Un événement interne est un moment clé de la vie d'une entreprise. Il doit aider à faire passer un message, créer de l'adhésion ou de l'enthousiasme, parfois redonner de la confiance. Il est donc important de le préparer le plus en amont possible afin de définir le contenu, le format et la tonalité générale. Faire preuve d'innovation et savoir se renouveler afin de surprendre et intéresser son public est devenu un challenge auquel communicants internes et agences d'événements partenaires de ce type d'opérations sont régulièrement confrontés.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, veillez à respecter les 6 étapes essentielles d'un événement interne réussi :
- La sélection et la réservation d'un lieu adéquat doivent être effectuées le plus en amont possible. Le plus simple est de monter l'événement dans son entreprise quand on dispose d'une salle adéquate. Sinon, il faut avoir recours à la location. Les contraintes porteront alors sur le budget alloué à l'événement.
- L'étape suivante est la définition du public visé. On ne dit pas la même chose quand on s'adresse à ses dirigeants, à ses cadres, ou à l'ensemble de sa force de vente. Il faut ensuite définir la thématique et l'éditorialiser : trouver un bon sujet, avec une bonne accroche et parfois même un visuel adapté participent à la réussite de l'événement et permettent de bien le mémoriser ; varier les formats des différents contenus, mixer vidéos et présentations, prévoir des moments d'échanges, organiser des plénières et des ateliers ou des sous-commissions, mais aussi laisser du temps libre pour favoriser les contacts : il est essentiel d'introduire de la variété et du rythme.
- Ensuite, il faut élaborer le bon casting en sélectionnant les intervenants. Faire appel à une personne hors de l'entreprise, de préférence connue, permet de montrer que l'entreprise reste ouverte sur l'extérieur. Un dirigeant d'un autre secteur, qui vient apporter sa vision et partager sa stratégie, un sociologue qui donnera sa lecture du fonctionnement de l'organisation, un politique qui partage son idée de la société, un économiste, qui livre ses clés de compréhension du monde, un journaliste, qui porte son regard critique sur l'entreprise. Les choix sont multiples et doivent être affinés en fonction de la culture de l'entreprise et de l'actualité du moment.
- Autre élément à prendre en compte : la date. Il faut veiller au calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine : le lundi, le vendredi, le mercredi. Enfin, avant de poser une date, il faut penser à vérifier dans son environnement professionnel qu'aucun autre événement ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. De même, rester en veille sur de possibles grèves des transports ou sur les prévisions météo constitue une règle de prudence à suivre absolument.
- Enfin, après l'événement, il est toujours utile d'envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants, afin de mesurer leur niveau de satisfaction. Prendre en compte leur feedback permettra d'améliorer l'événement suivant !
Extrait de
Dynamiser sa communication interne
Valérie Perruchot Garcia
Collection: 100% Pratique Entreprise, Dunod
2012 - 192 pages - 150×210 mm
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