Vous arrivez à 9h à votre lieu de travail et après avoir salué vos collègues et pris un café, vous vous asseyez à votre bureau, prêt à commencer votre journée. Vous ouvrez le dossier Martin et travaillez dessus pendant 5 minutes avant que votre téléphone ne sonne. C’est votre collègue Joséphine, qui a besoin d’une info sur un autre dossier. Vous passez un quart d’heure à chercher l’info dans votre ordinateur avant de la lui envoyer rapidement par mail. Vous rouvrez de nouveau le dossier Martin mais après à peine un quart d’heure après, votre chef vient vous voir pour vous demander de lui rédiger un mémo jusqu’à ce soir. Résigné, vous vous attelez à la tâche en vous disant que vous finirez de travailler sur le dossier Martin cet après-midi… tout en sachant pertinemment que d’autres interruptions viendront encore vous déranger.
C’est un scénario que tout travailleur connait bien : les interruptions au travail. Elles ne sont pas si anodines que ça et elles coûtent chers : les pertes sont estimées à 1 trillion d’euros par an pour l’économie américaine par Johnathan Spira[1], spécialiste de la question. En plus du temps perdu à faire autre chose, chaque interruption demande à la personne concernée plusieurs minutes pour réussir à se reconcentrer sur sa tâche primaire : cela peut prendre jusqu’à 23minutes. Dans ces conditions, il est facile de comprendre les chiffres (qui semblent absolument fous) sur les pertes engendrées pour les entreprises.
Au-delà des pertes financières pour les entreprises, les interruptions au travail ont également des conséquences psychologiques pour les travailleurs. Ils n’arrivent pas à rendre les tâches demandés par leurs supérieurs hiérarchiques dans les temps, les rendant ainsi plus stressés, avec une plus mauvaise estime d’eux- mêmes et de leur travail.
Edward G. Brown, consultant sur le management du temps pour des grandes entreprises, conseille de limiter au maximum ces interruptions, afin de permettre aux salariés de se concentrer pleinement sur leurs tâches. Voici ses principaux conseils afin de limiter ces interruptions et d’augmenter votre productivité :
- Identifier vos « voleurs de temps » : il peut s’agir de vos collègues qui ont besoin d’un conseil sur un dossier, de vos amis ou de votre famille qui vous appellent alors que vous êtes au bureau ou encore même d’Internet ;
- Une fois vos voleurs de temps identifiés, mettez en place des « temps dédiés » ou des stratégies afin de réduire le temps perdu. Par exemple, convenez avec votre chef qu’il ne doit pas vous interrompre entre 10h et 12h. S’il a des questions ou des tâches supplémentaires à vous faire faire, il sait qu’il peut venir vous voir à 12h ;
- Installez sur votre ordinateur un programme type Internet Lock qui vous empêche d’accéder à Internet pendant un temps déterminé. Ainsi, vous serez moins tenté d’aller jeter un rapide coup d’œil (qui peut vite se transformer en 30min) à Facebook ou aux infos du jour ;
- Désactivez la fonction pop-up de votre programme d’email. Définissez des temps dédiés pour répondre à vos mails.
Ces quelques techniques peuvent vous aider à gagner jusqu’à 60% de temps en plus. Vous ne saurez même plus quoi faire de tout ce temps supplémentaire…
[1] http://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/06/01/interruptions-at-work-can-cost-you-up-to-6-hours-a-day-heres-how-to-avoid-them/