L’importance cruciale de la personnalité dans le rôle de chef de projets

La gestion de projet c’est souvent plus de l’humain à gérer, que de la technique.

D’où l’importance des relations humaines dans la gestion de projets.

C’est pourquoi, dans cet article nous allons vous donner quelques astuces pour gérer l’aspect relationnel et humain dans la gestion de projets.

1 – La création de relations personnelles au sein de l’équipe projet

Dans la première réunion de lancement d’un projet, même si les personnes se connaissent plus ou moins, vous devez obligatoirement faire une phase de présentation. Cela permet de créer de la convivialité, et de ne pas avoir d’ambiguïté sur qui fait quoi.

La réunion de lancement est aussi le moment de créer un esprit d’équipe, en particulier en présentant l’aspect « personnel » de chacun des participants.

Par exemple, vous pouvez utiliser la technique du photo montage pour que les participants puisse se présenter en mettant en avant leurs personnalités et leurs passions.

Le principe est simple, vous choisissez 4 images dans une sélection d’une soixantaine de photos de magazines étalées sur la table, et vous devez prendre la première qui vous convient, même si elle ne correspond pas parfaitement à votre situation.

Via des 4 photos vous devez :

• Vous présenter en tant que personne (cela permet d’avoir du relationnel).
• Votre rôle dans un projet « Ce projet sert à XXX avec les XXX » et vos qualités pour ce projet.
• Un point fort sur votre aspect relationnel (ou ce que vous aimez dans les projets / ce projet)
• Un point faible sur l’aspect relationnel (ou ce que vous n’aimez pas dans les projets / ce projet)

Cela permet de faire une présentation plus fun et plus mémorable via l’association d’images, et l’explication de textes qui va avec.

La réunion de lancement est également le même de définir une mini charte projet, afin de définir le cadre et les règles de fonctionnement du projet en tant que chef de projet.

• Ce qui est important pour vous
• Ce que vous avez besoin
• …

En affirmant la manière dont vous voulez gérer le projet, vous indiquez les limites à ne pas franchir.

Vous pouvez faire de même auprès des membres du groupe, en leur demandant d’expliquer eux aussi ce qui est important, ce dont ils ont besoin…

Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises en cours de route…

2 – Analyser les réseaux d’influences et les relations interpersonnelles

Parfois un projet peut lamentablement échouer si on ne prend pas en compte le fait que certaines personnes ne peuvent pas se voir dans une entreprise…

Pour anticiper cela, vous pouvez faire une cartographie des relations interpersonnelles.

Il faut faire tout d’abord une liste des parties prenantes qui interviennent sur un projet :

• Le Commanditaire
• Le Sponsor
• Le Chef de projet (vous !)
• Les Responsables de Chantiers ou de thématiques
• Les Responsables hiérarchiques des contributeurs au projet
• Les Contributeurs opérationnels
• Les Prestataires
• Les clients finaux (internes ou externes) et les destinataires du projets (ex : ADV, la compta…)

Ensuite il faut faire une liste des relations que vous avez avec ces intervenants (cartographie du réseau), et la qualité des relations (vert = OK, bleu = normal et rouge = mauvaise), et l’importance pour la réussite de ce projet (double trait pour très important, simple normal, tiret peu important).

Cela permet de voir ce qu’il faut modifier dans les relations pour la bonne réussite du projet.

Le but est de voir :

• Si on doit passer plus de temps à communiquer avec les personnes ou si au contraire il faut réduire le temps.
• Si on a des relations à améliorer si les relations sont importantes, ou si avec le contexte les relations vont changer.

L’objectif est d’ensuite aller voir ces personnes, et de faire en sorte de faire en sorte que cela aille mieux pour le bien du projet.

