Contrôle / Vente sur place : le Wifi sur votre événement ?

Vous vous êtes surement déjà posés la question sur la nécessité d’une connexion à Internet lors de l’accueil et du contrôle d’accès ou pour faire de la vente. Voici donc les principales réponses à vos questions avec la solution Weezevent.

Ce que je peux faire sans connexion Internet

Accueil et contrôle d’accès des visiteurs :

• Sur listing papier édité par Weezevent : vous pouvez à tout moment télécharger et imprimer la liste de vos participants en la triant par Nom, Prénom, n° de Billet ou encore par type de tarif. Cette liste comprend une case qu’il vous sera facile de cocher. Cette liste est téléchargeable quand vous êtes connectés dans > Contrôle des accès > Listes de contrôle > BOUTON Télécharger cette liste au format de contrôle pdf.

• Avec votre iPhone, iPad ou iPod et l’application WeezAccess : vous pouvez utiliser un ou plusieurs de ces terminaux avec notre application gratuite WeezAccess pour accueillir et contrôler votre public sans qu’une connexion Internet ne soit nécessaire. Cependant, veillez à bien précharger via une connexion Internet la liste de contrôle en question avant de vous rendre sur l’événement pour ne pas être bloqué une fois sur place. La base de donnée ainsi sauvegardée sur l’appareil sera ensuite utilisable sans Internet, ce qui l’empêchera donc de se mettre à jour et de remonter par exemple les nouvelles ventes réalisées. De même si vous utilisez plusieurs appareils pour fluidifier l’opération, les appareils ne dialogueront pas entre eux et un même billet/code-barre pourra passer sur plusieurs appareils. C’est donc un scénario à éviter si de la fraude est à prévoir. Après l’événement, vous pourrez synchroniser l’appareil afin de faire remonter les données stockées localement sur chaque appareil et ainsi retrouver en ligne la liste des présents (une colonne « composté » se trouve dans l’export de la liste des participants).

• En louant des lecteurs professionnels auprès de Weezevent : si vous n’avez pas d’iPhone, iPod ou iPad ou pour des raisons de confort et de performance d’utilisation, vous pouvez louer auprès de Weezevent des iPods équipés d’un lecteur de code-barre professionnel (WeezAccessPro). Ces appareils fonctionnent avec notre application gratuite WeezAccess et sont donc opérationnels sans connexion Internet (veuillez lire le paragraphe ci-dessus à cet effet).

Vente sur place :

• En imprimant des stocks de billets avec Weezevent : si vous n’êtes pas sold-out avant le début de l’événement et que vous souhaitez proposer des billets à la vente, vous pouvez simplement imprimer un stock de billets pour les différents tarifs proposés. Cette fonction appelée  » impression de stock (menu Vendre > impression de stock » vous permettra de générer un ou plusieurs pdf contenant un ticket par page qu’il vous suffira ensuite d’imprimer avec n’importe quel imprimante de bureau. Attention, pour que les billets ainsi générés soient scannables, veillez à faire cet édition avant de charger vos listes de contrôle. En plus vous n’aurez pas de frais de commission ! Si vous disposez d’une imprimante thermique compatible avec notre service, vous pourrez aussi imprimer ces billets sur celle-ci. Après l’événement, afin d’avoir des comptes-ronds, pensez à bien supprimer vos invendus dans la Liste des Participants.

• En imprimant des tickets avec un imprimeur : pour avoir un rendu très beau et qualitatif ou par simplicité, vous pouvez également faire imprimer des billets à souche auprès d’un professionnel. Ce n’est pas une obligation, mais si vous ne dessouchez pas ces billets et que vous souhaitez pouvoir les scanner, pensez à importer dans Weezevent (menu Vendre > Distributeurs > Imports distributeurs > autre) la série de code-barre générée par l’imprimeur.

