Un PV doit être établi après chaque réunion d'un CE/CHSCT, qu’il s’agisse de réunions ordinaires ou de réunions extraordinaires organisées à l’initiative de l’employeur ou de la majorité des élus.
L’établissement d’un compte-rendu constitue une image parfaitement fidèle et précise de la réunion et peut par conséquent servir de document de travail pour les participants. Mais il ne peut faire référence en cas de contestation devant les tribunaux, l’inspection du travail, s’il est basé sur quelques notes. Dans ce cas, seule la transcription intégrale fait foi.
La portée de ce procès-verbal est importante. C’est un document essentiel auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. Sa rédaction ainsi que son adoption et sa diffusion doivent faire l’objet du plus grand soin.
Le Code du travail est en revanche muet sur la forme que doit revêtir ce procès-verbal.
Le procès-verbal peut contenir soit l’intégralité des débats, soit le résumé des discussions ; une liberté d’appréciation est laissée au secrétaire du comité. Selon l’administration, l’employeur ne peut s’opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance, y compris les comptes du bilan. Mais le secrétaire du comité peut choisir que le procès-verbal soit une synthèse des débats et ne contienne qu’un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité.
Si la rédaction des PV incombe légalement au secrétaire de l'instance, la jurisprudence admet que cette tâche puisse être externalisée.
En faisant appel à un prestataire extérieur, le PV pourra prendre une des formes suivantes :
- Un compte rendu in extenso (18 à 22 pages/heure) : ce document est l’image fidèle et exhaustive des propos tenus en séance ; en style direct, il respecte la façon de s’exprimer de chacun. Seules les marques d’hésitations et/ou les erreurs de syntaxe sont corrigées et/ou supprimées.
- Un compte rendu révisé (12 à 14 pages/heure) : toujours très fidèle aux propos, en style direct ou indirect, plus court que la transcription in extenso, il n’en reste pas moins très complet. Le texte est allégé des répétitions, des phrases inachevées n’apportant pas de précision utile.
- Une synthèse (4 à 6 pages/heure) met en exergue les points forts de la réunion, les échanges entre les élus et la direction, en suivant l’ordre du jour, tout en conservant un certain niveau de détail dans les interventions. Ce format est souvent choisi pour une communication rapide et efficace ; la synthèse peut venir en complément du compte rendu in extenso ou révisé qui reprendra l’intégralité des débats.