Par Laurence Plourde
Parce que je suis la tête plongée dans l’organisation d’une fête surprise pour quelqu’un (qui ne lit pas le blogue!), j’ai décidé de vous partager une liste de choses toutes simples à faire pour bien préparer la fête.
Je vous conseille de commencer les préparatifs 8 à 10 semaines à l’avance.
10 semaines avant
L’équipe
C’est important de ne pas tout préparer seul. Deux têtes valent mieux qu’une. Et surtout, on peut se séparer les tâches!
La planification de la fête
- Date de l’événement : Dès le début, fixez une date et une heure (au moins 30 minutes à 1 heure avant l’arrivée du fêté) pour que vous puissiez commencer à aviser vos invités.
- Le style de fête : est-ce un BBQ, une fête dans un restaurant, une fin de semaine de filles, un party au chalet?
- L’endroit : Où se tiendra le BBQ/quel restaurant vous choisirez?
- Le thème : s’il y en a un, choisissez un thème selon la personnalité du fêté.
- La nourriture : Préparerez-vous toute la nourriture ou vous ferez appel à un traiteur? Demandez également à vos invités s’ils ont des allergies ou s’ils sont végétariens
- Les frais reliés à l’événement $$$ : Qui paye quoi? Les organisateurs payent tout? Les invités doivent débourser un montant donné? Chacun amène un plat?
- Un cadeau collectif : Informez vos invités concernant un cadeau collectif s’il y en a un. Ne soyez pas trop demandant côté cadeau, surtout si les invités amènent de la nourriture.
Choisir les invités et envoyer les invitations
Choisissez vos invités délicatement. Invitez seulement ceux qui, selon vous, sont vraiment importants pour le fêté, sinon vous risquez de vous retrouver avec une liste de 18565083 personnes. Faites le tour de vos souvenirs (et le tour de Facebook, ça aide) pour inviter les bonnes personnes. Ensuite, concocter une invitation pour envoyer par courriel ou par la poste (Pinterest est une mine d’or d’inspiration) et indiquer tous les détails. Insistez sur le fait que c’est une SURPRISE et qu’ils doivent garder l’information secrète.
Petit truc très personnel : Utiliser une plateforme de collaboration (Google Doc) est idéal pour garder le cap sur les invités. Vous pouvez faire un tableau dans lequel vous notez le nom des invités, la façon de les contacter (Facebook, téléphone, courriel, etc.), la date qu’elle a été contacté, sa réponse, ainsi qu’une colonne pour ajouter une note (allergie, responsabilité, etc.)
Deux-trois semaines avant
Cherchez des idées de décorations DIY si la fête se déroule chez quelqu’un
OU
Réservez l’endroit où vous souhaitez souligner l’anniversaire
Préparez un plan pour vous assurer que l’invité soit disponible lors de cette fête. Inventez une raison banale au fêté : un petit souper de fête, un verre dans un bar, un après-midi piscine.
Une semaine avant
Procurez-vous le matériel nécessaire et préparez la confection des décorations
Deux jours avant
Si vous le souhaitez, envoyez un courriel aux invités pour reconfirmer leur présence à l’événement. Avisez-les de stationner leur véhicule loin du lieu où se déroule la fête.
Faites-vous une liste et achetez toute la nourriture et les breuvages.
La veille
Préparer toute la nourriture la veille pour profiter du party, autant que tout le monde.
Le jour même
Faites le ménage de la maison (s’il y a lieu) et décorez comme vous le souhaitez!
ENJOY!