Comment organiser et réussir un Web Séminaire – Partie 1

Dans cette série d’articles, nous allons vous faire découvrir comment organiser et réussir ses web-séminaires.

Le web-séminaire est souvent sous-évalué et sous-utilisé alors que c’est l’un des meilleurs outils pour convaincre les gens de commander un produit.

Avec un Web Séminaire, vos prospects ont un accès direct à un expert (vous !) qui vous offre du contenu et de la valeur, et qui est là pour répondre à vos questions en live (qui permet d’adapter les réponses à leurs problèmes, et de lever tous les doutes à l’achat).

Mais c’est quoi un Web Séminaire ?

Le web-séminaire est tout simplement un séminaire qui est joué sur internet en ligne, sauf qu’au lieu d’être en face d’un public, on est devant son PC !

Les plus étant de pouvoir

– répondre aux questions individuelles posées par Chat (alors que dans une conférence peu de gens osent poser des questions),

– faire une offre promo immédiatement et faire commander,

– enregistrer pour un replay

– ….

Les Web Séminaires se sont démocratisés  il y a quelques années, d’abord aux États-Unis avec les nouvelles technologies de communication, surtout grâce à un coût qui s’est largement réduit.

En effet au lieu d’être un outil cher avec un paiement à la communication téléphonique, c’est désormais un outil gratuit avec par exemple Google Hangout (grâce à la VOip, c’est à dire l’utilisationn du PC pour téléphoner).

En plus de Google Hangout, il y a d’autres outils payants :

– Webinar Jam : une solution de Web Séminaire spécialement conçue pour les événements marketing

– Webex &  GotoMeeting : les leaders historiques du marché

– http://www.webikeo.fr/ : un spécialiste français qui a la particularité de proposer de récupérer les prospects inscrits aux différents web séminaires.

Dans les challengers low cost, vous avez en particulier Webinar Jam.

Voici une comparaison des fonctions et des prix des principales solutions de Web Conférence :

Bien que les solutions soient matures, actuellement il y a encore 1/3 des entreprises ne font pas de Web Séminaires, alors que 8% en font quasiment tous les jours !

L’intérêt des Web Séminaires, c’est qu’ils permettent très facilement d’organiser une présentation comme si on le faisait de manière physique, il suffit d’avoir un Powerpoint et un micro-casque.

C’est très important d’avoir un micro-casque, car avec le micro intégré au PC il y a énormément de bruits de fonds ainsi que des bruits lorsque vous tapez au clavier.

Pour cela vous pouvez utiliser par exemple le micro Microsoft Livechat LX 6000 (53 €) :

Attention : n’achetez pas un micro casque de faible qualité (ex: un micro casque à 20 €), car la qualité de son est vraiment trop médiocre.

Si vous n’avez pas une très bonne connexion internet, évitez d’utiliser Google Hangout.

En effet autant la vidéo peut suffire avec Google Hangout (votre écran se fixe), autant le son devient rapidement inaudible si vous avez une mauvaise connexion internet.

De même Google Hangout ne vous permet pas de gérer les inscrits, le temps d’attention, faire du chat, mener une enquête en ligne, envoyer des SMS de rappel… C’est donc une bonne solution gratuite limitée.

Si vous voulez lancer un Web Séminaire “Pro”, utilisez une solution “Pro”.

Le coût de ces solutions de web-conférences est devenu mineur, par exemple avec Webinar Jam (35 € / mois), avec un nombre illimité de participants.

Si vous avez un petit nombre de participants, vous pouvez utiliser aussi Skype qui permet de faire de la visioconférence jusqu’à 10 personnes.

A noter : Si possible, utilisez le téléphone et non la voix sur IP. Le problème est que la qualité du son est parfois médiocre, surtout si votre connexion Internet n’est pas super rapide.

Les Web Séminaire sont surtouts intéressants dans le B2B (et moins dans le B2C) car dans le B2B il faut souvent convaincre d’abord le prospects avant de le faire commander.

En B2B via les Web Séminaires, vous pouvez montrer votre position d’expert et la valeur de ce que vous apportez (le système de la vente en 2 temps).

En B2C la vente est plus facile (car l’enjeu est moindre), et souvent il y a beaucoup moins de choses à montrer.

L’organisation type d’un Web Séminaire

Votre séminaire commence toujours par

– une petite introduction expliquant en quoi vous êtes un expert dans la thématique,

– suivie du problème auquel vous allez répondre, et vos conseils pour les résoudre,

– après vous pouvez éventuellement donner une partie de votre méthode,

– et vers la fin vous présentez votre offre (« si vous voulez en savoir plus, j’ai un produit »).

– mais finissez toujours par des questions-réponses, c’est le plus important pour convaincre et réduire les freins à l’achat.

Par exemple, si vous prévoyez 45 minutes pour votre séminaire, prévoyez 10 à 15 minutes de questions-réponses au minimum.

En effet la durée moyenne d’attention pour un Web Séminaire est de 56 minutes :

Attention : Si vous avez plus de questions que prévu, continuez à y répondre et gardez les gens le plus longtemps possible tant qu’ils ont encore des questions.

C’est en répondant à une question que vous répondrez à leurs besoins et leurs attentes, et les convaincrez d’acheter.

