Sauver du temps et obtenir de l’information judicieuse grâce aux prévisions financières en continu

On entend souvent parler de prévisions en continu ou de " rolling forecast ". Toutefois, peu d'entreprises savent réellement exploiter le plein potentiel de ce concept. Cet article a comme objectif de présenter une méthodologie optimale pour implanter les prévisions en continu dans votre entreprise et ainsi sauver beaucoup de temps, réduire les risques d'erreurs, obtenir des indications claires quant à ce qui doit être fait pour optimiser l'entreprise et, de plus, n'obtenir qu'une seule version de la vérité.

Prévisions en continu

D'abord, précisons ce que nous entendons par " prévisions en continu ". Ce type de prévisions repose sur des projections, la plupart du temps mensuelles, qui sont remplacées par des données réelles, dès que celles-ci sont connues. Toutefois, la plupart des entreprises utilisent les prévisions en continu comme suit:

Ainsi, elles préparent un budget initial sur 12 mois et, chaque fois qu'un mois est écoulé, elles remplacent (parfois manuellement!) les données de ce mois par les données réelles. Dans certaines entreprises, on se permet également de réviser les prévisions des mois restants, une fois par trimestre, pour tenir compte des changements importants dans l'entreprise. Cette façon de faire est un premier pas, mais est loin d'être optimale.

Pour tirer réellement profit des prévisions en continu, il serait plus judicieux de fonctionner comme suit:

Avec cette façon de faire, on ne se restreint pas à une période budgétaire de 12 mois pour effectuer des prévisions. Les prévisions sont toujours déterminées pour les 12 mois suivants et elles le sont, basées sur certaines règles en lien avec les données réelles passées récentes de l'entreprise. Cela permet donc d'avoir une excellente visibilité sur la prochaine période annuelle (12 mois) versus les périodes passées. Si c'est le modèle qui effectue ces prévisions, les gestionnaires peuvent alors se concentrer sur l'analyse des tendances et des résultats plutôt que sur la manipulation des chiffres passés

Processus automatisé des prévisions en continu

Les prévisions en continu gagnent à être un processus 100% automatisé (ou presque), puisqu'il est impossible de tout prévoir par simple mécanique de calculs. Dans ce processus pratiquement entièrement automatisé, on devrait retrouver:

• Une section sur les données réelles opérationnelles et financières
  Idéalement, cette section sera alimentée en partie par le système comptable et en partie par des systèmes plus opérationnels, le but étant d'obtenir un niveau d'analyse plus détaillé et plus axé sur les opérations que les données tirées du système comptable. Par exemple, on ne voudra pas connaître simplement les chiffres de ventes de l'entreprise. On voudra peut-être savoir combien d'unités de chaque produit ont été vendue par chaque représentant et à quel taux, etc.
• Une section comprenant les calculs intérimaires des prévisions
  L'entreprise doit définir des règles de calculs pour automatiser ses prévisions et ces règles de calculs devraient reposer sur ses données opérationnelles (et ensuite être traduites en dollars). Par exemple, elle pourrait estimer assez précisément le nombre d'unités vendues par représentant selon sa moyenne des 6 derniers mois. Au dernier point, nous verrons qu'il est essentiel de donner de la souplesse au modèle afin que les usagers puissent ajuster les résultats obtenus par ces règles de calculs, selon des réalités non considérées par le modèle.
• Une section de prévisions en continu
  L'entreprise doit pouvoir observer les résultats de son année en cours, basés sur les mois réels et prévisionnels et observer ses prévisions sur une période qui est toujours la même.
• Une section comprenant un tableau de bord opérationnel et financier
  L'entreprise doit pouvoir comprendre comment se comporte ses principaux indicateurs de performance et, par surcroît, lorsque le tableau de bord est attaché à un modèle de prévisions en continu, tel que suggéré ici, le tableau de bord sera en mesure de fournir des indications sur les actions qui devraient être prises par l'entreprise pour optimiser ses opérations.

Règles à définir pour calculer automatiquement les prévisions

Autant que possible, l'entreprise devrait être en mesure de se fier aux calculs de son modèle et n'intervenir que très peu à ce niveau. Toutefois, il faut prévoir des zones d'ajustements, car le passé n'est pas toujours garant de l'avenir et le modèle ne peut pas effectuer des prévisions sans avoir la connaissance des nouveaux faits de l'entreprise. Par exemple, si les ventes d'un représentant pour un mois futur sont calculées sur la moyenne des 6 mois passés, et que ce représentant donne sa démission au début du mois, il faudra indiquer au système de ne pas effectuer les calculs. De même, un représentant qui partirait en vacances pour la moitié du mois pourrait difficilement rencontrer son objectif. Il faut donc laisser de la place dans le modèle pour ajuster les prévisions. D'un point de vue technique, plusieurs solutions sont envisageables. On pourrait donner l'opportunité à l'usager de faire varier à la hausse ou à la baisse la prévision obtenue automatiquement par le modèle ou on pourrait aussi insérer une zone d'ajustements pour appliquer un correctif à une donnée pré-calculée par le modèle.

Attacher le reporting aux prévisions en continu

Dans un tel modèle, il est intéressant d'insérer des alertes et des indicateurs visuels pour que l'usager remarque facilement les prévisions qui semblent hors tendance et qu'il puisse ainsi les ajuster au besoin. De même, il devient fort intéressant d'insérer une section incluant un tableau de bord, présentant non seulement l'analyse des données passées de l'entreprise, mais également ce qui s'en vient. En effet, un tel tableau de bord devrait renseigner les usagers sur les actions à poser pour optimiser le rendement de l'entreprise. Par exemple, ce tableau de bord pourrait envoyer des messages comme:

• Embaucher 2 représentants des ventes d'ici les 2 prochains mois afin de pouvoir supporter le niveau de ventes prévu
• Commander 1000 unités du produit A pour le mois prochain afin d'éviter une rupture de stocks
• Retarder les paiements des comptes fournisseurs de 20 jours afin de ne pas obtenir un fonds de roulement déficitaire
• Réviser le niveau d'endettement de l'entreprise afin de respecter les ratios imposés par la banque

Ce type de tableau de bord devient indispensable à une saine gestion de l'entreprise.

Les avantages des prévisions en continu

En procédant tel que décrit dans cet article, non seulement les entreprises sauvent un temps fou au niveau de leur exercice budgétaire/prévisionnel, mais, en plus, elles n'obtiennent qu'une seule version de la vérité puisque toutes les données sont croisées dans un même modèle. De plus, les risques d'erreurs sont largement diminués et les gestionnaires reçoivent réellement des indications claires par rapport à ce qui doit être accompli pour optimiser le rendement de l'entreprise et la maintenir en santé.

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