en y communiquant régulièrement des informations en rapport avec votre secteur, votre événement.

2. L’objet doit être simple et attractif

Dès l’objet, l’information principale de votre e-mail doit être visible par le destinataire. L’idéal est qu’il introduise son contenu. Il doit être simple, attractif et ne doit pas être trop chargé (40 à 50 caractères au maximum).

Exemple : « Weezevent vous invite pour son apéro à Carhaix ! »

3. L’expéditeur doit être facilement identifiable

L’expéditeur de votre e-mail doit être reconnaissable au premier coup d’œil. Il doit permettre au destinataire d’identifier facilement votre entreprise, votre produit, ou le nom d’un référent.

Exemple : « Weezevent » ou « Geoffrey pour Weezevent »

4. Le corps de votre message doit être sobre et visuel

Le corps de votre message ne doit pas contenir trop de texte. Préférez un visuel (statique ou animé) qui retiendra davantage l’attention de votre destinataire et n’oubliez pas d’inclure le logo de votre entreprise. Les informations les plus importantes (nom de votre événement, date et lieu) doivent se situer au niveau du header, c’est à dire au début de votre message. Dès la lecture du premier paragraphe ou volet, le destinataire doit pouvoir comprendre votre message.

5. Le fond de votre message doit contenir les informations primordiales

Dans le corps de votre message, n’oubliez pas d’indiquer brièvement :
– Le concept.
– Les intervenants : parler de la présence d’une personnalité peut par exemple influer vos destinataires à se rendre à l’événement.
– Des instructions claires pour s’inscrire.
– Un bouton d’action « Je m’inscris » mis en évidence.

Vous pouvez également y ajouter un lien vers votre site internet, ainsi que des liens vers vos réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn) sous la forme de boutons.

6. Le « call to action » doit être efficace

Faites au plus simple et réduisez au maximum le nombre d’étapes nécessaires à l’inscription. S’il y a un formulaire d’inscription à compléter, essayez de limiter le nombre de champs obligatoires au strict minimum. Pour votre bouton d’inscription, préférez un verbe d’action qui incitera plus fortement vos prospects. Si la situation est adaptée, vous pouvez également utiliser une incentive, telle qu’une offre promotionnelle (par exemple, une invitation offerte aux trois premiers inscrits).

7. Le déroulement de l’envoi doit être réfléchi

Annoncez l’événement suffisamment à l’avance pour laisser le temps à vos participants de s’inscrire, et envoyez un rappel en n’oubliant pas d’enlever les inscrits de votre liste. Pensez également à relancer vos inscrits quelques jours avant l’événement par un e-mail « Remember the date ».  N’hésitez pas aussi à relancer les non-inscrits par un e-mail dont l’objet serait par exemple « Plus que quelques jours pour vous inscrire/pour participer ».

8. Le message doit être personnalisé en fonction du destinataire

Pour que votre e-mail ait plus d’impact, commencez par rappeler l’historique de votre relation avec le destinataire. Segmentez également le message en fonction de la cible, et personnalisez le avec le nom et le prénom du destinataire (par exemple : « Bonjour Madame/Monsieur XXX »). Il est aussi important de personnaliser chaque invitation.

9. Les participants doivent être sollicités après l’événement

Une fois votre événement terminé, laissez passer deux ou trois jours avant de remercier vos participants pour leur présence. N’hésitez pas à envoyer un compte-rendu ou un lien vers une vidéo de votre événement, y compris à ceux qui n’y ont pas participé. Cela pourra les inciter à se rendre à votre prochain événement. Envoyez également un questionnaire de satisfaction afin d’évaluer les points forts et les points faibles de votre événement, et de tenir compte des remarques pour optimiser le suivant.

A vous de jouer !

L’équipe Weezevent

Vous souhaitez obtenir des conseils sur la création de votre billetterie ? Jetez un œil à notre article sur les 10 commandements de la billetterie !