La tendance pour les séminaires d’entreprise en 2015 est aux destinations proches et sur de courtes durées. Pour limiter les dépenses sans sacrifier leur événement, les entreprises choisissent souvent de partir 2 jours et 1 nuit. Pour le choix du lieu, cela peut-être un endroit accessible en 2/3 heures de train ou de voiture, ou bien même à 2 heures de vol. Ainsi, l’Europe est très demandée, avec, par ordre de préférence : Barcelone, Lisbonne, Sicile, Sardaigne, Prague, Berlin, Budapest. Le Maroc, Malte et la Turquie plaisent aussi beaucoup, mais sur une durée de 3 jours minimum, à cause du temps de vol.
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Mon métier de courtier en événements d’entreprise me donne un bel aperçu de l’évolution du marché. Je constate notamment que les réunions sont remplaçées par des incentives, l’idée étant de fédérer au maximum les collaborateurs (pour les motiver, les féliciter, les encourager à la solidarité lorsque l’entreprise ne va pas très bien…). Aussi, sauf dans les cas extrême de licenciements massifs, je constate que le séminaire incentive reste d’actualité dans de nombreuses sociétés. A la différence près que les budgets sont revus à la baisse, et que l’on se tourne de plus en plus vers la France.
Un nombre qui revient souvent : 500. C’est la somme allouée par participant, quelque soit l’événement, ce qui biensûr n’est pas suffisant pour se rendre à l’étranger. Un message d’ailleurs difficile à faire passer, car on pense à tort trouver des billets d’avion à moins de 100 euros. Or, ce sont des prix d’appel pour les réservations individuelles. Lorsqu’on voyage en groupe, à mesure que l’avion se remplit, le prix des billets augmente. De plus, il est essentiel d’avoir un ou plusieurs accompagnateurs sur place pour fédérer les activités, s’assurer que tout se déroule bien, etc. Et ce service se paye. Impossible de réserver de petits restaurants à 20 euros, il faut se tourner vers des établissements plus importants qui imposent des menus groupe tout compris plus cher. Sans compter les hôtels qui doivent répondre à des normes de qualité strictes lorsqu’on voyage en groupe (propreté, emplacement, qualité du petit déjeuner, rénovation des chambres…) : un petit 2 étoiles de seconde zone ne peut pas faire l’affaire, sauf si l’agence qui le propose à envie de rembourser son client au retour ou de se fâcher avec lui ! Pour toutes ces raisons, il faut prévoir, pour un événement à l’étranger de 2/3 jours, entre 700 et 1200 euros/personne (suivant la destination, le standing de l’hotel, etc.). Pour la France, un budget de 500 euros tout compris avec le transport nécessite de loger dans un village-vacances modeste. Exception : le Maroc, où l’on peut en période creuse organiser des événements entre 500 et 600 euros par personne. Mais les 3h d’avion et le passeport obligatoire nécessitent une certaine souplesse.
Pour l’incentive, les entreprises souhaitent des activités originales, qui n’aient pas un air de déjà vu, et qui compensent la durée parfois très courte de l’événement. Une régate à Barcelone sur une demi-journée, une privatisation de tramway touristique à Lisbonne avec apéritif local à bord, une tournée des bars à tapas à Séville…
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L’activité d’agence événementielle devient de plus en plus difficile à exercer, car le client souhaite la sécurité de l’organisation mais n’en a pas les moyens financiers. Aussi, une fois sur deux, le client finit soit par renoncer à l’événement, soit par monter lui-même le projet (avec tous les risques juridiques que cela comporte), en assemblant le vol, l’hotel et les sorties et activités.
C’est dans ce contexte compliqué qu’intervient le courtier en séminaires, pour aider gratuitement le client à trouver une agence à la fois fiable et peu chère.