Je suis actuellement sur une mission où une de mes tâches consiste à organiser une série de réunions départementales, sur différents thèmes liés à l’urbanisme, l’architecture… J’ai plus ou moins « carte blanche » quant aux lieux où se dérouleront ces réunions… L’embarras du choix !
Saviez-vous que le lieu d’une réunion est un des facteurs de succès de la réunion ?
Avant d’opter pour un endroit particulier, je pèse le pour et le contre…
1. Au siège régional de mon client : mon client a l’avantage du terrain
Avantages :
- Il bénéficie de tous les moyens logistiques de son entreprise : téléphone, fax, internet, supports matériels…
- Il est le maître des lieux, ce qui serait un atout psychologique très utile si par exemple il devait annoncer des mauvaises nouvelles.
Inconvénients :
- Certains participants risquent de lui reprocher de mettre son entreprise en avant (le siège régional de mon client étant aussi une agence départementale de la région).
- L’environnement trop habituel du bureau, sans compter que mon client risque d’être dérangé par des collaborateurs.
2. Dans une des agences départementales : mon client est à l’extérieur tout en restant en interne
Avantages :
- C’est l’occasion pour mon client responsable régional de présenter une de ses agences à ses collègues du siège et d’apporter la preuve de son efficacité.
- Plus le lieu de la réunion est éloigné du siège, moins mon client risque d’être dérangé pendant l’événement (véridique ! Encore un effet psychologique ?).
Inconvénients :
- Mon client ne bénéficie pas de l’importante infrastructure dont il dispose à son siège.
- Il préside la réunion mais il n’en est pas l’hôte (ce qui exige beaucoup de tact de sa part).
3. Dans un hôtel : mon client est en terrain neutre
Avantages :
- Moins d’organisation : l’infrastructure nécessaire est mise à disposition par l’hôtel
- L’éloignement du bureau permet de limiter les interférences de toute nature
- La rupture avec les activités commerciales quotidiennes et le nouvel environnement créent des conditions de réflexion favorables. Indispensable pour annoncer par exemple de grands changements.
Inconvénients :
- Il n’est pas toujours facile d’évaluer le professionnalisme du centre d’accueil (ce sera le sujet du prochain article : mes critères de sélection 😛 ).
- Mon client n’aura pas de spécialiste « maison » sous la main pour répondre à certaines questions spécifiques.
- Les frais directs sont importants… mais ils existent aussi lors des réunions organisées en interne : le personnel mis à contribution a aussi un coût.
Qu’en pensez-vous, j’ai oublié quelque chose ?
Dirigeants, où est-ce que vous préférez tenir vos réunions ?