Une fois qu’ils n’ont plus de questions, ils n’auront plus aucune raison de ne pas acheter…

Dans ce contexte, n’ayez pas peur de faire durer le web-séminaire plus longtemps que prévu, car ça veut dire qu’il y a de l’intérêt.

Vous devez donc répondre suffisamment bien aux questions pour convaincre de l’intérêt de votre produit.

En plus si vous avez demandé aux participants leurs principales attentes avant la date du web séminaire, vous aurez de quoi préparer vos réponses. Il suffit de les envoyer lorsque vous faites vos invitations par e-mail ou emails de relance.

 
Généralement il faut prévoir votre web-séminaire bien en amont, car il y a un délai d’au moins 6 semaines pour que les participants puissent s’organiser pour participer.

Sachant qu’il est essentiel de faire des relances, selon une étude de 2014 :

– 16 % s’enregistrent 3 semaines avant

– 26% entre 1 et 2 semaines

– 30% la dernière semaine

– 28% le dernier jour

Important : Faites un essai de votre solution de Web Séminaire avant, car on voit souvent les gens avoir un problème avec le téléphone, la connexion internet, le mot de passe, de partage d’écran, etc. Proposez donc aux co-présentateurs de s’entraîner avant si vous êtes plusieurs.

Comment définir le sujet de votre Web Séminaire ?

Avant de commencer la partie logistique, vous devez définir la cible de votre web séminaire, le sujet qui va les pasionner et les gens qui vont présenter.

Les présenteurs peuvent être seuls, ou tout simplement cela peut être vous-même si vous êtes seuls et présentez votre produit.

Cependant il peut être intéressant de faire appel à un groupe d’experts et travailler en partenariat.

Ça marche généralement très bien, on le fait souvent avec Google Hangouts qui est une solution gratuite de web-séminaire.

Organiser un Web Séminaire à plusieurs peut être juste un outil de génération de trafic, sans avoir de nouveau produit à vendre (le but étant de capitaliser sur la présence des autres présentateurs pour obtenir de la visibilité).
Il faut bien entendu que les présentateurs s’engagent à faire de la promo.

De mon expérience, les co-présentateurs ne font pas une grosse promo quand ils ont une grande notoriété, ils relaient plutôt sur Twitter et c’est relativement light.

Il faut compter surtout sur votre liste de prospects, les abonnés à votre newsletter, les relais réguliers avec des communications régulières.

 
Si vous avez plusieurs co-présentateurs, n’hésitez pas à faire régulièrement un point d’avancement et pour caler les interventions.

D’expérience, par exemple faire une mini répétition avant via Skype ou votre solution de Web Séminaire pour caler la présentation entre tout le monde.

Ayez à chaque fois réalisez des slides avec un modèle communs, c’est-à-dire que vous allez créer un modèle de slides sur PowerPoint que vous présenterez aux autres pour qu’il y ait des similarités entre les présentations.

Veillez à bien prévoir le planning, l’organisation, les dates de répétitions, la date de remise des slides… plus vous serez structuré, plus les co-présentateurs prendront la chose au sérieux.

Pour inciter les personnes à participer et à commander vos produits, vous pouvez offrir un bonus pour ceux qui ont suivi votre séminaire jusqu’au bout valable uniquement pour eux (avec une durée limitée), car si ça dure trop longtemps, les gens vont réfléchir et finalement pas acheter.

Ensuite, il y a la “landing page”, c’est à dire la page où les gens s’inscriront.

Ne faites pas un article de blog mais vraiment une page dédiée, ou même une landing page avec un nom de domaine spécifique pour cette conférence, un produits ou une série de conférences.

Après la page d’inscription, il y a les e-mails d’invitation, puis la confirmation une fois que les gens sont enregistrés.

Ayez ensuite au minimum deux e-mails de relance, l’un une semaine avant et l’autre une heure avant.

Si possible, envoyez un SMS à vos participants.

Je le fais toujours la veille, en donnant comme prétexte « n’oubliez pas votre login/mot de passe » ou « n’oubliez pas de tester en amont en cas de problème technique », le but étant de mettre un peu de logistique pour le message ait l’air important.

Vous pouvez préparer à l’avance un e-mail de remerciement une fois que les gens ont participé ainsi qu’un e-mail pour ceux qui n’ont pas participé avec les slides par exemple.

Il y a une technique consistant à ne pas mettre tous les slides en disant que ceux qui ne participeront pas ne recevront qu’une partie des slides ou qu’ils ne recevront pas les questions-réponses, etc.

Pour cela il suffit d’indiquer que les personnes inscrites recevront une version “light” des slides, et ceux qui participent auront des “bonus”.

Le but est de faire en sorte que les gens viennent et participent.

A quelle heure faire son Web Séminaire

Pour faire son web-séminaire, il y a plusieurs horaires stratégiques.

Vous pouvez commencer le matin quand ils arrivent au travail pour ne pas demander de rentrer chez eux plus tôt, ou alors à la pause de midi.

Mais d’expérience il y a des chances que les gens prennent une pause déjeuner en vous oubliant, soient ils sont en réunion et finalement ils ne viennent pas, soit ils oublient…

Si vous faites votre Web Séminaire le soir, veillez à ne pas le faire aux heures où les gens sortent du boulot (ex: 18 à 19h30) mais plus tard comme 20h, mais pas trop tard non plus (ex : pas après 22h).