Voici des exemples d’actions pour améliorer le relationnel ou la bonne entente perdure :

• Faire des réunions informelles (ex : appeler au téléphone, déjeuners de travail, pause café informelle…)
• Faire du cadrage et formaliser (ex : note de lancement, réunion individuelle, mise en place d’un petit comité, lancer un brainstorming, poser des questions sur les éléments à ne pas oublier…)
• Faire des rétro-plannings (ex : email d’information, to do liste…)
• Faire un cadrage précis du projet (avec le sponsor, le commanditaire…), en faisant une reformulation (qui permet de mettre en avant les demandes et les contraintes du chef de projet, et de parler de vos besoins pour réussir ce projet et donner du sens à ces demandes (pourquoi j’ai besoin de cela)).

Il est essentiel de gérer ces éléments dès le départ, car plus on attendra plus cela coûtera cher (temps, argent, stress…) et cela aura des impacts importants, alors que si c’est pris en amont c’est certes plus compliqué mais au final cela permettra d’être plus efficace.

Cela permet de faire un accompagnement sur la conduite du changement, et ne pas oublier les personnes à impliquer, mais aussi faire un état des lieux au niveau relationnel, et comment ces relations vont évoluer.

Rappel :

• Pour obtenir l’adhésion, faites toujours un point au départ sur ce que vous allez voir, décider… et demandez ensuite aux participants s’ils ont OK pour l’ordre du jour, et de le valider. Cela permet d’avoir une acceptation via le processus de cohérence (cf nos articles sur Robert Cialdini).
• De même, il faut demander aux personnes de noter sur un post it leurs questions sur chacun des chapitres ou parties ou étapes du projet. Cela permet d’être sûr de répondre aux questions cruciales et ne pas attendre la fin de la réunion.

3 – Etablir des relations constructives avec le commanditaire.

Pour savoir ce que vous devez faire en tant que chef de projet, vous devez vous mettre à la place de votre commanditaire, et faire un tableau avec ce qu’il attend de vous et ce que vous ne devez pas faire, avec les implications pour votre projet:

Ce qu’elle doit faire J Ce qu’elle ne doit pas faire L

Suivre les spécifications Non respect budget, spécifications, délais…

Respecter délais et budgets Ne pas faire des alertes (mais quel niveaux…)

Autonomie Brouillon, désorganisé…

Résultats Dommage collatéraux aux projets

Donne de la visibilité Ne suit pas les enjeux

Respect des engagements Mauvaise foi

Comprendre les enjeux …

S’adapter aux changements

Fédérer et motiver

…

Voici quelques astuces pour bien cadrer le projet avec le commanditaire :

• Quand on fait une proposition, faire toujours 2 options ce qui permet d’avoir une acceptation plus facile de la 1^er ou de la seconde.
• Apprendre à gérer le triangle temps / argent / délais si le projet n’est pas réalisable.
• Faire une prise de note active.
• Prévoir toujours un « plan B » pour les éléments critiques
• Montrer qu’on a compris en reformulant et en remettant en question un élément.
• Attention aux techniques de manipulations (ex : « je peux compter sur toi », « Je sais que tu vas t’y investir à 110% »…).
• Si le commanditaire n’a pas le temps, alors choisir les éléments essentiels à lui présenter.
• Quand les gens ne savent pas ce qu’il faut faire, leur demander ce qu’ils ne veulent surtout pas.
• Hiérarchiser les besoins vitaux et essentiels (et ceux simplement importants et ceux « accessoires »).
• Ne pas aller directement à la solution en proposant votre solution, mais demander pourquoi et ensuite trouver une solution.
• Ne pas finir les phrases à la place du commanditaire, et si nécessaire faire un silence pour prendre des notes ou faire respirer (rapidement) la discussion.
• Demander ce qui fera ou pas le succès du projet, et dans quels cas il faut faire une alerte au commanditaire (et le reporting).
• …

 En conclusion…

A retenir sur le relationnel dans la gestion des projets  :

• Le jeu des influences, le relationnel… ne doivent pas être négligés.
• Il faut bien préparer sa réunion de cadrage, avec une checkliste de ce qu’il faut demander.
• Il faut faire attention aux techniques de manipulation, ce qui est de plus en plus courant chez les managers.