Gestion du STRESS: La meilleure manière de gérer ses mails – British Psychological Society

 » You’ve got mail ! « , c’est le titre de ce rapport de la British Psychological Society qui aborde le  » double-tranchant  » du courrier électronique, à la fois outil précieux de communication, mais aussi source de stress, de pression et de frustration. Recevoir beaucoup de mails peut en effet être stressant, mais ce n’est pas la quantité  » qui compte « , c’est surtout la manière de les gérer. Des conclusions et des recommandations, présentées à la Conférence Annuelle de la même Société, qui suggèrent que trop de perfectionnisme et le besoin de se sentir toujours maître de la situation, sont 2 comportements qui peuvent se retourner contre nous. Il y donc des habitudes à ne pas développer, des réactions émotionnelles à mieux gérer, pour éviter le stress des mails et son impact négatif tant sur notre productivité que notre bien-être.

L’étude a été menée, au Royaume-Uni, auprès de 2.000 salariés de différents secteurs professionnels, et a documenté leur expérience, leur utilisation et leur perception du courriel. Différents facteurs tels que la technologie, le comportement, ou encore la personnalité ont été pris en compte.

L’analyse suggère que la majorité des utilisateurs développent de mauvaises habitudes :

·   Près de la moitié des utilisateurs programment des notifications de réception sur leur mobile ou autre dispositif,

·   62% suivent leur boîte de réception en permanence tout au long de la journée.

·   Enfin, les utilisateurs qui, en plus, vérifient leur boîte tôt le matin et tard le soir, sont ceux qui présentent les niveaux les plus élevés de stress et de pression.

·   La relation est forte entre l’utilisation du  » push e-mail  » et le niveau de pression ressentie,

Certains facteurs comme la personnalité, qui modère la relation entre la pression perçue avec les e-mails et l’équilibre travail-vie personnelle, influent sur la pression ou le stress perçus et sur la performance au travail. Ainsi les personnes qui évaluent comme faible leur propre capacité de contrôle sur leur environnement ou qui ont une faible confiance en elles-mêmes vont subir cette pression de plein fouet. L’estime de soi est inversement associée au stress perçu. La perception de son auto-efficacité également. En revanche, la névrose est associée à la pression ressentie.

Un outil à double tranchant : Le Dr Richard MacKinnon, co-auteur de l’étude décrit le courrier électronique comme une épée à double tranchant et son utilisation intelligente à adapter en fonction de la personnalité de chacun :  » il n’existe pas de politiques et de procédures standard pour minimiser l’impact négatif de l’email. Chaque utilisateur est différent à la fois dans sa perception du stress et son organisation de travail. Ce qui fonctionne pour certains est peu susceptible de fonctionner pour d’autres « .

Quelques recommandations cependant :

·   Laisser de côté son mail tôt le matin ou dans la soirée : il n’y a alors aucune urgence à consulter ses mails.

·   Mieux planifier sa journée et prioriser son travail, permet e ne pas donner la priorité à sa boîte de réception.

Couper ses  » pushs  » ou fermer son application de messagerie durant certaines plages de la journée, permet de prendre le contrôle de sa messagerie.

Quelques pièges à éviter :

·   L’absence de normes claires pour communiquer via email que ce soit au niveau du langage utilisé, des niveaux de familiarité ou du délai de réponse. Cette absence de normes conduit parfois à l’interprétation erronée ou au malentendu.

·   Contrairement à la communication par contact en face- face ou par téléphone, l’e-mail est exempt de signes non verbaux, comme le langage du corps ou l’expression du visage. Avec le risque encore de mauvaise interprétation ou de connotation négative involontaire.

·   Le courrier électronique peut-être trop spontané, à la fois dans sa réaction ou dans sa fréquence. Cela augmente le risque d’impulsivité tout autant que le volume d’e-mails envoyés et reçus.

·   Une fois envoyé, un email ne peut plus être corrigé ou précisé…Il est donc conseillé de bien réfléchir voire dans certains cas d’attendre une journée avant de l’envoyer.

·   Le sentiment de surcharge conduit les utilisateurs de messagerie à ressentir du stress. Il est bon de nettoyer sa liste d’expéditeurs autorisés, de désabonner ses spams…

·   L’email est parfois un élément de distraction, qui détourne l’attention des vraies priorités. Se donner des plages de consultation précises dans la journée peut aider à mieux se concentrer.

Un rapport à lire donc.

Source: Futur Work Centre Jan, 2016 You’ve got mail! Research report 2015

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