5 commandements pour un community manager en vacances

Toujours connectés, les community managers, comme de nombreux salariés, voient la frontière entre temps professionnel et temps personnel disparaître progressivement. Difficile pour certains de ne pas répondre à leurs mails à 23h ou de refuser de répondre à un coup de fil du patron le weekend. Alors quand viennent les vacances, il convient de suivre quelques commandements pour profiter sereinement.

Tes collègues tu brieferas

Bien entendu, impossible de prendre des vacances sans l'accord de son manager mais il est aussi indispensable de s'accorder avec ses collaborateurs. Ces derniers devront prendre partiellement le relais lors de votre absence. Plusieurs points sont à fixer avec eux. Pour leur permettre de veiller au grain, vous devez leur donner accès aux comptes que vous gérez, directement sur les RS ou par votre outil de Social Media Management ( Hootsuite, Agorapulse, etc.). Votre collègue pourra ainsi surveiller les éventuels commentaires ou MP reçus.

S'il accepte de vous relayer (et vous lui rendrez la pareil bien entendu), il ne connait pas nécessairement l'environnement de vos clients. Pensez donc à lui expliquer rapidement les sujets sensibles et éventuellement votre politique de modération. Mais le point essentiel réside dans la gestion de la communauté. Transmettez-lui un document rapide lui permettant de répondre aux questions les plus courantes. Pour les autres demandes, mettez-le en contact avec la personne, chez votre client, qui pourra le renseigner ou répondre directement aux fans une fois alertée.

Tes publications tu programmeras

Impossible de laisser les comptes de vos clients inactifs pendant une semaine ou plus. Pensez-donc à programmer des publications pendant votre absence. Là encore, les outils de Social Media Management seront vos alliés. Une publication par jour et par réseau est un minimum. Bien entendu, il faut les choisir avec soin. N'oublions pas que vous ne pourrez pas gérer tous les commentaires potentiels. On évitera donc les sujets controversés. Attention, même certaines discussions triviales peuvent attirer nos amis les trolls.

Mieux vaut jouer la prudence, une petite baisse d'engagement vaut mieux qu'un flot de critiques sans réponse. Un peu de légèreté, une pincée d'actus Corporate ou Produit et quelques liens externes devraient vous permettre de maintenir les réseaux sociaux actifs sans prendre de risques. Si vous avez l'habitude de publier en toute autonomie, n'hésitez pas exceptionnellement à faire appel à un regard neuf qui pourra éventuellement juger sensible un sujet que vous pensiez neutre. Pensez à prévoir aussi des messages pour le jour de votre retour. Vous aurez surement beaucoup de choses à gérer.

Même si le but des vacances est de déconnecter, à moins de partir au milieu de l'Amazonie, vous pourrez toujours recadrer vos publications programmées si cela s'impose.

Tes clients tu informeras

Pour éviter les demandes urgentes pendant les vacances et les clients inquiets, le plus simple reste de les informer de votre absence à venir. Deux semaines d'anticipation permettent de recevoir et de traiter les demandes urgentes afin de les régler avant de partir.

Faites avant tout le point de votre côté puis dresser la liste des questions à régler avant votre départ. En annonçant vos congés à chacun de vos clients, précisez quels éléments seront bouclés avant le jour J et demandez-leur s'ils voient d'autres priorités à traiter. Précisez également que vous avez bien prévu des publications sur la période concernée et que vous avez également organisé une passation temporaire avec un collaborateur qui veillera sur les réseaux sociaux.

Avec un peu d'anticipation et d'information, vous rassurez votre client, vous montrez votre capacité à prévoir et vous avez ainsi saisi l'opportunité de prouver que vous êtes une personne de confiance qui prend soin des réseaux sociaux qui lui sont confiés. Et ça, ça n'a pas de prix.

Ton retour tu anticiperas

Partir c'est mourir un peu mais c'est surtout revenir. Le retour doit lui aussi être anticipé. Dès votre retour au bureau, vous croulerez probablement sous les mails urgents, les newsletters à trier, les alertes à consulter, alors mieux vaut être organisé.

Avant de partir, faites déjà le ménage dans votre boite mail pour qu'elle soit moins chargée à votre retour. Pensez bien-entendu à activer votre message d'absence pour éviter de recevoir 5 mails de relance et laissez un message vocal sur votre ligne professionnelle si nécessaire.

Fixez déjà un petit moment de débriefe avec le collègue qui vous aura relayé. Rien de très long, juste ce qu'il faut pour être à jour. Vous serez ainsi rapidement informé des éventuelles réactions de vos communautés mais également de vos clients, prestataires, etc. Cela vous aidera aussi à établir une liste de priorités.

Pour pouvoir faire rapidement le tour de tous les points de vérification à votre retour. Vous pouvez également régler les onglets de démarrage de votre navigateur. Il pourra ainsi s'ouvrir automatiquement à votre retour sur les éléments essentiels. Un exemple pourrait être Hootsuite + boite mail + Google Analytics + Asana + Talkwalker. Ainsi, tous les éléments clés seront prêts à être vérifiés

Des priorités tu définiras

Malgré la meilleure organisation et votre envie de profiter pleinement de vos vacances, vous ne pourrez probablement pas vous empêcher de jeter un œil à vos mails ou aux réseaux sociaux de vous clients. (Attention vous souffrez peut être de FOMO) Alors n'oubliez pas de vous fixer des priorités pour ne pas que vos vacances se transforment en télétravail.

Un collègue vous demande un rapide conseil par mail ? Ça peut surement attendre votre retour. Un follower répond à votre tweet ? Un favori rapide peut suffire. Un utilisateur de Facebook insulte votre client et le traite de voleur et personne ne semble l'avoir vu ? Peut-être qu'il faut tout de même lui consacrer quelques minutes. Chacun placera le curseur où il le souhaite mais il est important de décrocher sinon vos vacances risquent de ne pas être très reposantes. En plus de cela, le jour où vous êtes réellement dans l'incapacité de répondre, cela pourrait jouer contre vous.

On a beau adorer notre boulot, quelques jours de vacances sont toujours les bienvenus, vous êtes maintenant prêts à en profiter pleinement pour revenir avec les batteries bien rechargées.