Comment réussir l’organisation de votre Salon ou Journée Portes Ouvertes – Walkcast Salons [4]

Dans notre série de Walkcasts sur les salons, nous allons évoquer l’organisation et la promotion.

Il y a une chose importante (mais trop souvent négligée…), c’est la nourriture….

En effet la nourriture ce n’est pas ce qui fera le succès d’un salon, mais c’est un facteur qui peut entrainer une forte insatisfaction…

Il doit y avoir de la qualité et de la quantité… C’est aussi important que l’emplacement et la déco du salon.

Si vous êtes organisateur, prévoyez toujours plus, même si vous avez déjà une idée des participants avec les préinscriptions.

Il y a toujours des gens qui prennent deux sandwichs ou des squatteurs… donc des participants qui se retrouvent sans rien !

Faites aussi attention à la qualité de la boisson. Ne vous limitez pas à des bouteilles d’eau comme on le voit souvent dans les salons, laissez les gens prendre une canette Coca ou une boisson “premium”.

Faites aussi attention aux préférences alimentaires. Prévoyez quelque chose avec du poisson ou quelque chose comme ça, ou vous aurez du mécontentement.

Si vous êtes participant et que vous avez des employés qui viennent, faites un petit fichier avant d’y aller en demandant ce qu’ils souhaitent manger.

Ensuite prenez des sandwichs ou des salades que vous ferez livrer sur le salon, sinon vous pouvez les faire garder dans un frigo. Prévoyez si possible un petit frigo sur le stand dans un espace privatif si le salon dure plusieurs jours.

Vous pourrez y mettre des bouteilles de champagne, vous pourrez ainsi fêter les premiers jours du salon, ce qui donnera un petit aspect festif, mais vous pouvez également en offrir à certains clients VIP.

Si vous voulez optimiser la conversion, mettez du café ou des petits gâteaux à disposition pour vos clients. Ces petites choses font parfois la différence.

Bien entendu, prenez vous bien en avance pour ne pas vous retrouver coincé le jour du salon…

Il est aussi important d’avoir les produits physiquement présents sur votre stand.

Souvent les entreprises n’ont pas de stocks sur place, et donc les clients passent commande et sont livrés uniquement plus tard… or si les gens sont sur un salon c’est qu’ils veulent récupérer le produit le plus vite possible.

Prenez donc des produits avec vous, ou au moins votre top produits et essayez d’obtenir des commandes tout de suite car les gens peuvent changer d’avis, surtout en B2C.

Il est également important d’avoir un accès à votre CRM sur place.

Cela vous permettra de rentrer directement les données, puis de les faire rentrer dans votre chaîne de prospection.

Ainsi vos clients seront intégrés à votre newsletter, vous pouvez également leur faire un devis si vous êtes dans le B2B et vous pouvez lancer directement la commande si vous n’avez pas le produit.

Amenez donc le CRM et le TPV pour saisir les commandes, l’objectif est de ne surtout pas laisser le client partir.

Avoir des produits donne un avantage autre que celui de pouvoir faire la vente tout de suite : répondre aux demandes. Il y a souvent des gens qui viennent des DOM-TOM, de l’étranger… et qui ont besoin urgent et veulent faire l’achat tout de suite.
Après il y a de bonnes astuces comme l’utilisation de tablettes pour présenter vos produits, services, photos & vidéos…

Beaucoup de gens utilisent un ordinateur portable ou un PC fixe pour présenter les produits sur un salon, or ça prend de la place et ce n’est pas forcément élégant.

Une présentation sur une tablette de grande taille permet d’avoir une présentation plus valorisante pour vos produits.

Vous pourrez éventuellement montrer des photos et vidéos (ex: témoignages clients, démo live…), ou faire de la prise de commande avec un catalogue interactif.

Faites toujours une réserve dans votre stand où vous pourrez stocker des cartons, des vêtements, un frigo, une machine à café et un peu de nourriture à offrir aux visiteurs ou aux personnes du stand comme des petits gâteaux.
Vous devez également faire une grosse annonce du salon, car faire confiance uniquement à l’organisateur du salon pour faire venir les prospects n’est pas ce qu’il y a de plus efficace.

Vous devez également travailler vos listes (clients, prospects…).

Ce qui est le plus important c’est de travailler sur votre listes de prospects, le but est de les inciter à venir pour que vous puissiez concrétiser la vente.

Vous pouvez utiliser un incentive pour les inciter à venir sur le salon.  Vous pouvez par exemple faire une offre spéciale, un pack, un rendez-vous one to one, un gadget, etc.

N’oubliez pas d’ajouter un témoignage client dans vos communications, car c’est vraiment essentiel pour convaincre, que ce soit une vidéo, un livre ou une conférence.

Vous serez très convaincant car les gens ont parfois besoin d’une petite chose pour les rassurer et montrer que votre solution a déjà répondu à des entreprises de son secteur.
N’oubliez pas de travailler également au niveau des influenceurs :vous devez inviter des blogueurs, des journalistes, etc. et leur proposer de venir sur le salon.

Vous pouvez par exemple demander à un blogueur d’être partenaire sur le salon en échange d’un article, comme nous l’avons fait pour le Salon des Micro Entreprises :

Vous pouvez leur proposer des informations exclusives, de participer à une conférence, d’être le Twitter officiel de la conférence, d’avoir une interview exclusive avec un patron, d’assister à une démonstration VIP, etc.

Et au cas où il n’est pas disponible, vous pouvez lui proposer des slides de la conférence ou d’informations.

C’est très important d’avoir ce relais en plus car le salon n’est pas fait seulement pour les prospects ou récolter des clients, mais aussi pour récolter de l’influence et attirer des gens, car les personnes qui seront là seront curieuses de découvrir des nouveautés, assister à des conférences…

Pour les journalistes, envoyez un communiqué de presse et si nécessaire créez une version spéciale de vos produits ou services pour le salon (cela permet de capitaliser sur l’événement, qui sera relayé en même temps par le journaliste, qui pourra ainsi vous inclure dans le dossier spécial salon).

Ça peut être une version une offre spéciale, un changement de tarif, etc. Cela ne doit pas forcément être quelque chose d’énorme, mais juste une nouveauté, une actualité…

Vous pouvez aussi simplement publier une enquête ou une étude de marché intéressante pour en faire parler de votre entreprise si vous n’avez pas d’actualités produits.

Bien entendu, vous proposez aussi au journalistes une interview, un press kit avec communiqués de presse et informations sur la société, qu’ils pourront récupérer directement sur le stand.

Vous aurez également pris soin de prévenir les gens du stand qu’il y a peut-être des journalistes et des blogueurs qui arrivent.

Vous pouvez aussi leur offrir un cadeau : une version de démonstration ou des échantillons, des goodies… Cela permet d’entretenir l’amitié.

Prévenez les personnes sur le stand de ce qu’ils doivent faire si un journaliste vient, par exemple vous pouvez les briefer le matin.

Les journalistes sont également intéressés par les conférences thématiques que vous pouvez faire, et qui peuvent être intéressantes à relayer lors de ce salon. C’est une occasion pour vous d’avoir de la visibilité.