Ce que je peux faire avec une connexion Internet

Contrôle d’accès :

• Avec votre iPhone, iPad ou iPod et l’application WeezAccess ou avec nos WeezAccessPro : vous pourrez ainsi avoir une vue en temps réel sur le nombre de personnes scannées ou encore attendues, sur le taux de remplissage ou encore vérifier si monsieur Dupont est déjà entré dans l’événement. Grâce à la connexion, vous pourrez suivre toutes ces informations précieuses depuis l’autre bout de la zone. Vous pouvez également avoir plusieurs points de contrôles d’accès, ainsi les douchettes communiquent entre elles via le réseau Wifi. Cela permet ainsi d’éviter la fraude puisque les appareils se synchronisent entre eux. Cela permet aussi d »avoir une vue unique du nombre de personnes sur site (plus besoin d’additionner les compteurs individuels des appareils). Autre avantage, vous pouvez laisser les ventes en ligne ou sur place ouvertes si vous n’étiez pas sold-out.

- Vous avez une coupure wifi pendant votre contrôle ?

Pas de soucis ! Nos douchettes sont asynchrones et continueront de fonctionner quoi qu’il arrive ! Elles se resynchroniseront une fois le wifi revenu !

• Via mon interface Weezevent sur mon PC ou Mac : si vous n’avez pas d’appareil de scan, vous pouvez utiliser l’interface Weezevent pour composter directement les participants ! Pour se faire, rendez-vous dans la gestion de votre événement puis sur le logo « clé et marteau » situé en haut à droite => contrôle des accès => listes de contrôle => Bouton voir les participants de cette liste de contrôle => composter. Vous pouvez faire une recherche par nom, prénom, code-barres ou n° de billet.

Vente sur place :

• Utiliser le guichet Weezevent : quand vous avez un Internet stable, le meilleur moyen de vendre vos billets sur place, c’est d’utiliser notre guichet car il est directement lié à votre compte Weezevent, ce qui permet de mettre à jour en temps réel vos entrées. Cela permet également que les billets vendus soient scannés dans la foulée. En cas de vol de vos billets vierges, ceux-ci ne pourront pas être scannés au guichet à l’inverse des billets que vous auriez pré-imprimés en avance.

Bonnes pratiques et astuces

• Solution de back-up : si votre dispositif dépend d’Internet pour la vente sur place, si vous utilisez les Guichets de vente Weezevent notamment, prévoyez une clé 3G/4G qui pourra prendre le relais temporairement. Attention, cette méthode peut être assez instable car elle dépend du réseau cellulaire et donc de chaque opérateur (Orange, Bouygues, SFR) et doit donc être une solution de secours ! (Contactez-nous) A défaut, vous pouvez aussi imprimer un stock de billets qui peuvent servir en cas de coupure inopinée du web.

• Pour les événements de grande envergure : Festiv’it, Frekences et Actistream sont des entreprises qui s’occupent de déployer un réseau Internet sur le lieu de l’événement.

• Vérification de votre dispositif : en cas de doutes, n’hésitez pas à nous contacter pour nous demander notre avis sur votre dispositif, nous pourrons vous poser les bonnes questions !

• Un technicien Weezevent à vos côtés : pour vous assurer que tout fonctionnera parfaitement et pour vous soulager de la préparation, installation et formation des équipes, … vous pouvez commander l’intervention d’un de nos spécialistes. Cette prestation coûte 400 euros ht par journée (transport et catering restent à la charge de l’organisateur).

• En cas d’urgence : si vous avez un smartphone, utilisez le partage de connexion que propose celui-ci (dépend du réseau cellulaire et décharge rapidement la batterie) pour connecter temporairement vos appareils.

• Astreinte technique : si vous rencontrez des difficultés lors de l’exploitation, vous pouvez nous appeler au standard (01 84 16 55 67) pendant les horaires de bureau ou sur l’astreinte technique (09 51 25 49 97) réservée aux organisateurs les week-ends et soirs après 19 heures.

En résumé :

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Pour plus d’informations sur les spécificités techniques des besoins Internet, rendez-vous sur notre support technique.

Vous trouverez également une présentation succincte des différentes solutions de contrôle dans votre interface organisateur, dans l’onglet Contrôle des accès > Solutions de contrôle.