Un plan de travail pour gagner du temps

Si vous êtes comme moi un procrastinateur averti, ce message pourrait vous aider. Je ne dis pas que j’ai la solution, mais je vais tenter de vous offrir quelques pistes de travail. Il ne faut pas se leurrer, dans le monde du travail, rien ne se passe comme nous pourrions le souhaiter et les imprévus sont nombreux. Cependant, il peut être intéressant de limiter les contraintes.

Comme d’habitude, les basiques sont à la rescousse. Dans le cadre de votre activité (de community manager par exemple), vous devez prioriser les tâches. Vous devez être capable  de déterminer en un clignement d’œil les sujets qui devront être  réalisé en un temps imparti (fin d’un concours, démarrage d’un projet,…) de celles qui sont accessoires (réponse à un mail, appel non urgent).

Une astuce de priorisation des tâches

En début de semaine, lister toutes les tâches impératives et urgentes qui doivent être réalisé. Vous pouvez utiliser ce tableau pour vous aider et le modifier à votre convenance. L’important est qu’il vous permet de rapidement repérer les missions importantes. Vous pouvez rajouter des items mais attention à ne pas trop en faire car vous risque de vous noyer rapidement. Ce tableau peut être fait tous les lundis avant même le démarrage de la journée. Mieux vaut prendre 30 minutes pour réaliser ce travail cérébral. Ce temps ne sera pas perdu. Foi de « bordélique » !

Ensuite, vous devez mettre en place un système journalier, avec un code couleur. Souvenez vous de votre enfance où à l’école vous aviez un planning avec différentes couleurs en fonction des matières. Faites pareil ! Cela fonctionne et surtout vous permet une meilleure gestion de votre temps. Prenons un exemple : votre patron vous demande de rendre un travail pour 16 h. Vous devez donc commencer votre journée par ce travail car vous connaissez votre contrainte horaire. Après ! bah il n’y aura peut être pas d’après… Démarrez par cette mission car vous vous garder un temps de sécurité et pourquoi un temps de pause… Rappelez vous de ce chapitre : une des règles pour bien affronter un rendez-vous important, c’est d’être préparé.

Pour résumer : créez vous un planning hebdomadaire des tâches à réaliser et un planning journalier pour répartir votre temps pour mener à bien ces tâches. N’omettez pas d’insérer des instant de sécurité pour l’imprévu et les tâches non urgentes.

Faire appel à un ami

Une évidence  ! Si vous travaillez surtout derrière un écran, vous vous sentez parfois seul. Et pourtant, avec les réseaux sociaux, vous avez de nombreuses possibilités pour pouvoir accomplir certaines tâches de manière plus efficace. Il existe de nombreux groupes de discussion sur Facebook, LinkedIn ou bien encore Google+ qui permet de s’entraider en fonction de son secteur d’activité. Posez des questions pertinentes qui vous permettront de gagner du temps. N’oubliez pas que cherchez une réponse dans son coin est chronophage surtout lorsqu’un autre professionnel dispose peut-être de la bonne solution pour vous en faire gagner.

Autrement dit la recherche d’information peut vous faire gagner du temps. Lorsque vous rencontrez une difficulté sur un projet, contactez votre donneur d’ordre ou bien recherchez des projets similaires sur internet. Soyez curieux et appelez le monde. D’autant que ce travail vous forgera une expérience qui vous permettre de gagner un temps précieux pour des missions futures.

Les adeptes du lean management ne diront pas le contraire : face à un travail périlleux et imposant, il est toujours utile de le morcelez en sous-tâche. Utilisez la technique du Lego. Emboîtez les cubes au fur et à mesure de l’état d’avancement en définissant au préalable l’ordre de réalisation. Il est plus aisé de déterminer le temps nécessaire pour des petites tâches que pour des grandes. Ensuite, c’est un jeu d’addition qui permet d’obtenir le temps nécessaire pour aboutir au bon résultat.

Mon temps imparti pour la rédaction de ce billet est maintenant dépassé, je vous laisse et je vous dis à bientôt. N’hésitez pas à tester un planning pour la semaine prochaine…

Réseaugraphie :

Lorsque vous avez un projet à mettre en place, je vous invite à utiliser la méthode du WBS : méthode qui consiste à vous organiser pour fragmenter votre projet en tâche et en sous-tâche. Permet d’avoir une visibilité parfaite de l’ensemble des besoins et du temps que vous devrez accomplir pour les réaliser.

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