![Travailler avec un échéancier - la technique des 43 dossiers (ou](http://media.paperblog.fr/i/752/7522365/travailler-avec-echeancier-technique-43-dossi-L-r6X3Pt.jpeg)
1. L'échéancier analogique
![Travailler avec un échéancier - la technique des 43 dossiers (ou](http://media.paperblog.fr/i/752/7522365/travailler-avec-echeancier-technique-43-dossi-L-yNjsfy.jpeg)
- Pour un commercial :
Cet outil est particulièrement pertinent pour un commercial qui doit suivre et entretenir un portefeuille de clients : chaque fiche client va comprendre les dates de contact et les dates de relances ainsi que les tâches à réaliser (devis à écrire, suivi de projets, après-vente, etc...). Le commercial se munit des fiches concernant les rendez-vous de la journée, fiches qu'il mettra à jour avec les nouvelles informations recueillies après chaque rendez-vous. Il lui suffit de stocker les fiches dans les intercalaires concernés pour planifier le suivi. - Pour une assistante, mais aussi pour un manager ou tout collaborateur concerné par le souci d'anticiper :Il permettra de regrouper les tâches à faire matérialisées par un écrit : organisation des voyages, planification des réunions et préparation des ordres du jour, préparation des parapheurs et des signatures, regroupement de demandes clients, suivi de tâches déléguées, etc...
- Pour un gestionnaire de projet :Il y a beaucoup de tâches dans les projets qu'il est difficile de programmer précisément avant de s'être suffisamment rapproché de l'échéance. On voit bien qu'il y aura un ensemble de tâches à réaliser dans la semaine N, mais on ne peut préciser effectivement la date de délivrance du travail projeté. On regroupera les tâches prévues sous la forme de listes à stocker dans les intercalaires mensuels, ainsi que les plannings de sous-projets et tous les documents sources d'échéance (notes de réunion pour préparer un compte-rendu, suivi analytique de projets, etc....).
2. L'échéancier numérique
Si vos sources d'échéances sont matérialisées par des e-mails l'utilisation du principe de l'échéancier est tout-à-fait envisageable, et différentes possibilités s'offrent à vous :- le plus simple est d'utiliser les fonctions de suivi existant dans tous les bons clients de messagerie (indicateurs de suivi Outlook, drapeaux dans Lotus Notes, fonction "Activer le suivi" dans Gmail, etc....)
- une autre façon de procéder est de créer dans votre outil de messagerie des dossiers de stockage "A faire", à l'identique de l'échéancier analogique : 12 dossiers de mois, 1 dossier "Mois en cours" avec (éventuellement, mais je ne vous le conseille pas dans cette version numérique) 31 sous-dossiers quotidiens
Points de vigilance
Comme tout système impactant la gestion d'un workflow, la technique de l'échéancier implique la mise en place d'une routine qui s'accommode peu du laissez-aller. Cela nécessitera de faire le point sur vos en-cours régulièrement, sans doute quotidiennement, et d'alimenter le système tout aussi régulièrement dès qu'une source d'échéance se déclenche.Par ailleurs, beaucoup de personnes (dont je fais partie) utilisant cette technique insistent sur l'importance d'utiliser l'échéancier pour les tâches faisant partie d'un processus : il ne s'agit pas que d'un outil de gestion de rendez-vous (ce qu'il peut faire aussi) - mais un agenda ou un calendrier sont beaucoup plus adaptés à cette fonction. Il s'agit plutôt d'un outil, autant qu'une méthode, qui poursuit trois finalités :- reculer son horizon temporel pour mieux anticiper,
- constituer des en-cours de tâches sans se préoccuper de la façon dont on les effectuera précisément avant de démarrer le mois en cours
- faciliter la programmation des tâches à effectuer en procédant à des arbitrages réalistes dans le mois en cours