Lors de la dernière formation que j’ai offerte, un apprenant m’a demandé comment il pouvait faire pour mettre en évidence les sous-totaux d’une longue liste de données, après avoir utilisé la fonction du même nom. Évidemment, il savait comment le faire manuellement, mais il souhaitait obtenir un truc pour le faire rapidement. Cet article vise à répondre à cette question.
Fonction Sous.total ou Subtotal
La fonction Sous.total (ou Subtotal) est une fonction assez puissante dans Excel. Malheureusement, la plupart des gens qui l’utilisent en saisissent mal l’étendue et l’emploient dans sa forme la plus simple, i.e. via le menu Données (ou Data). Ils ne l’utilisent donc que pour insérer des sous-totaux dans une plage de données. Ce faisant, ils ignorent toute la richesse de cette formule. Je parle d’une facette de cette fonction intéressante dans l’article Astuce Excel : Faire la somme des données filtrées, que je vous invite à relire. Mais dans le cadre de cet article, nous nous limiterons à l’insertion de sous-totaux par le biais du menu Données (ou Data).
Plage de données de départ
Pour illustrer comment appliquer un format conditionnel à des sous-totaux, nous allons utiliser une toute petite plage de données. Mais évidemment, la même technique peut être utilisée sur une plus grande plage de données.
Insertion de sous-totaux
Nous avons débuté par insérer des sous-totaux de ventes, à chaque changement de groupe.
Présentation des sous-totaux
Excel a donc inséré des lignes pour présenter les sous-totaux et le grand total.
Mettre en évidence les sous-totaux et le grand total
Pour mettre en évidence les sous-totaux et le grand total, nous avons sélectionné notre plage de données et nous avons inséré la formule suivante dans la boîte de dialogue du format conditionnel:
Ainsi, pour chaque cellule de la colonne B dont les 5 derniers caractères correspondent à « total », Excel applique un remplissage de cellule jaune. Il applique le format conditionnel autant aux cellules de la colonne B que de la colonne C, puisque nous avions sélecionné l’ensemble des données avant d’insérer notre formule de format conditionnel.
Quelques alternatives
Personnellement, j’appréciais jadis beaucoup la fonction Sous.total (ou Subtotal) pour faire la somme de données filtrées et autres trucs du genre mais depuis, elle a été dépassée par la fonction Agregat (ou Aggregate). Et je n’ai jamais été une grande fan de l’insertion de sous-totaux dans une plage de données.
Je préfère largement les alternatives suivantes:
Mettre la plage de données sous forme de tableau et y ajouter des segments (slicers):
Créer un tableau croisé dynamique:
Sachant que nous pouvons double-cliquer sur un total par groupe pour avoir le détail des données du groupe, au besoin:
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