Réussir l’organisation de l’accueil téléphonique

L'accueil téléphonique sert à centraliser tous les appels d'une entreprise vers un pôle, afin de ne perdre aucun appel et surtout en permettant aux sociétés d'avoir une permanence via le télésecrétariat, pour que ses clients aient des interlocuteurs professionnels et surtout spécialisés dans le domaine. Ceci pour éviter les appels en absence, mais aussi d'organiser les rendez-vous en gérant les agendas, donner des renseignements et de transférer les appels vers la bonne destinataire.
Fonctionnement et gestion de la permanence téléphonique
Pour réussir l'organisation de l'accueil, les appels sont dispatchés vers des secrétaires spécialisés. Les appels internes traitent l'accueil téléphonique, mais aussi physique dans les locaux par un secrétaire ou par une standardiste. Concernant les appels externes, ils sont traités par des prestataires qui sont des sociétés spécialisées ou centre d'appel, ou par une télésecrétaire si le volume d'appel n'est pas conséquent. Pour une gestion des appels réussie, les sociétés externalisent ses appels en externe vers des centres d'appels qui traiteront les VPC, hotline ou service après-vente. De ce fait, chaque type d'appel est traité par un secrétaire spécialisé qui apportera l'explication voulue par le client.
Des appels personnalisés et structurés
Les appels doivent être personnalisés et bien structurés pour satisfaire les clients. La politesse et le sourire des secrétaires sont implacables ce qui est un gage de qualité. Tous les appels sont systématiquement traités de façon humaine avec un horaire étendue, par des professionnels accueillants, qui respectent les chartes d'appels téléphoniques et maîtrisent les techniques d'accueil. Les informations sont transmises en temps réels par différents supports de communication, tels le fax, SMS, email, ce qui garantira l'efficacité de la permanence téléphonique.

Pour conclure, un accueil téléphonique bien réussi apporte des avantages considérables pour les entreprises, des professions libérales et artisans. Les clients sont traités avec respect et répondus de façon humaine, polie et souriante, mais aussi les collaborateurs ne sont plus dérangés par des appels et peuvent se concentrer dans leur travail.
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