Ok, ce billet est intitulé comment j'organise ma boîte mail. En vrai, c'est plutôt comment je devrais organiser ma boîte mail.
L'usage de l'email, au même titre que le texto, est devenu incontournable dans la communication moderne, facile et rapide. Cela est vrai au bureau et aussi dans le cadre privé. Sauf qu' entre une mauvaise organisation et la quantité d'informations parfaitement inutiles que l'on reçoit au quotidien, on se laisse vite déborder.
Marre de faire une fouille archéologique à chaque fois que je dois rechercher un mail important, Ok c'est décidé j'organise ma boîte mail !
Ca vous intéresse? Alors, voici 7 astuces pour reprendre le contrôle de sa boîte électronique et bien organiser ses mails.
Oui, sérieusement! Je me suis rendue compte d'une chose ces temps. J'ai cette fâcheuse tendance à vérifier (trop) régulièrement mes emails sur mon téléphone, merci Steve ! Et finalement je me rends compte que cela ne me fait pas gagner plus de temps que ça. A part quelques rares messages que je peux traiter ici et là dans le trajet du bus ou pendant la promenade du chien, finalement je dois quand même revenir par la suite sur les mails importants pour pouvoir les traiter effectivement une fois que je suis " posée " quelque part, c-à-d avec mon ordinateur ou agenda ou autre outil qui me serait nécessaire. Ou simplement posée ET disponible.
Alors je me dis que je vais arrêter de consulter mes mails de cette manière. Je vais arrêter de vérifier à tout bout de champ s'ils vont bien, s'ils se sont reproduits depuis la dernière fois, s'ils sont toujours là ? Oui, je veux arrêter cette distraction. Je vais plutôt tenter dès maintenant de relever mes messages électroniques uniquement à des périodes de temps où je serai effectivement disposée à les TRAITER, avec la disponibilité matérielle (d'outils et de temps) et mentale nécessaires.
Justement, un moyen d'arrêter de consulter ses mails pour rien c'est aussi de désactiver les notifications d'emails. Sources de grande distraction et finalement de stress. C'est comme un gyrophare qui s'allume à chaque fois " Vous avez un message, vous avez un message !! ". Y a pas le feu au lac comme on dit ici
Traitez vos e-mails ponctuellement dans la journée, une fois par jour au moins. Ou une fois le matin et une fois dans l'après-midi par exemple. Dans cette plage de temps, vous serez plus efficace en étant concentrée uniquement sur cette activité.
Traitez vos e-mails par ordre d'apparition à l'écran. Sinon c'est le meilleur moyen de sauter de suite sur le mail de votre meilleure copine à la 6 ème ligne et d'oublier définitivement les 5 mails précédents qui ne seront jamais ouverts et qui encombreront inutilement votre boîte électronique. Imaginez à la fin de la semaine la montagne virtuelle de mails non traités.
De la même manière que le traitement des papiers et du courrier " physique ", une organisation efficace de sa boîte mail demande quelques bonnes habitudes. J'agis rapidement : j'ouvre, je prends connaissance, je réponds si besoin et si la réponse peut être rapide, j'efface si l'information n'est pas utile à garder (ou je note l'information ailleurs et j'efface le message). Si le message demande un traitement plus important, je peux le classer provisoirement dans un dossier dédié. Suivant certaines situations, c'est aussi plus efficace d'envoyer une réponse par texto ou de prendre le téléphone pour converser de vive voix ! Plus humain aussi non ?
3)Eduquer ses correspondants
En utilisant ces quelques bonnes pratiques, peut-être arriverez-vous à faire passer le message à vos interlocuteurs pour qu'ils en fassent de même.
Utilisez des phrases courtes et simples. C'est un peu le principe de l'email en même temps, mais sans aller jusqu'au langage texto non plus, ça pique les yeux!
Utilisez également un titre d'objet explicite, cela amène plus de clarté pour que votre correspondant sache d'office en quoi concerne le message. Ce sera aussi plus facile à identifier, à classer et à retrouver pour lui.
Si vous avez une bonne copine qui vous inonde de blagues douteuses ou de diaporamas de papillons et de licornes que vous n'avez plus le temps de lire, il serait peut-être temps de lui dire! Cela encombre inutilement votre messagerie.
Il peut s'avérer utile pour organiser sa messagerie d' avoir différentes adresses électroniques : une réservée aux amis et proches pour l'échange de " vraies " nouvelles, éventuellement une autre pour recevoir les offres commerciales ou que vous utiliserez pour les signatures de blogs ou de forums par exemple. Une adresse spéciale pro aussi si besoin, parce que loloutte12836@yahoo.com, ça fait pas très sérieux sur un CV ou une carte de visite, non?
Supprimez les messages obsolètes (notifications de livraisons de produits, confirmations de RDV passés ...etc). Désabonnez-vous des newsletters inutiles que vous ne lisez jamais, sauf l' infolettre d'Organisation-maison bien sûr!
Videz au moins 1 fois par semaine la corbeille. Installez des filtres anti-spam, ça permet aussi de faire le tri.
Vous aurez compris j'aime bien les choses explicites! Utilisez des noms de dossiers ou libellés facilement identifiables pour classer vos messages : famille, admin, perso, commandes e-commerce ... Vous pourriez aussi utiliser selon vos besoins des libellés d'ordre prioritaire : à traiter dans la journée, dans la semaine ...etc. Au fond, on pourrait simplement reprendre le même système de classement qu'on fait avec le courrier physique.
Alors vous, vous faites comment question organisation de votre boîte mail ?