L'esprit collaboratif n'a jamais été plus nécessaire en entreprise qu'aujourd'hui pour échanger de l'information, partager des documents, et plus globalement optimiser la communication et le partage d'expertise entre des équipes de travail de moins en moins cloisonnées.
Mettre en place une plateforme de travail collaboratif comporte ainsi de réels enjeux et constitue un projet qui nécessite quelques astuces pour être un succès. Voici 8 bonnes pratiques qui vous faciliteront la tâche :
1/ Avoir l'appui de la direction
S'appuyer sur la direction mais aussi sur les seniors managers permet de donner de la légitimité au projet. Il sera perçu comme important par les collaborateurs qui s'investiront d'avantage pour faire avancer le projet.
2/ Monter une équipe polyvalente
Il vous sera plus facile de mener à bien votre projet si votre équipe se compose de personnes d'expertises diverses.
3/ Bien définir la mission
Préparez-vous à expliquer de manière claire et précise la raison de ce projet. Si vous en êtes incapable, il vous sera d'autant plus difficile de convaincre vos collègues.
4/ Déterminer la cible utilisateur et ses besoins
Comme pour tout projet il faut en déterminer précisément les enjeux. Des entretiens avec les collaborateurs aideront à réaliser quels sont leurs besoins, leurs attentes, et par là même déterminer en quoi le projet peut répondre à ces besoins.
5/Mettre en place un plan de communication cohérent
Pensez à définir un message qui prenne en compte tous les interlocuteurs, et qui soit déclinable en fonction des destinataires et des supports (off et on line).
6/Accompagner et animer la communauté de manière innovante
Oubliez les documents PDF qui ne sont pas forcément adaptés pour la présentation de sujets complexes et souvent jugés ennuyeux par les collaborateurs. Utilisez des outils plus interactifs (tutorats, formations collaborateurs) et déterminez un responsable par espace pour créer une dynamique d'échange entre les utilisateurs.
7/Evaluer régulièrement
Mettez en place des systèmes d'évaluations pour mesurer la progression de votre projet, son niveau de réussite et vérifier la bonne utilisation de la plateforme.
8/Une ergonomie simple
L'interface de votre outil doit être simple claire et intuitive si vous ne voulez pas rebuter les collaborateurs.