6 astuces pour classer ses papiers

Classer ses papiers n’est pas vraiment une partie de plaisir. Je peux être très organisée sur certaines choses mais les papiers j’avoue c’est pas mon truc. Un  peu de phobie administrative peut-être?

Le problème c’est que ça cause quand même pas mal d’inconvénients. J’oublie des demandes de remboursement maladies. Ca augmente passablement le budget frais de rappel de factures. Et je découvre régulièrement de vieux formulaires cornés et grisés de l’école ou de la garderie au fond de mon sac.

Le mieux c’est quand je dois chercher un papier administratif dans mon grand tiroir magique, au grand désespoir de mon mari qui guette du coin de l’oeil, arrivera à trouver? arrivera pas? … bon ce qui est magique justement c’est que j’arrive au final à retrouver les choses (mais je dois y passer la nuit parfois!

Bon, je me suis quand même améliorée ces derniers temps. Une fois j’ai laissé traîner le courrier de la semaine pour découvrir trop tard une invitation d’anniversaire pour mon fils, je n’ai pas osé lui dire qu’il a raté cette super fête à cause de moi (ouhhhhh mauvaise mère!). Alors il y a encore du boulot mais je me soigne.  Alors comment reprendre le dessus (de la pile)? Voici 6 astuces pour classer ses papiers.

1) Commencer MAINTENANT

Au fond,  oui on le sait, il n’y a qu’un seul moyen pour arriver à classer ses papiers c’est de s’y mettre et maintenant. N’attendez pas de trouver le bon moment. Arrêtez de penser que vous allez le faire, faites ne serait-ce qu’un petit bout mais agissez tout de suite. L’appétit vient en mangeant dit-on, je suis convaincue que la motivation vient dans l’action. Une fois dans l’action, l’angoisse de la procrastination devient moindre et par un engrenage vertueux vous serez content d’avoir fait un pas qui appellera un autre, puis un autre.

C’est sûr cela demande du temps (surtout si comme moi votre tiroir magique est rempli à ras bord!), mais le temps investi à classer et à ranger ses papiers est du temps gagné pour ne plus avoir à chercher un document important. Et c’est aussi plus agréable et plus facile de déléguer si une autre personne ou votre conjoint peut s’y retrouver facilement dans votre classement. Alors à l’attaque!

2) Faire un tri

Faire le tri est un bon moyen pour commencer. Il y a tous les prospectus ou les journaux qu’on ne lit même pas. Il y a surtout aussi les papiers administratifs et divers devenus obsolètes. Vous n’avez pas besoin de tout garder. Voici un récapitulatif clair pour vous aider à déterminer combien de temps conserver les papiers et factures. 

Pour tout ce qui reste, commencez par trier en  faisant un tas par catégorie (ou thème) que vous reclasserez progressivement par année et suivant le point 3 ci-dessous.

3) Classer ses papiers par thème

Faites un classement différencié entre vos dossiers d’archives et les dossiers courants. Pour les dossiers courants, choisissez des couleurs différentes par thème (couleurs de classeurs, d’étiquettes, d’intercalaires, de boîtes … suivant la taille et votre système de classement).

Voici une idée de classement que j’ai commencé à faire :

- Factures maison : Eau, gaz, électricité, électroménager, téléphone, internet, travaux et entretien, objets de valeurs divers

- Assurances : tous les papiers de polices divers sauf si classement dédié à part par exemple pour la santé (habitation, assurance personnelle, auto …)

- Finances : relevés de comptes bancaires, quittances de virement ou de prélèvement, documents de crédits …

- Impôts : déclarations de revenus, impôts locaux, fonciers, taxes d’habitation

- Famille : livret de famille avec contrats mariage et actes de naissances, papiers d’identité

- Enfants : documents relatifs à l’école ou à la garderie

-  Maison : bail de loyer ou acte de propriété, quittances de loyer

- Santé : carnets de santé, contrats d’assurance maladie, cartes, factures et papiers de remboursement

- Travail : certificats de travail, contrats, fiches de paie, dossiers de candidature, copies diplômes

Dans chaque thème, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus.

4) Traiter le courrier dès réception

J’ai défini une place pour centraliser tout le courrier entrant de la maison, en l’occurrence pour nous c’est dans l’entrée et avec une poubelle papiers à proximité. Prenez l’habitude de trier votre courrier dès réception de celui-ci, cela ne vous prendra que quelques minutes :

- jetez directement les pubs et prospectus inutiles

- ouvrez le courrier restant et jetez les enveloppes

- Vous n’êtes pas obligé de tout traiter tout de suite, sauf les urgences.

- classez le reste en fonction de leur urgence ou échéance dans un trieur. Ici, j’ai mis en place un trieur à 4 cases : à traiter cette semaine, avant le 15 du mois, avant la fin du mois et enfin une case pour les lettres de moindre importance (pour les « quand-j’aurai- le-temps mais bon en prenant quand même l’habitude de vider la case au moins tous les mois). Vous adapterez en fonction de votre système d’organisation et de vos échéances. On trouve facilement sur le marché des trieurs de bureau horizontaux ou verticaux selon les besoins :

Source : http://offers.kd2.org/fr/fr/lidl/pbJq/

Source : http://rubex-pharma.fr

5) Réduire la paperasse

De plus en plus de services proposent la facturation en ligne pour remplacer le papier, soit sur un compte en ligne ou par e-mail. Cela réduit considérablement les impressions papier et facilite le rangement qui peut se faire directement en ligne également, de même que le paiement.

Pensez aussi à numériser vos autres documents importants pour les archiver dans votre ordinateur. N’oubliez pas dans ce cas de faire des sauvegardes régulières et de multiplier les supports de copie afin d’éviter d’éventuels pertes ou accidents.

Sinon, il y a la possibilité de l’archivage en ligne à l’aide un système de coffre-fort numérique avec des entreprises comme par exemple HomeBubble (qui fournit aussi entre autres la possibilité de partager une liste de courses synchronisée).

6) Trier les magazines et catalogues divers

J’utilise beaucoup les magazines pour mon travail et je dois m’efforcer de trier régulièrement vu que j’en reçois très régulièrement aussi, c-à-d quasiment chaque semaine. Il y a une pile que je garde pour le boulot, j’ai une taille limite à ne pas dépasser, c’est ma taille de référence ( la taille de l’étagère

Dans certains magazines, je déchire les pages qui m’intéressent et je les mets dans une boîte pour les lire plus tard, ça réduit déjà considérablement le volume (bon OK au final, je ne lis pas tout alors régulièrement il faut s’obliger à vider la boîte aussi!). J’ai aussi supprimé des abonnements (même si certains sont gratuits). Faites un choix sur les abonnements de magazines qui vous intéressent vraiment et que vous avez vraiment le temps de lire. Au fond, si vous n’avez pas le temps de les lire c’est que vous avez autre chose de mieux à faire non?

Enfin, je me rends compte qu’on trouve (presque)  tout sur Internet. Alors le bout de magazine avec l’adresse du resto dans lequel vous voulez amener les enfants, vous la retrouverez plus facilement en 2 clics sur Google. Au pire, je fais une photo de la page avec mon Iphone, plus facile à retrouver qu’un bout de papier au fond d’un tiroir. Idem pour les notices et modes d’emplois d’électroménager ou de jouets, ils sont souvent en PDF, donc facilement téléchargeables sur votre ordi.

Alors voilà, vous commencez quand à classer vos papiers?