Choisir le bon lieu pour organiser une réunion ou un séminaire

Je suis actuellement sur une mission où une de mes tâches consiste à organiser une série de réunions départementales, sur différents thèmes liés à l’urbanisme, l’architecture… J’ai plus ou moins « carte blanche » quant aux lieux où se dérouleront ces réunions… L’embarras du choix !

Saviez-vous que le lieu d’une réunion est un des facteurs de succès de la réunion ?

Avant d’opter pour un endroit particulier, je pèse le pour et le contre…

1. Au siège régional de mon client : mon client a l’avantage du terrain

Avantages :

• Il bénéficie de tous les moyens logistiques de son entreprise : téléphone, fax, internet, supports matériels…
• Il est le maître des lieux, ce qui serait un atout psychologique très utile si par exemple il devait annoncer des mauvaises nouvelles.

Inconvénients :

• Certains participants risquent de lui reprocher de mettre son entreprise en avant (le siège régional de mon client étant aussi une agence départementale de la région).
• L’environnement trop habituel du bureau, sans compter que mon client risque d’être dérangé par des collaborateurs.

2. Dans une des agences départementales : mon client est à l’extérieur tout en restant en interne

Avantages :

• C’est l’occasion pour mon client responsable régional de présenter une de ses agences à ses collègues du siège et d’apporter la preuve de son efficacité.
• Plus le lieu de la réunion est éloigné du siège, moins mon client risque d’être dérangé pendant l’événement (véridique ! Encore un effet psychologique ?).

Inconvénients :

• Mon client ne bénéficie pas de l’importante infrastructure dont il dispose à son siège.
• Il préside la réunion mais il n’en est pas l’hôte (ce qui exige beaucoup de tact de sa part).

3. Dans un hôtel : mon client est en terrain neutre

Avantages :

• Moins d’organisation : l’infrastructure nécessaire est mise à disposition par l’hôtel
• L’éloignement du bureau permet de limiter les interférences de toute nature
• La rupture avec les activités commerciales quotidiennes et le nouvel environnement créent des conditions de réflexion favorables. Indispensable pour annoncer par exemple de grands changements.

Inconvénients :

• Il n’est pas toujours facile d’évaluer le professionnalisme du centre d’accueil (ce sera le sujet du prochain article : mes critères de sélection 😛 ).
• Mon client n’aura pas de spécialiste « maison » sous la main pour répondre à certaines questions spécifiques.
• Les frais directs sont importants… mais ils existent aussi lors des réunions organisées en interne : le personnel mis à contribution a aussi un coût.

Qu’en pensez-vous, j’ai oublié quelque chose ?
Dirigeants, où est-ce que vous préférez tenir vos réunions ?