Comment organiser une course à pied sur Weezevent ?

La course à pied est dans l’air du temps !

Cet événement convivial et prisé par les sportifs (sportifs occasionnels inclus) nécessite un vrai travail de fond en amont de la course, quant à la configuration du module d’inscription. Tout organisateur, qui souhaite se démarquer en offrant une inscription simple et efficace, se doit d’apporter une attention toute particulière à cette étape-clé.

Comment faire ?

Weezevent vous accompagne tout au long de votre événement et vous simplifie la tâche avec une interface intuitive et un outil adapté à vos besoins. Au départ, une simple création de compte Weezevent suffit pour commencer votre configuration.

Avant l’événement :

Une fois les informations de base renseignées (localisation, date, descriptif, etc…), Weezevent propose une multitude d’options à paramétrer qui affinera votre module d’inscription. A travers celles-ci, vous pourrez traiter les différentes problématiques d’une course à pied, telles que :

- La gestion des prix et des départs : vous allez pouvoir configurer votre course pour organiser des départs par vague. La création de plusieurs tarifs classés dans différentes catégories vous permettra d’avoir un module d’inscription clair et compréhensible pour le participant en plus de sélectionner le tarif désiré (tarif normal, tarif enfant, tarif réduit, etc…)

- Le formulaire d’inscription : Weezevent met à disposition un formulaire personnalisable afin de connaître au mieux vos participants ! En plus des informations habituelles comme l’âge, le sexe ou la ville d’origine, cet outil vous permettra d’enrichir votre connaissance client en demandant, par exemple, la taille d’un tee-shirt (goodies toujours très appréciés par les coureurs).

– Egalement, certaines courses nécessitent d’avoir un accord médical pour y participer. Via Weezevent, vous pouvez demander une pièce justificative (CNI, Certificat médical) que vous pourrez modérer grâce à notre plateforme et confirmer l’inscription du coureur ou pas.

- La gestion des équipes : nous avons mis en place une nouvelle option qui vous permet de gérer la création et la gestion des équipes. Lors des inscriptions, les chefs d’équipes reçoivent un code qu’ils distribuent à leurs coéquipiers pour qu’ils puissent rejoindre leur équipe et profiter ensemble du prix et de la course !

Pendant l’événement :

– Le jour de votre événement arrive à grand pas ? Il est temps de configurer vos listes de contrôle qui vous permettront de contrôler les billets. Pour les configurer, vous devez être connecté au Back Office Weezevent puis vous rendre dans Contrôle d’accès > Liste de contrôle > Ajouter.
Vous allez définir quel(s) billet(s) vous accepterez lors du contrôle, en fonction des tarifs et des départs. Cet outil est très efficace pour les départs par vague.

– Le jour J, vous pourrez effectuer un contrôle de la convocation simple et rapide. Si vous désirez attribuer un dossard à un participant, rien de plus simple : grâce à nos douchettes de contrôle qui centralisent toutes les informations, vous pourrez utiliser notre mode appairage. Ce mot étrange permet simplement d’établir une liaison entre le e-ticket et le dossard que vous aurez préalablement imprimé.

Découvrez le mode opératoire de notre solution en images, ici à l’occasion de la Color Run :

Après l’événement :

– Vous pourrez obtenir toutes les statistiques de votre course : connaître le nombre de participants attendus, le nombre de participants présents, le nombre de dossards attribués… grâce à un tableau de bord disponible depuis l’onglet Statistiques de notre Back-Office. Weezevent vous permet une analyse simple et rapide grâce à cet outil intuitif et synchronisé en temps réel (grâce à une connexion WIFI).

– Autre point intéressant : la gestion de votre base de participants. Vous allez pouvoir rentrer dans une analyse approfondie de tous vos participants.  Vous retrouverez dans un document Excel (format CSV) toutes les données recueillies dans votre formulaire d’inscription. Vous pourrez ainsi fidéliser votre base en lui adressant par la suite, les résultats, les photos de l’événement et les prévenir par e-mail des prochains événements que vous organiserez.

Les points forts de notre solution :

– Soyez présents là où vos potentiels participants le sont ! Simple et rapide, intégrez votre module d’inscription en ligne sur Facebook, c’est un formidable moyen pour vous, organisateur, d’être connecté, plus proche d’eux.

– Egalement, Weezevent vous aide à communiquer sur votre événement tout en gardant l’identité visuelle de votre « marque » en offrant la possibilité de l’intégrer directement à votre site internet. Un simple copier/coller vous permet d’insérer un module d’inscription à votre site. Le Raid Avenue Pelissanne, un exemple propre et efficace d’intégration :

Cas Pratique : consultez notre interview de Jeff, cofondateur de la Ruée des Fadas qui nous explique pourquoi et comment il utilise Weezevent http://blog.weezevent.com/interview-de-jeff-cofondateur-de-la-ruee-des-fadas/

Vous êtes convaincus ? N’attendez plus et testez gratuitement notre solution d’inscription en ligne !

Une question ? N’hésitez pas à nous contacter par e-mail à l’adresse contact@weezevent.com.